Success Story mit GRN Gesundheitszentren Rhein-Neckar gGmbH
„BITqms ist ein Alleskönner.“
im Praxiseinsatz
Die Software BITqms im Praxiseinsatz bei GRN Gesundheitszentren Rhein-Neckar
Die GRN Gesundheitszentren Rhein-Neckar gGmbH ist ein Tochterunternehmen des Rhein-Neckar-Kreises und ein Verbund, zu dem vier Kliniken sowie eine Apotheke gehören, drei geriatrische Reha-Kliniken und fünf MVZs, die sich auf die vier Standorte Eberbach, Schwetzingen, Sinsheim und Weinheim verteilen. Die umfangreiche Versorgung gewährleisten 3.400 Mitarbeiter in verschiedensten Fachbereichen.
Seit 2018 trägt die Software BITqms zur Organisation des Qualitätsmanagements der GRN Gesundheitszentren Rhein-Neckar bei. Nach und nach konnten Prozesse digitalisiert und zentralisiert und so deutliche Arbeitserleichterungen in verschiedenen Bereichen erzielt werden, z.B. Dokumentenlenkung- und verteilung, Patientenbefragungen, Durchführung von Audits und Maßnahmenverfolgung. In der stetigen
Weiterentwicklung des QM-Systems findet BITqms fortlaufend neue Einsatzgebiete.
Software BITqms nachhaltig integriert
Zu Beginn wurde das Dokumentenmanagement mit der Software im Klinikbereich eingeführt. Im Anschluss an den erfolgreichen Start wurden die Lenkung, Freigabe und Bereitstellung von Dokumenten mit BITqms auch auf die anderen Einrichtungen ausgeweitet und die Abteilungen wurden Stück für Stück an die Arbeit mit der Software herangeführt. „Wir sind inzwischen auf einen sehr guten Stand gekommen“, berichtet Christian Fessel, stellvertretender Leiter Geschäftsbereich Qualitätsmanagement bei GRN Gesundheitszentren Rhein-Neckar gGmbH.
Seit etwa einem Jahr wird in den GRN Gesundheitszentren Rhein-Neckar auch das Auditmanagement mit der Software BITqms umgesetzt. Die Arbeit für die Umstellung hat sich für Christian Fessel vor allem für die Ableitung von Maßnahmen aus Audits bezahlt gemacht: „Wir führen klassische Audits durch. Die Maßnahmenverfolgung ist deutlich effektiver und nachvollziehbarer als vorher.“ Darüber hinaus ist die Bearbeitung anhand der Workflows erheblich vereinfacht worden und deutlich transparenter: „Man sieht deutlich, dass mit den Maßnahmen der PDCA-Zyklus gelebt wird.“
Die Software BITqms bietet währenddessen Perspektiven für die Zukunft in den GRN Gesundheitszentren Rhein-Neckar: Die Umsetzung von Hygiene- und Apothekenbegehungen sind bereits geplant und auch ein Beschwerdemanagement soll zukünftig eingerichtet werden.
Das Dokumentenmanagement der Software BITqms ermöglicht jedem Mitarbeiter den passenden Einstieg.
In den Gesundheitszentren Rhein-Neckar werden Dokumente in BITqms erstellt und verwaltet. Zur Verteilung wird ein Extranet verwendet, in dem alle Mitarbeiter standortübergreifend Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente erhalten. Da die Bearbeitung und Freigabe zentral erfolgen und Änderungen automatisch an allen verwendeten Stellen übernommen werden, haben alle stets Zugriff auf die aktuellste Version des jeweiligen Dokuments.
Hier wird mit vielen zielgruppenspezifischen Verlinkungen der verschiedenen Bereiche untereinander gearbeitet, sodass jeder Mitarbeiter den für sich passenden Weg wählen kann, um das gewünschte Dokument aufzurufen. Dabei hat sich auch die Suchfunktion bewährt: Die benötigten Dokumente können mit der Software schnell gefunden werden. Da in BITqms jedes Dokument mit einer individuellen Nummer
versehen ist, kann zudem nach dieser direkt gesucht werden.
Die Angabe der Dokumentnummer wird unter den Mitarbeitern inzwischen ganz geläufig genutzt. „Alles ist deutlich einfacher geworden“, berichtet Christian Fessel. Die Akzeptanz unter den Mitarbeitern der GRN Gesundheitszentren Rhein-Neckar gegenüber der Arbeit mit BITqms konnte sich daher schnell steigern.
Ein weiteres Beispiel für gesparte Arbeit ist die Verwendung von Druckvorlagen. Durch die Zusammenarbeit mit dem Rhein-Neckar-Kreis werden bestimmte Dokumente mit gleichem Inhalt eingesetzt, können aber durch das Hinterlegen der individuellen Druckvorlagen an einer Stelle gelenkt und unternehmensspezifisch verteilt werden.
Befragungen werden mit elektronischen Formularen ausgebaut.
Elektronische Formulare mit der Software BITqms werden in den GRN Gesundheitszentren Rhein-Neckar für Befragungen von Patienten und Mitarbeitern eingesetzt. Mithilfe vieler verschiedener Formularelemente können die Befragungsformulare individuell und zielgruppenspezifisch gestaltet werden. Außerdem wird die Möglichkeit genutzt, abhängig von bestimmten Angaben im Formular Prozesse anzustoßen: Bei schlechten Bewertungen wird automatisch eine Maßnahme gestartet und die zuständigen Bearbeiter werden direkt per E-Mail benachrichtigt.
Seit Kurzem befinden sich Aufkleber mit QR-Codes an den Nachttischen, worüber Patienten das Befragungsformular bequem auf einem Smartphone oder Tablet aufrufen und ausfüllen können. Das Verfahren findet bereits Anklang und wird an den Standorten Stück für Stück neben der bisherigen Möglichkeit, Formulare in Papierform auszufüllen, integriert.
Jederzeit unterstützt durch das BITqms-Team.
Die Einführung von BITqms wurde bei den GRN Gesundheitszentren Rhein-Neckar durch Schulungen unterstützt. Auch im weiteren Verlauf ist Christian Fessel mit dem Support durch das BITqms-Team und mit der Umsetzung stetiger Optimierungen durch Software-Updates sehr zufrieden.
Bildnachweis: Das Copyright der Bilder auf dieser Seite liegt bei GRN Gesundheitszentren Rhein-Neckar gGmbH.
Firmensitz
Dörrwiesenweg 23
64823 Groß-Umstadt
Hauptgeschäftsstelle
Wittichstraße 7
64295 Darmstadt