QM-Software BITqms - Digitales Qualitätsmanagement

Success Story mit J. E. Schum GmbH & Co. KG

„Wir sind Fans von BITqms!“

Die Software BITqms im Praxiseinsatz bei J.E. Schum

Das Handelsunternehmen J.E. Schum wickelt Bestellungen mit BITqms ab.

Das Unternehmen J. E. Schum ist ein international agierendes Handelsunternehmen im Bereich Nonfood mit Standorten in Deutschland und China. J.E. Schum bietet sowohl standardisierte als auch individuelle Lösungen für seine 30.000 Kunden aus ganz Europa und wartet mit einem Sortiment von 15.000 dauerhaft im Lager vorhandenen Artikeln auf. Die J.E. Schum GmbH & Co. KG beschäftigt derzeit 400 Mitarbeiter, in der gesamten Unternehmensgruppe sind 2.000 Mitarbeiter tätig. Das Zentrallager mit einem vollautomatischen Hochregallager bietet Kapazitäten für bis zu 100.000 Europaletten.

Seit März 2016 setzt das Unternehmen die Qualitätsmanagementsoftware BITqms zur Qualitätssicherung in der Beschaffung ein. Die Software wird dabei unter anderem auch für die Systematisierung von Bestellungen genutzt, wodurch der Bestellprozess vereinfacht und Zeit eingespart wird.

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„Wir schätzen die automatisierten und standardisierten Prozesse, die mit BITqms möglich sind“,

 sind sich die QS-Beauftragten von J.E. Schum, Herr Gehret und Herr Elenz, einig.

In der Vergangenheit wurde der Prozess in vielen einzelnen Schritten händisch durchgeführt, was sehr zeitintensiv war. Der Bestellprozess bei Schum ist extrem komplex, u.a. muss eine Anforderungsprüfung durchgeführt werden. Durch die Automatisierung mit BITqms beträgt die Zeitersparnis in der Qualitätssicherung 50 Prozent.

Der Arbeitsalltag hat sich durch die Einführung der Software deutlich verändert: Die Mitarbeiter müssen in die Bestellprozesse nur noch eingreifen, wenn es notwendig ist, viele unnötige Berührungspunkte entfallen. Stattdessen können die Mitarbeiter ihren Haupttätigkeiten nachgehen – wie etwa der Bewertung der Prüfberichte.

„Wir haben die enorme Zeitersparnis durch BITqms mal hochgerechnet“, berichtet QM-Leiter Elenz. „Wir generieren eine Zeitersparnis von ca. 75% bei der Erstellung einer Bestellung – alleine durch die Automatisierung der Abläufe und Vermeidung unnötiger Schnittstellen. Das ist fantastisch!“

Die enorme Zeitersparnis und die unkomplizierte Handhabung von BITqms haben überzeugt.

Durch den modularen Aufbau und das logische Zusammenspiel der Komponenten über Verknüpfungen können Unternehmensprozesse optimal unterstützt werden. Auf Basis der unterschiedlichen Module bietet BITqms über unseren Hauptanwendungsbereich der Bestellungen hinaus noch viele weitere Möglichkeiten: Mit den Modulen Formular- und Maßnahmenmanagement möchten wir in Zukunft beispielsweise auch die Beantragung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen abbilden.“, erklärt Elenz.

Sein ehemaliger Kollege Gehret fügt hinzu: „BITqms bietet auf kleinem Raum viele Funktionen, die gut ineinander greifen.“

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Auch den übrigen Mitarbeitern von J.E. Schum fällt die Handhabung der Software leicht. „BITqms ist ein einfaches und leicht verständliches System. Die Navigation ist sehr einfach und intuitiv.“

Die Einführung der Software lief laut Elenz und Gehret problemlos ab: Projektmanagement und– steuerung wurden durch das BITqms-Team übernommen, das Projekt wurde mit kritischen Fragen und offener Kommunikation effektiv durchgeführt. „Alles hat super funktioniert und alle Ziele wurden fristgerecht erreicht.“

Die reibungslose Integration der Software in den Unternehmensalltag und auch die schnelle Problemlösung stellen für Elenz und Gehret weitere Stärken von BITWORKS dar: „Wir sind Fans von BITqms und fühlen uns bei BITWORKS gut aufgehoben.“

Die enorme Zeitersparnis und die unkomplizierte Handhabung von BITqms haben überzeugt: Nachdem die Einführung in der Qualitätssicherung so erfolgreich verlief, soll die Software nun verstärkt auch in andere Bereiche des Unternehmens integriert werden.

„Zusammenfassend kann ich nur sagen: Unsere Erwartungen im Projekt wurden voll übertroffen!"
Herr Elenz
QS-Beauftragter von J.E. Schum

Bildnachweis: Das Copyrigth der Bilder auf dieser Seite liegt bei J.E. Schum

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