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Datenschutzmanagement mit BITqms

Die Software für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO.

Die DSGVO fordert in Art. 30 Abs. 1 die Führung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten durch die verantwortliche Stelle. Die Dokumentation, Prüfung und Bereitstellung eines Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten kann mit der Software BITqms passgenau erfolgen.

Wieso eine Software für die Verarbeitungsübersicht?

Bei der Führung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten gilt es, die entsprechenden Tätigkeiten durch die Fachabteilungen beschreiben zu lassen, eine datenschutzrechtliche Beurteilung der Verfahren sowie des Schutzbedarfs der Daten durch den Datenschutzbeauftragten vornehmen zu lassen oder die Verantwortlichen zu informieren.

Außerdem muss die DSGVO-konforme Verarbeitungsübersicht auf Anfrage Auftragnehmern oder der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden können. All diese Anforderungen an die Verarbeitungsübersicht können mit der Software BITqms unkompliziert abgebildet werden.

Wie unterstützt unsere Software Aufbau und Verwaltung des Verfahrensverzeichnisses?

Jede Verarbeitung wird als eigenes Dokument hinterlegt – dabei können die Vorteile des Dokumentenmanagements mit BITqms genutzt werden. Das Erstellungs- und Freigabeverfahren kann dabei jeweils auf die Anforderungen der Verarbeitungsbeschreibung abgestimmt und so beispielsweise die Verantwortlichen aus der jeweiligen Abteilung eingebunden werden. Durch die Aufteilung in einzelne Bereiche und Dokumente können außerdem die Berechtigungen für die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten passgenau vergeben werden.

Auch bereits bestehende Verarbeitungen (in MS Word, PDF, …) können unkompliziert in die Software integriert und zu einem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zusammengefügt werden.

Beispielhafte Vorlage für das Verfahrensverzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO im System anlegen
Standardisierte Beschreibung der Verarbeitungstätigkeiten durch Vorlagen
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Vorlagen zur Erfüllung der Anforderungen an das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Eine Vorlage für die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten kann übergreifend definiert werden, sodass die jeweiligen Fachabteilungen dann pro Verarbeitung nur noch die verfahrensspezifischen Details und Beschreibungen ausfüllen müssen. So kann der Datenschutzbeauftragte sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen zu den einzelnen Verarbeitungen erfasst werden und die datenschutzrechtliche Beurteilung im Anschluss immer nach dem gleichen Prinzip erfolgt.

Bei der Anlage einer neuen Verarbeitung kann die Vorlage dann einfach bequem ausgewählt werden.

Wie unterstützt unsere Software die koordinierte Erstellung der Verarbeitungsübersicht?

An der Erstellung des Verzeichnisses sind Fachabteilungen, Datenschutzbeauftragter und Verantwortliche beteiligt. Die Koordination zwischen den Beteiligten übernimmt dabei die Software: Die Erstellung, Prüfung und Freigabe der Verarbeitungstätigkeiten wird über ein entsprechendes Freigabeverfahren gesteuert.

Klassischerweise denkbar wäre für den Bearbeitungsablauf zum Beispiel das Ausfüllen der Inhaltsvorlage durch die jeweilige Fachabteilung, im Anschluss die Prüfung und Ergänzung durch den Datenschutzbeauftragten (inkl. Bewertung des Schutzbedarfs), dann eine Prüfung durch die Rechtsabteilung sowie abschließend die Prüfung durch die Verantwortlichen mit anschließender Freigabe.

Dieses Freigabeverfahren mit den einzelnen Bearbeitungsschritten kann mit der Software allerdings flexibel definiert und so auch um weitere Bearbeitungsschritte ergänzt oder verkürzt werden – genau so, wie es für die Erstellung des Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten in Ihrem Unternehmen benötigt wird.

Dabei werden alle Bearbeitungsschritte des Freigabeverfahrens nachvollziehbar dokumentiert – inklusive Bearbeitungshinweisen, Rückfragen, Ergebnis der Datenschutzprüfung und der Bewertung des Schutzbedarfs.

Beispielhafter Prozess: Verfassen, Prüfen und Freigeben des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO in der Software
Passender Bearbeitungsablauf für die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten
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Dokumentation der Bearbeitung für das Verfahrensverzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO in einer Liste angezeigt
Nachvollziehbare Dokumentation von Erstellung und Prüfung der Verarbeitungsübersicht
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Wie unterstützt unsere Software den Druck des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten?

Auf Knopfdruck kann mit der Software entweder das gesamte Verzeichnis oder eine Zusammenstellung bestimmter Verarbeitungen ausgegeben werden. Dabei sind Ausgabeformat (Word, PDF) sowie die zu verwendende Druckvorlage und die einzubindenden Verarbeitungen frei wählbar. Dabei bietet insbesondere der Einsatz von individuellen Druckvorlagen die Möglichkeit, abhängig vom Anwendungsbereich zusätzliche Informationen oder ein anderes Layout zu berücksichtigen.

Auch das Ausgeben der ausgewählten Verarbeitungstätigkeiten mit Inhaltsverzeichnis in ein PDF-Komplettdokument ist mit der Software problemlos möglich. So sind Sie auch bei Anfragen der Aufsichtsbehörden oder anderen berechtigten Gruppen in der Lage, die Verarbeitungsübersicht oder ausgewählte Verarbeitungstätigkeiten zeitnah zur Verfügung zu stellen.

Übersicht der Struktur im Datenschutzmanagement
Datenschutzmanagement mit der Software BITqms
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Ausblick: Einordnung der Verarbeitungsübersicht in das Datenschutzmanagement

Die Struktur des Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten kann durch Unterteilung in einzelne Kapitel innerhalb der Software frei definiert und beispielsweise themen- oder abteilungsbasiert geordnet werden. 

Denkbar wäre eine Datenschutz-Dokumentation, in der neben dem Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten auch Datenschutzberichte für die Geschäftsleitung, AV-Vereinbarungen und Übersichten über Auftragsverarbeiter, Vertraulichkeitserklärungen der Mitarbeiter etc. übersichtlich abgelegt und verwaltet werden.

Durch entsprechende Übersichten können die einzelnen Bereiche des Datenschutzmanagements übersichtlich verlinkt und den jeweiligen Verantwortlichen zur Verfügung gestellt werden. So finden sich die gesuchten Unterlagen mit wenigen Klicks.

Download

DSGVO Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten mit der Software BITqms

Klingt interessant?

Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie Ihre Verarbeitungsübersicht mit BITqms aussehen könnte.

Und dann?

Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau des Datenschutzmanagements oder Abbildung bereits bestehender Strukturen.
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