Unsere eigene Erfolgsgeschichte
„Mit BITqms konnten wir als Unternehmen (über uns hinaus) wachsen.“
Seit 2005 entwickeln wir BITqms – anfangs nur für den Einsatz in unserem Unternehmen, damals KMU mit 10 Mitarbeitern, zur Digitalisierung unserer Abläufe und um eine nachvollziehbare Dokumentation zu gewährleisten. Die Software ist seither gewachsen – ebenso wie unser Unternehmen, aber der Kern bleibt: Wir entwickeln unsere Software mit und für die Prozesse in Unternehmen, ob bei BITWORKS oder bei unseren Kunden.
Unsere Entscheidung für BITqms?
2005 begann es damit, dass wir als KMU mit 10 Mitarbeitern eine Softwarelösung brauchten, die für unser Unternehmen passend war. Unsere Zielsetzung war es vor allem, unsere Abläufe zu digitalisieren und die nachvollziehbare Dokumentation sicherzustellen. Doch ein KMU hat andere Anforderungen als größere Unternehmen: Die meisten Tools waren nicht flexibel genug für uns, zu starr, zu sehr auf große Unternehmen ausgelegt, zu teuer, …
„Wir brauchten ein System, das alles abdeckt und nicht viele kleine (mit jeweils eigenen Kosten und Verwaltungsaufwand) – und Kompromisse bei unseren Abläufen hätten wir uns gar nicht leisten können“, erinnert sich unser Geschäftsführer Helmut Habermann. „Der Einsatz einer Software sollte unsere knappen Ressourcen ja entlasten und nicht Mehraufwand erzeugen.“
Also gaben wir die Suche auf und entwickelten kurzerhand eine eigene Lösung. Passgenau für uns, weil sie so flexibel war, auf all unsere Abläufe und Besonderheiten einzugehen und sich dem Unternehmen im Wachstum permanent anzupassen.
„Zugegeben, das Ressourcenproblem löste sich dadurch nur bedingt, aber wir sparten die Zeit in den Abläufen ein und entwickelten dafür quasi nebenbei ein neues Produkt – ich denke, alles in allem kann man das als sehr erfolgreiche Entscheidung verbuchen“, fügt unser Geschäftsführer Frank Effenberger lachend hinzu.
Ein Tool, das sich an uns und unsere Abläufe anpasst
Auf das Dokumentenmanagement folgte schon bald das Maßnahmenmanagement, weil wir feststellten, dass wir neben Dokumentenfreigaben auch andere Arten von Abläufen wunderbar digitalisieren konnten: Aufgaben rund um die Weiterentwicklung unserer Software, die Erstellung der Hilfedokumentation, Verwaltungstätigkeiten wie Urlaubsanträge, …
Als wir erst einmal erkannt hatten, welches Potenzial in unserer Software lag, überführten wir nach und nach alle Prozesse in BITqms.
Die Prozesse veränderten sich mit dem wachsenden Unternehmen BITWORKS, aber dank der Flexibilität unserer Software war das kein Problem.
„Und wenn wir merkten, dass uns Funktionen fehlten, wurden sie einfach ergänzt oder gleich komplett neue Module geschaffen“, schmunzelt Helmut Habermann. „So bildete BITqms irgendwann eine große Palette zur Digitalisierung in Unternehmen ab, unabhängig von der Unternehmensgröße. Viel zu schade für den Einsatz in nur einem Unternehmen, also begannen wir damit, BITqms zu vermarkten.“
Mit unserem Unternehmen wuchs die Software – nun auch inspiriert von den Anwendungsfällen unserer Kunden, Unternehmen unterschiedlicher Größe aus verschiedenen Branchen, u.a. Gesundheitswesen, Produktion & Dienstleistung, Lebensmittel, Handel und vielen weiteren.
„Wie das so ist bei einem KMU im Wachstum: Gefühlt kommen tägliche neue Anforderungen und Themen, für die Lösungen gefunden oder Abläufe angepasst werden müssen“, lacht Frank Effenberger. „Unsere Antwort war zum Glück in vielen Fällen einfach: BITqms!“
Das Unternehmenswachstum organisieren und beschleunigen
„Ab einem gewissen Punkt gab es BITWORKS quasi als exakte Kopie in digitaler Form: Jeder Vorgang in unserem Unternehmen, jedes Dokument, einfach alle relevanten Informationen sind in unserem BITqms nachvollziehbar dokumentiert und auswertbar zu finden. Das ist im Arbeitsalltag ein Riesenvorteil!“, erzählt Helmut Habermann begeistert. „Damit konnten wir wirklich viel Zeit einsparen und diese stattdessen in Optimierung und weiteres Wachstum stecken.“
„Mit BITqms konnten wir als Unternehmen (über uns hinaus) wachsen und uns zu dem BITWORKS entwickeln, das wir heute sind“, resümiert Frank Effenberger.
Unsere tägliche Arbeit mit BITqms?
„Wofür wir BITqms nutzen? Quasi für alles! Einige Themen sind klassische QM-Themen, die man bei einer QM-Software so auch erwartet, andere zeigen, dass unsere Software auch ganz andere Bereiche der Unternehmenssteuerung abdeckt“, resümiert unsere Produktmanagerin Pauline Effenberger. „Wenn es nicht gerade das Spezialsystem für jedes Thema sein soll, bietet BITqms für so viele Anwendungsfälle auch über Qualitätsmanagement hinaus solide Lösungen. Durch die Flexibilität unserer Software ist da wirklich viel Spielraum.“
- Dokumentenmanagement (insb. Verteilung von Arbeitsanweisungen und Informationen an unsere Mitarbeiter, Erstellung und Freigabe von Werbemitteln, Hilfedokumentation & Co.)
- Durchführung interner Audits zu den Themen Qualitätsmanagement, IT-Sicherheit und Datenschutz
- Ableitung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen
- Ideenmanagement & Beschwerdemanagement
- Steuerung von Projekten
- Identifikation und Bewertung von Risiken
- Auswertung von Kennzahlen aller Art
- Zielvereinbarungen für unsere Mitarbeiter
- Zeiterfassung
- Urlaubsanträge
- Anforderung und Bearbeitung von IT-Ausstattung
- Reisekostenabrechnung
- Onboarding & Offboarding
- Terminierung und Dokumentation regelmäßiger Meetings
- Dokumentation unseres Datenschutzmanagements
- Beantragung von Schulungen für unsere Mitarbeiter
- Buchung von Firmenressourcen wie Firmenwägen oder Meetingräumen und Belegarbeitsplätzen
- Meldung und Bearbeitung von IT-Problemen
- Abbildung von Vertriebsprozessen, Onlineterminen etc.
- Ticketsystem für unseren Kundensupport
- Steuerung und Dokumentation der Aufgaben in der Softwareentwicklung
- Bereitstellung von Portalen wie Kundenportal, Partnerportal
- Steuerung und Dokumentation verschiedener Kommunikationsmaßnahmen (u.a. Messeteilnahmen, Newsletterversand)
BITWORKS ohne unser BITqms? Undenkbar!
Für uns als Unternehmen bedeutet unser Produkt BITqms gleichzeitig ein großes und wichtiges Stück Firmengeschichte – BITqms hat es uns ermöglicht, zu dem Unternehmen zu werden, das wir heute sind. Nicht nur durch die Vermarktung des Produkts, sondern auch durch den Einsatz im eigenen Unternehmen.
Wir sind gespannt, wohin uns die Zukunft führt – und wie wir BITqms gemeinsam mit unserem Unternehmen weiterentwickeln werden. Ein paar Ideen haben wir da schon …
