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Success Story mit dem Caritasverband Arnsberg-Sundern e.V.
„Die tägliche Arbeit ist im Zuge der Digitalisierung mit BITqms wesentlich vereinfacht worden.“
im Praxiseinsatz
Die Software BITqms im Praxiseinsatz beim Caritasverband Arnsberg-Sundern e.V.
Der Caritasverband Arnsberg-Sundern e.V. leistet als Wohlfahrtsverband der katholischen Kirche Hilfe für Menschen in verschiedensten Lebenssituationen und verfolgt mit dem umfangreichen Angebot das Ziel, stets unmittelbar an den aktuellen Bedürfnissen der Klienten, Kunden, Pflegebedürftigen, Angehörigen, Beschäftigten und Mitarbeiter orientiert zu sein. Die kontinuierliche Qualitätssicherung ist ein essentieller Bestandteil im Leitbild des Verbandes für die Arbeit in den vielen Beratungsangeboten, Werkstätten sowie betriebsintegrierten Beschäftigungsplätzen für Menschen mit Behinderungen, stationärer und ambulanter Versorgung, Sozialstationen, betreuten Wohnmöglichkeiten für Senioren etc.
Um ein ganzheitliches Konzept im Qualitätsmanagement optimal zu verfolgen und dieses stets zu verbessern, wurde im Jahr 2021 zunächst das Dokumentenmanagement mit der Software BITqms integriert. Schnell folgten weitere Module schrittweise im Rahmen einer Priorisierung entsprechend der Anforderungen des Verbandes. Seit 2022 setzt der Caritasverband Arnsberg-Sundern e.V. vollständig auf BITqms und es sind weitere Umsetzungsmöglichkeiten mit der Software in Planung.
Eine Software anstatt vieler Insellösungen
Eine einheitliche Oberfläche, egal, wie viele Funktionalitäten – dies war ein ausschlaggebender Punkt für die Entscheidung, BITqms beim Caritasverband Arnsberg-Sundern e.V. einzusetzen. Die tägliche Arbeit sollte durch die digitale Abbildung der Prozesse für alle Beteiligten vereinfacht werden. In den ersten Schritten konnten etwa 2.500 Formulare in Form einer Dateiablage dank der Vorarbeit von Oliver Caspers, Consulting BITqms, innerhalb eines Tages per Massenimport in BITqms importiert werden. Diese sind seitdem durch ein einheitliches Layout und Versionierung erheblich übersichtlicher aufbereitet.
Zum Jahreswechsel 2021/2022 konnte nach dem Import aller erforderlichen Dokumente die vollständige Umstellung zu BITqms erfolgen. Herr Kapteiner berichtet, dass das Dokumentenmanagement von Beginn an sehr gut aufgenommen wurde und es positive Rückmeldung sowohl aus der Kollegenschaft als auch von den Aufsichtsbehörden gab.
Die Kernelemente im Qualitätsmanagement beim Caritasverband Arnsberg-Sundern e.V. werden mit BITqms abgebildet.
Als nächster Schritt folgte die Abbildung von Audits mit der Software BITqms. Diese wurden vorher in Form von MS Word-Vorlagen und MS Excel-Datenbanken umgesetzt. Durch die Übernahme der Fragenkataloge (per Import-Funktion) in BITqms konnte das Auditmanagement deutlich komfortabler fortgesetzt werden, auch dank der mobilen Datenerfassung mit der App BITqms2Go. Herr Kapteiner ist mit den flexiblen Anwendungsmöglichkeiten sehr zufrieden, mit denen die Prozesse im Qualitätsmanagement unkompliziert umgesetzt werden können: „An der Software schätze ich die große Flexibilität und dadurch optimale Anpassungsfähigkeit an die Anforderungen unseres Caritasverbandes mit der Vielzahl an unterschiedlichen Einrichtungen und Diensten.“
BITqms bietet Perspektiven.
Im Anschluss an den erfolgreichen Start mit BITqms wurde schnell festgestellt, dass noch viel mehr mit der Software abgebildet werden kann. Herr Kapteiner erzählt: „Der modulare Aufbau des Systems ermöglicht eine bestmögliche Implementierung. Die Benutzeroberfläche ist einfach und strukturiert aufgebaut und lässt sich leicht anpassen. Dadurch finden sich auch Mitarbeiter leicht zurecht, die über keine großen EDV-Kenntnisse verfügen.“
Neben den aktuellen Themen, die beim Caritasverband Arnsberg-Sundern e.V. umgesetzt werden – wie übersichtliche Gefährdungsbeurteilungen und das digitalisierte Hinterlegen von Wartungsverträgen – wird schon weiter in die Zukunft gedacht: Zum Beispiel sollen ein Prüfmanagement in Bezug auf die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 und ein Hinweisgebersystem mit BITqms aufgebaut werden.
Ein Wunsch aus der Mitarbeiterschaft wird bereits umgesetzt: Die gesicherte Dokumentation des Verbandbuchs erfolgt nun in BITqms. Dadurch entfällt das Eintragen und Herausreißen der Seite im Verbandbuch bei einem Arbeitsunfall. Dieser kann nun zentral und papierlos dokumentiert werden, was bei der Vielzahl an Verbandkästen an den verschiedenen Standorten eine große Erleichterung bedeutet.
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit
Herr Kapteiner lobt neben der Software selbst auch die Zusammenarbeit mit dem BITqms-Team. Er ist sehr zufrieden damit, dass für jegliche Anforderungen des Caritasverbandes immer Lösungsmöglichkeiten angeboten werden und ergänzt: „Der Support über die Hotline klappt immer reibungslos.“
Der Arbeitsalltag wurde durch den Einsatz von BITqms beim Caritasverband Arnsberg-Sundern e.V. maßgeblich vereinfacht. Die vielseitigen Möglichkeiten der Software haben das ganze Team überzeugt und es folgten immer mehr Ideen für die optimierte Umsetzung verschiedener Prozesse und somit eine lebendige und erfolgreiche Zusammenarbeit.
Bildnachweis: Das Copyright der Bilder auf dieser Seite liegt bei dem Caritasverband Arnsberg-Sundern e.V.
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