Success Story mit dem Caritasverband Westeifel e.V.
„Zuverlässig und übersichtlich – das ist BITqms.“
im Praxiseinsatz
Die Software BITqms im Praxiseinsatz beim Caritasverband Westeifel e.V.
Der Caritasverband Westeifel e. V. ist ein katholischer Wohlfahrtsverband, der mit einem umfassenden Spektrum an Hilfsangeboten im Landkreis Vulkaneifel und im Eifelkreis Bitburg-Prüm aktiv ist. Im Zentrum der Leistungen steht hier immer der Mensch. So bietet der Verband an verschiedenen Standorten Hilfe für Menschen sowie deren Angehörige und schafft für diese Perspektiven in schwierigen Lebenssituationen. Der Schwerpunkt im vielseitigen Angebot liegt in der Erbringung von Beratungsleistungen sowie in der ambulanten pflegerischen, betreuenden und hauswirtschaftlichen Versorgung.
In Orientierung am Leitbild ist die Qualität der Arbeit auf das Wohlergehen der Klienten, Kunden und Pflegebedürftigen ausgerichtet. Als Grundlage zur Erfüllung dieses Auftrags gestaltet der Verband gemeinsam mit den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eine transparente und lebendige Arbeitsatmosphäre. Hierbei stellt die kontinuierliche Verbesserung der Leistungen und der Rahmenbedingungen eine zentrale Rolle für den Caritasverband Westeifel dar. Mittlerweile ist im Zuge der Qualitätsentwicklung ein strukturierter Prozess entstanden, welcher in alle Bereiche des Verbandes hineinwirkt.
Hierbei wird der Caritasverband Westeifel seit 2016 von der Qualitäts- und Managementsoftware BITqms unterstützt.
Durch den Einsatz von fünf verschiedenen Modulen unterstützt die Software beim Caritasverband in vielen Anwendungsbereichen: Mit BITqms bildet der Caritasverband Westeifel das gesamte QM-Handbuch inklusive Standards, Prozessbeschreibungen, Vereinbarungen etc. ab. Auch die Dokumentenlenkung und -Archivierung wird mithilfe der Software unkompliziert gelöst. Für die mobile Ansicht der Dokumente wird derzeit die App BITqms2Go ausprobiert.
Weiterhin wird die Software für die Bearbeitung und Dokumentation von Maßnahmen sowie die Durchführung und Planung von Audits eingesetzt. Außerdem konnte durch den Einsatz von BITqms ein erfolgreiches System zur Koordination und Bearbeitung von Beschwerden, Fehlern und Ideen geschaffen werden.
„Beim Einsatz von BITqms ist unbedingt die Vereinfachung der Managementbewertung und Unterstützung der Unternehmenssteuerung hervorzuheben“, ergänzt Eva Knechtges, Qualitätsmanagementbeauftragte des Caritasverbands Westeifel. „Passende Berichte, Statistiken und Auswertungen können mit BITqms auf Knopfdruck erzeugt werden.“
Das Dokumentenmanagement hat im Arbeitsalltag überzeugt.
BITqms bietet beim Caritasverband Westeifel große Unterstützung im alltäglichen Umgang mit Dokumenten. Beispielsweise das Auffinden der aktuell gültigen Dokumentversion setzt nun keine Suche oder Überprüfung mehr voraus, da von der Software automatisch die aktuellste freigegebene Version verwendet wird.
„Durch den Einsatz von BITqms hat sich die Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten sowie auch die interne Absprache erheblich vereinfacht“, berichtet Silke Mathey, Leitung der gesundheitspflegerischen Dienste des Caritasverbands Westeifel. „Besonders die Dokumentenbearbeitung direkt im System ist für den alltäglichen Umgang mit Dokumenten ausgesprochen hilfreich.“
Unkomplizierte Bedienung der Software durch gleichbleibende Strukturen.
Bei der Einführung der Software konnte BITqms mit Übersichtlichkeit punkten und damit den Einstieg für die Nutzer erleichtern.
Gute Begleitung hat bei der Softwareeinführung zum Erfolg geführt.
Die Hürden bei der Einführung der Software konnten reibungslos gemeistert werden. Auch die bereits zuvor vorhandenen Dokumente konnten einfach in das neue BITqms-System importiert werden. Für diesen Erfolg loben die Mitarbeiter des Caritasverbands das Team hinter der Software:
„Die Einführung der Software verlief sehr gut dank der kompetenten Begleitung von BITWORKS. Die Zusammenarbeit würde ich als zuverlässig, unkompliziert und kompetent beschreiben“, berichtet Eva Knechtges. Silke Mathey ergänzt: „Die Einführung wurde sehr individuell auf uns abgestimmt. Da man sich für unsere Fragen Zeit nahm, konnten zusammen organisationsspezifische Einstellungen und Lösungen erarbeitet werden. Auch in der Folgephase ist die Betreuung durch den Support ausgesprochen gut und die Mitarbeiter von BITWORKS stehen hilfsbereit zur Seite.“
Bei einer abschließenden Beurteilung der Software sind sich die Mitarbeiter des Caritasverbands Westeifel schnell einig: „Zuverlässig und übersichtlich – das ist BITqms!“
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