Success Story über Filialrevision bei tegut… gute Lebensmittel GmbH & Co.KG

„BITqms ist das Standard-Audit-Tool im Unternehmen.“

Bildnachweis: tegut… gute Lebensmittel GmbH & Co.KG

Die Software BITqms im Praxiseinsatz für workflowgesteuerte Revision bei tegut...

Signifikante Ergebnisverbesserungen durch den Einsatz der Software.

tegut … gute Lebensmittel GmbH & Co. KG ist eine Supermarktkette mit rund 280 Lebensmittelmärkten in Deutschland. „Mit guten Lebensmitteln verantwortungsvoll handeln“ lautet der Grundsatz des Unternehmens seit dessen Gründung 1947. tegut… stellt daher immer wieder die Frage, wie Produkte, Sauberkeit und Services verbessert und positiv beeinflusst werden können. Dabei greift das Unternehmen seit Anfang 2014 auf die Qualitäts- und Managementsoftware BITqms zurück.

tegut… setzt die Software unter anderem in der Revision für die Aufnahme von Testkäufen (Mystery Shopping) sowie für Revisionsaudits (Storechecks) der Filialen ein.

im Einsatz bei

Storechecks und Mystery Shopping wurden bei tegut… zuvor mit hohem zeitlichen Aufwand in Papierform durchgeführt, auch die Auswertung der Ergebnisse war zeitaufwändig und mit hohem Administrationsaufwand verbunden. Unübersichtliche E-Mail-Fluten mit den Ergebnissen, die Fehleranfälligkeit von manuellen Tätigkeiten sowie der hohe Zeitaufwand waren hierbei die größten Problemstellungen. Trotz größter Anstrengung war die Ergebnisentwicklung stagnierend, Verbesserungspotentiale blieben ungenutzt und die Führungsarbeit war nur bedingt messbar.

Mit der Einführung von BITqms wurden die Prozesse optimiert: Entsprechende Workflows in BITqms ermöglichen, dass sowohl Filialmitarbeiter als auch Filialleiter und Gebietsverantwortliche automatisch über die Ergebnisse informiert werden und daraus resultierende Aufgaben in Form von Maßnahmen zugeteilt bekommen.

BITqms stellt dabei sicher, dass nichts in Vergessenheit gerät: Betroffene Personen werden per E-Mail über ihre Aufgaben informiert und bei Bedarf auch an ausstehende Aufgabe und überschrittene Zeitvorgaben erinnert. Die Termintreue der Aufgabenabschlüsse bei tegut… wurde seit der Einführung der Software deutlich verbessert.

Die Überprüfungen werden strukturiert anhand von Auditfragen, vordefinierten Antwortmöglichkeiten und möglichen Feststellungen vorgegeben und können vor Ort direkt in BITqms dokumentiert werden – das spart Zeit und Ressourcen.

Die papierlose Dokumentation der Ergebnisse und die Steuerung der Abläufe über Workflows bringt darüber hinaus viele Vorteile mit sich: Aufwändige Unterschriften-Rückläufe für Ergebnisberichte sind bei tegut… kein Thema mehr. Stattdessen werden die Berichte per E-Mail personalisiert an die Verantwortlichen versendet, sobald sie verfügbar sind.

„Dank BITqms genießen wir mittlerweile eine schnelle, taggenaue Ergebnisverfügbarkeit"

Jochen Braun

Revisionsleiter bei tegut...

Plausibilitätsprüfungen bzgl. zeitlicher Abfolgen (erst Prüfer, dann Marktleiter, dann Gebietsleiter) sowie ein Freigabeverfahren für die Ergebnisberichte heben die Qualität der Revisionsprozesse deutlich an.

„Außerdem sind die in BITqms enthaltenen Auswertungsmöglichkeiten sehr umfangreich, sodass bisher bei tegut… kein Export für weitere Auswertungen in andere Systeme erforderlich war“, ergänzt Braun weiter. „Und für Adhoc-Auswertungen, die mal mit BITqms nicht abgedeckt sind, gibt es für fast alle Daten die Möglichkeit des Excel-Exports.“

Für die Revision ist BITqms daher ein überaus geeignetes Instrument, wie Jochen Braun bestätigt: „Insgesamt ist eine Ergebnisverbesserung der revisorischen Absicherung der Filialen zu verzeichnen. Die Revision kann die Abarbeitung der Aufgaben auf Knopfdruck überprüfen sowie die Ergebnisse der Berichte auswerten. Und mit den workflowbasierten Prozessen konnten signifikante Ergebnisverbesserungen erreicht werden.“

Weiterhin lobt Braun: „BITqms ist sehr flexibel einstellbar. Formulare und Audits können wir komplett selbst pflegen und Änderungen jederzeit vornehmen.“

„An jeder Stelle kann durch Softwareentwicklung aber auch in die Prozesse eingegriffen werden, sodass auch kaum standardisierte Prozesse mit BITqms gut abgebildet werden können. Das ist ein echter Vorteil!“, erzählt Nico Gerbig, Mitarbeiter IT bei tegut… „Auch die Datenversorgung aus Fremdsystemen war kein Problem – diese konnte per Webservice oder auch über einen Datenbankzugriff durch eine Individualentwicklung von BITWORKS automatisiert werden.“

Ursprünglich wurde BITqms zur Ablösung der bestehenden Revisionssoftware ausgewählt und 2014 erfolgreich in der Revision des Unternehmens eingeführt. Die Software kam gut an – nicht nur bei den Mitarbeitern der Revision:

„Nach und nach haben sich immer mehr Fachbereiche gemeldet, die ebenfalls an BITqms interessiert waren."

Nico Gerbig

Mitarbeiter IT bei tegut...

„Interne Empfehlungen haben maßgeblich dazu beigetragen – und diese mussten nicht einmal von der IT getrieben werden“, lacht Gerbig. Heute ist BITqms das Standard-Audit-Tool im Unternehmen und wird bis Jahresende voraussichtlich in rund 10 Bereichen mit völlig verschiedenen Anwendungsfällen eingesetzt werden.

Auch mit dem Unternehmen hinter der Software BITqms hat tegut… gute Erfahrungen gemacht: „Die Firma BITWORKS ist bei der Lösung von Problemen im Tagesgeschäft ein zuverlässiger und unkomplizierter Geschäftspartner.“