QM-Software BITqms - Digitales Qualitätsmanagement

Success Story mit der Omexom Renewable Energies Offshore GmbH

„An BITqms schätzen wir am meisten die hohe Flexibilität.“

QM-Software BITqms - Digitales Qualitätsmanagement

im Praxiseinsatz

BITqms im Praxiseinsatz: Omexom Renewable Energies Offshore GmbH

Die Omexom Renewable Energies Offshore GmbH betreut den gesamten Lebenszyklus eines Windparks: von der Planung und Errichtung der Anlage bis hin zur Inbetriebnahme des Windparks und der Einspeisung der gewonnen Energie in das Stromnetz. 2006 setzte das Unternehmen mit der Planung von Deutschlands erstem Offshore-Windpark (alpha ventus) neue Standards. Dieses Projekt war ein Meilenstein für die gesamte Branche.

Seit 2020 trägt auch die Qualitätsmanagement-Software BITqms einen Teil zum Erfolg von Omexom bei. Die Software wird in einigen Bereichen eingesetzt: Arbeitsanweisungen, Gefährdungsbeurteilungen, Handbücher, Checklisten, interne Audits und Maßnahmenverfolgung sowie elektronische Formulare für das Unfall- und Vorfallmanagement sowie das Verbesserungsmanagement werden mit BITqms abgebildet.

Vielseitige Einsatzgebiete 

„BITqms ist eines unserer Hauptsoftwaresysteme und wird dementsprechend auch sehr umfangreich genutzt“, berichtet Ruth Knapp, Spezialistin Business Culture & Quality der Omexom Renewable Energies Offshore GmbH.

„Vor allem die Arbeit mit den programmatischen Workflows ermöglicht die individuelle Anpassbarkeit an die Anforderungen von Omexom.“

QM-Software BITqms im Einsatz bei Omexom Renewable Energies Offshore GmbH
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Dokumentenmanagement mit der Software BITqms bei Omexom
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Für die Mitarbeitenden der Omexom Renewable Energies Offshore GmbH stehen auf einer Startseite alle wichtigen Dokumente und Formulare bereit.

„Um das Prinzip der Datensparsamkeit umzusetzen, ist das Anlegen von Dokumenten nur einer technischen Redaktion möglich,“ erzählt Ruth Knapp. „Die Bearbeitung der Dokumente ist dann aber für alle involvierten Mitarbeitenden möglich. Die Neuanlage eines Dokuments kann per Formular angefordert werden.“

Formulare spielen auch bei der Umsetzung des Vorfallmanagements eine Rolle. Ein Initialformular dient als Grundlage für den Prozess. Durch das Ausfüllen des Formulars können negative sowie positive Vorfälle direkt an die Arbeitsschutzabteilung gemeldet werden.

Die daraus resultierenden Maßnahmen werden direkt im System dokumentiert und nachverfolgt, sowie den betroffenen/verantwortlichen Personen zur Bearbeitung zugewiesen. Des Weiteren werden die Informationen unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen transparent für alle Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt, um ein Lernen aus Vorfällen zu fördern. Über die Einbindung in ein Extranet werden auch Dienstleister mit in den Prozess einbezogen.

Elektronische Formulare mit der Software BITqms bei Omexom
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„Die Einsatzgebiete von BITqms erweitern sich stetig.“
Ruth Knapp
Spezialistin Business Culture & Quality der Omexom Renewable Energies Offshore GmbH
Omexom Kundenportal mit der Software BITqms
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„In einem Kundenportal werden Aufgaben und Dokumente bereitgestellt. Somit können wir eine enorme Zeitersparnis verbuchen, da das zusätzliche Versenden von Dokumenten und Aufgaben per Mail wegfällt. Dies erfolgt im BITqms bereits automatisiert.“

BITqms wird von den Mitarbeitenden sehr gut angenommen. Durch den Einsatz der QM-Software ist beispielsweise die Anzahl eingehender Vorschläge, Ideen und Wünsche stetig gestiegen und trägt somit zum Unternehmenserfolg bei. Auch Urlaubsanträge werden bei der Omexom Renewable Energies Offshore GmbH mittlerweile mit BITqms abgewickelt. Dies ermöglicht eine unkomplizierte Beantragung des Urlaubs für die Mitarbeitenden sowie eine effiziente Bearbeitung der Anträge für die Verantwortlichen.

Ein weiteres Anwendungsgebiet der QM-Software BITqms ist die Durchführung von internen Audits. Die internen Auditor:innen nutzen dabei das Auditmodul, um ein Audit zu planen, direkt im System durchzuführen und dann die Maßnahmen daraus zusammen mit den befragten Personen abzuleiten und nachzuverfolgen. Alles ohne Medienbrüche in einem System.

Die DAkkS akkreditierte Inspektionsstelle der Omexom Renewable Energies Offshore GmbH  nutzt das Auditmodul auch, um ihre Inspektionen direkt auf den Windkraftanlagen und Umspannwerken durchzuführen. Auf einem Tablet werden die Ergebnisse der Überprüfung vor Ort systematisch dokumentiert. Zudem können Bilder und Notizen hierbei effizient an den jeweiligen Fragen hinterlegt werden. Auditberichte und Auswertungen stehen direkt nach der Synchronisation zur Verfügung.

Mehr Transparenz durch BITqms

Ruth Knapp berichtet: „Durch BITqms wurde mehr Transparenz geschaffen. Insbesondere im Dokumenten- und Vorfallmanagement konnte die Transparenz erhöht werden. Der aktuelle Bearbeitungsstand ist somit für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar.“
Aber auch die kollaborative Zusammenarbeit konnte verbessert werden. Routinen und Strukturen stärken die gemeinsame Arbeit. Die Mitarbeitenden finden dank BITqms alle wichtigen Informationen und Dokumente an einem Ort.

Unkomplizierte Projekteinführung

Die Einführung von der QM-Software BITqms bei der Omexom Renewable Energies Offshore GmbH fand Anfang 2020 statt und musste daher pandemiebedingt komplett online erfolgen. Doch diese Herausforderung wurde problemlos gemeistert, berichtet Ruth Knapp: „Die Einführung von BITqms lief sehr gut und vertrauensvoll ab. Regelmäßige Termine ermöglichten schnelles Lernen und Einarbeiten in die
Software. Bei Fragen oder Problemen stand BITWORKS jederzeit mit dem/der passenden Ansprechpartner:in zur Seite. Die Problemlösung fand immer schnell und zeitnah statt. Außerdem sind wir sogar unter unserem geplanten Budget geblieben!“

Aber auch über die Einführungszeit hinaus konnte der BITqms-Support überzeugen. „Sowohl Support, IT als auch Consulting haben uns sehr überzeugt. Die Mitarbeitenden nehmen sich mit ihrer freundlichen Art jeder Frage an. Auch Verbesserungsvorschläge werden schnell und pragmatisch umgesetzt. Es wird immer auf Kundenwünsche eingegangen.“, schwärmt Ruth Knapp. 

„Der gute interne Zusammenhalt wird deutlich. Alle arbeiten Hand in Hand, um schnelle und gute Lösungen bereitzustellen.“
Ruth Knapp
Spezialistin Business Culture & Quality der Omexom Renewable Energies Offshore GmbH
„An BITqms schätzen wir am meisten die hohe Flexibilität. Dadurch können wir alles selbst zusammenbauen und an unsere eigenen Prozesse anpassen. Einstellungen, Formulare und Workflows können unkompliziert definiert werden“
Ruth Knapp
Spezialistin Business Culture & Quality der Omexom Renewable Energies Offshore GmbH

Bildnachweis: Das Copyright der Bilder auf dieser Seite liegt bei Omexom Renewable Energies Offshore GmbH.

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