QM-Software BITqms Medical - Digitales Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen

Success Story mit der Kinderkrankenhaus St. Marien gGmbH

„BITqms bietet grenzenlose Möglichkeiten. Der Einsatz von weiteren Software-Lösungen ist damit überflüssig.“

im Praxiseinsatz

Die Software BITqms im Praxiseinsatz bei der Kinderkrankenhaus St. Marien gGmbH

Covid-19-Testungen mit BITqms im Kinderkrankenhaus St. Marien

Die Kinderkrankenhaus St. Marien gGmbH in Landshut bietet mit über 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine erstklassige medizinische Versorgung für Kinder und Jugendliche bis zum 18. Lebensjahr an. Dabei werden sämtliche die Altersgruppe betreffende Krankheiten stationär oder ambulant behandelt. Derzeit verfügt das Krankenhaus über 120 Betten.

Im Kinderkrankenhaus St. Marien wird die QM-Software BITqms bereits seit 2015 eingesetzt. Insbesondere in den letzten Jahren wurde die Nutzung intensiviert und um weitere Einsatzgebiete und Module erweitert. Seit Dezember 2021 wird auch der Prozess der Covid-19-Testungen für Mitarbeitende und Krankenhausbesucher mit BITqms abgebildet, da die händische Dokumentation der Testungen schnell an ihre Grenzen stieß.

Dokumentation der Covid-19-Testungen mit BITqms

Das Kinderkrankenhaus St. Marien führt im Monat bis zu 1.000 Covid-19-Tests bei Mitarbeitenden, Begleitpersonen und Patienten durch. Die Anmeldung und Dokumentation der Covid-19-Testungen wird mit BITqms abgebildet und anschließend als Grundlage für die Abrechnung genommen. Hierbei kommen insbesondere die Module elektronische Formulare und Projekt- und Vorgangsmanagement zum Einsatz. Auswertungen und Berichte werden über flexible Listenansichten dargestellt.

Arbeitserleichterung durch die Digitalisierung des Prozesses

„Wir setzen für die Anmeldung, Dokumentation und Vorbereitung der Abrechnung der Corona-Tests insbesondere die Formulare und Listenansichten ein und haben mit deren Hilfe einen reibungslosen Prozess geschaffen“, erzählt Madlin Helle, Qualitätsmanagementbeauftragte vom Kinderkrankenhaus St. Marien in Landshut. „Um den Prozess zu starten, haben wir ein Anmeldeformular erstellt, welches in den Arbeitskontext der Mitarbeitenden eingebunden wird. So können die Anmeldungen einfach und effizient im Arbeitsalltag vorgenommen werden.“

Die Durchführung der Covid-19-Testungen kann aus verschiedenen Gründen erfolgen. Bei Mitarbeitenden werden Tests bei symptomatischen Auffälligkeiten, unzureichendem Immunisierungsstatus, Kontakt mit einer infizierten Person oder zu Screeningzwecken durchgeführt. Patienten benötigen u.a. vor einer Operation oder besonderen Untersuchungen, wie z.B. einem Lungenfunktionstest, einen aktuellen Test. Ebenso deren Begleitpersonen, um Zutritt zum stationären Bereich des Krankenhauses zu bekommen.

Im Anmeldeformular für den Abstrich auf Covid-19 werden alle erforderlichen Daten wie z.B. der Testanlass oder der Ort der Testung erfasst. Durch die antwortabhängige Anzeige der Formularfelder können Informationen zielgerichtet erfasst werden. Meldet sich beispielsweise ein Mitarbeiter zum Test an, werden die Optionen „Testanlass Patient / Begleitperson / Externe“ automatisch ausgeblendet, da diese Informationen für den Mitarbeiter nicht relevant sind. Diese Funktionalität wird ebenso bei der Art des Testes verwendet (PCR-Test oder Schnelltest), denn nur ein PCR-Test benötigt eine vorherige Genehmigung und eine Erfassung der vollständigen Adressdaten, um eine möglicherweise erforderliche Weiterleitung an das Gesundheitsamt sicherzustellen. Bei einem Schnelltest hingegen sind die Kontaktdaten ausreichend, um die getestete Person im Anschluss über ihr Testergebnis zu informieren.

„Damit kann das Prinzip der Datensparsamkeit unkompliziert mit BITqms umgesetzt werden.“
Madlin Helle
Qualitätsmanagementbeauftragte vom Kinderkrankenhaus St. Marien

Auch ein Hinweis auf die erforderliche Einwilligungserklärung für die Durchführung des Abstrichs ist in diesem Formular hinterlegt. „Mit diesem Vorgehen können wir den Anlauf auf den Test-Container gut planen und haben bei der Durchführung vor Ort direkt alle benötigten Informationen zur Verfügung“, erklärt Madlin Helle.

Initialformular zur Anmeldung eines Covid-19-Tests im Kinderkrankenhaus
Initialformular zur Anmeldung eines Covid-19-Tests im Kinderkrankenhaus St. Marien
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Nachdem das Anmeldeformular abgesendet wurde, wird automatisch ein Vorgang für die jeweilige Testung angelegt. Aufgrund der sensiblen Daten gibt es einen sehr eingeschränkten Zugriffskreis, der sich auf die Mitarbeiter des Test-Containers beschränkt.

Wichtige Daten aus dem Anmeldeformular werden automatisch übernommen, damit den Mitarbeitern im Test-Container direkt alle notwendigen Informationen vorliegen. Dadurch wird unnötiger Dokumentationsaufwand vermieden. Weitere wichtige Informationen wie die Nummerierung der Tests sowie Datum und Uhrzeit der Durchführung werden direkt während der Testung mit Pflichtfeldern erfasst.

Übernahme der Daten aus dem Anmeldeformular
Übernahme der Daten aus dem Anmeldeformular
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Die angemeldeten Covid-19-Tests werden den Mitarbeitenden im Test-Container in einer übersichtlichen Liste angezeigt. So haben diese stets alle aktuell anstehenden Testungen im Blick.

Nachdem der Test durchgeführt wurde und das Ergebnis bekannt ist, kann anhand der Testnummer das Ergebnis am zugehörigen Vorgang nachgetragen werden. Sobald das Testergebnis eingetragen wurde, verschwindet der Vorgang aus der Liste der noch durchzuführenden Testungen. Durch dieses Vorgehen wird sichergestellt, dass auch alle angemeldeten Tests ein Ergebnis erhalten haben.

Erfassung des Testergebnisses in einem Umlaufbeleg
Erfassung des Testergebnisses in einem Umlaufbeleg
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Die Dokumentation des Tests kann außerdem per Mausklick gedruckt werden, um so einen Nachweis über das Testergebnis ausgeben zu können. Dieser ist für Begleitpersonen notwendig, um Zutritt zu erhalten oder kann von Mitarbeitenden auch für private Zwecke genutzt werden.

Die abgeschlossenen Covid-19-Tests werden ebenfalls in einer Liste mit verschiedenen Filtermöglichkeiten angezeigt. So kann beispielsweise mit einem Klick nach dem Ort der Testung, der Uhrzeit oder dem Namen der getesteten Person gefiltert werden. Dies ermöglicht eine effiziente Übersicht über die bereits abgeschlossenen Testungen.

Listenansicht mit Übersicht über abgeschlossene Testungen
Listenansicht mit Übersicht über abgeschlossene Testungen
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Die Daten dürfen nur so lange wie notwendig gespeichert werden, das heißt nur für den aktuellen Abrechnungszeitraum von vier Wochen. Mit Hilfe einer Schnelländerung werden Vorgänge nach Ablauf dieses Zeitraums effizient aus dem System entfernt. Für die Abrechnung der Tests wird einmal im Monat per Mausklick ein Excel-Export der Liste erstellt.

„Unsere Mitarbeiter haben die Digitalisierung des Prozesses gut angenommen, da insbesondere durch die Übernahme von Informationen in den Umlaufbelegen eine große Arbeitserleichterung erreicht wurde.“
Madlin Helle
Qualitätsmanagementbeauftragte vom Kinderkrankenhaus St. Marien

Da der Prozess zuvor händisch durchgeführt wurde und erst digitalisiert werden musste, war die Projekteinführung dementsprechend eine Herausforderung, die hervorragend gemeistert wurde.

„Mit der systemseitigen Umsetzung waren wir sehr zufrieden, diese hat gut funktioniert“, erläutert Madlin Helle, „Trotz hohem Anpassungsbedarf konnten all unsere Anforderungen umgesetzt werden.“ Deswegen wird die Umstellung des Prozesses auch sehr gut von den Mitarbeitenden angenommen. Zudem konnte durch die Auswertung der Frequentierungszeiten mit BITqms die Planung der Zeitfenster für die Testungen optimiert werden. Frau Helle fasst zusammen: 

„Der administrative Aufwand wurde durch die Software maßgeblich erleichtert.“
Madlin Helle
Qualitätsmanagementbeauftragte vom Kinderkrankenhaus St. Marien

Auch über den Einsatz für die Corona-Testungen hinaus ist das Kinderkrankenhaus sehr zufrieden mit der Software BITqms.

Für Madlin Helle ist BITqms aus dem Arbeitsalltag im Qualitätsmanagement nicht mehr wegzudenken: „Ich arbeite täglich mehrere Stunden mit BITqms und bin nach wie vor vom Umfang der Software begeistert. BITqms ist die bisher umfangreichste Software, mit der ich arbeiten konnte. Ich werde in keinem Bereich eingeschränkt.“

Besonders die umfassenden Workflows von BITqms, welche beim Austritt eines Mitarbeiters im Handumdrehen auf einen neuen Bearbeiter umgestellt werden können, werden gelobt. „Außerdem ist BITqms nach der Einarbeitung sehr intuitiv, da die Funktionsweisen unterschiedlicher Module sehr ähnlich sind“, ergänzt Frau Helle. So findet die QM-Software BITqms noch weitere Anwendungsmöglichkeiten im Kinderkrankenhaus, wie für die Erfassung von CIRS-Meldungen über BITqms Formulare. „Seitdem CIRS-Meldungen mit BITqms erfasst werden, können wir höhere Fallmeldungen verzeichnen“, fügt Madlin Helle hinzu.

Auch für die Zukunft sind Erweiterungen des Systems geplant. Als nächstes steht die Integration des Extranets an. Dadurch sollen zum Beispiel Informationen und Dokumente für Eltern bereitgestellt, Patientenbefragungen zur Verfügung gestellt und der Zugriff auf ausgewählte Informationen für Mitarbeitende ohne VPN-Verbindung ermöglicht werden. Madlin Helle ist begeistert:

„BITqms bietet grenzenlose Möglichkeiten, womit weitere Software für spezielle Anwendungsfälle überflüssig wird.“
Madlin Helle
Qualitätsmanagementbeauftragte vom Kinderkrankenhaus St. Marien

Abschließend sei auch der BITqms-Support hervorzuheben, der alle Problemstellungen des Kinderkrankenhauses lösen konnte. „Der hervorragende Support bietet selbst in der kostenlosen Variante beispiellose Unterstützung, die bei anderen Softwarelösungen so nicht zu finden war,“ erklärt Madlin Helle, „BITqms ist für uns die optimale Softwarelösung: Sehr guter Support, eine vielfältige Software ohne Einschränkungen und unzählige Erweiterungsmöglichkeiten.“

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