Wie kann eine Software das gelebte QM unterstützen?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Digitalisierung durch Software das gelebte Qualitätsmanagement unterstützen im Unternehmen kann.

Im Artikel Impulse für ein gelebtes QM haben wir die Bedeutung eines gelebten Qualitätsmanagements aufgezeigt und einige Impulse gegeben, wie der Weg zum gelebten QM erfolgreich gelingen kann. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Digitalisierung durch Software dabei konkret unterstützen kann.

Wenn wir von Digitalisierung im QM sprechen, denken wir zunächst einmal beispielsweise an ein Dokumentenmanagementsystem. Bei der Dokumentenlenkung müssen – gerade bei Zertifizierungen – Anforderungen berücksichtigt und viele Fragen geklärt werden:

Wer darf Dokumente erstellen/ändern?
Wer prüft die Dokumente auf Richtigkeit, Eignung und Angemessenheit?
Wer genehmigt die Dokumente – gibt ihnen also die Freigabe?
Wie werden die Dokumente gekennzeichnet?
Wie erhalten die Mitarbeitenden Zugriff auf die Dokumente?
Wie erhalten die Mitarbeitenden eine Information über Änderungen?
Wie soll die Ablage, Speicherung und Erhaltung der Dokumente erfolgen?
…

So kann Dokumentenlenkung ohne Software aussehen:

Sicherlich kann eine normkonforme Dokumentenlenkung in Ordnerstrukturen auf dem Server erfolgen, doch dies bietet einige Herausforderungen.

Ein neues Dokument zu erstellen, mag auf den ersten Blick einfach sein – doch wenn alles im gleichen Layout sein soll und zusätzliche Informationen zur Version enthalten sind, kann es dann schon schwieriger werden. In dem Fall müssen Vorgehen und Verteilung der Dokumente Schritt für Schritt geplant werden:

Ist der Inhalt verfasst, geht es oftmals per Mail weiter zur Prüfung. Informationen zur Freigabe werden händisch in das Dokument eingetragen. Um sicherzustellen, dass eine freigegebene Version nicht versehentlich geändert wird, können einige Teilschritte nötig sein: Dokument aufrufen, Dokument abspeichern, Bezeichnung anpassen, Inhalt bearbeiten, wieder prüfen und freigeben, Revisionsinformationen im Dokument anpassen und die nicht mehr gültige Version in einen anderen Ordner verschieben …

So kann Dokumentenlenkung mit Software aussehen:

Digitalisierung unterstützt dabei, die Dokumentenlenkung nach den Anforderungen aus der Norm abzubilden und gleichzeitig einfach und praxisnah aufzubauen. Zum Beispiel bildet unsere QM-Software BITqms dabei den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments flexibel ab.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

Der Ablauf der Dokumentenlenkung (von der Erstellung über Prüfung und Freigabe) ist sichergestellt.

Die Informationen sind immer auf dem aktuellen Stand.

Mitarbeitende werden mit einbezogen.

Die Aktualitätsprüfung wird nicht erst kurz vom Zert-Audit gemacht, sondern fließt in den Arbeitsalltag ein.

Die Dokumente sowie Informationen über Änderungen gelangen an den richtigen Empfängerkreis via E-Mail und/oder Lesebestätigungen.

Alle Dokumente sind einheitlich in Bezug auf die Kennzeichnung, aber auch das Layout durch die zentrale Hinterlegung Ihres Corporate Designs.

Ein Rechte- und Rollensystem sorgt für den Schutz der Dokumente
(beispielsweise vor Löschen oder unbeabsichtigten Änderungen).

Unsere Tipps für mehr Akzeptanz aller Mitarbeitenden für das QM:

Gestalten Sie den Aufbau der Dokumentation so, wie es Ihrem Unternehmen entspricht, sodass relevante Inhalte einfach auffindbar sind.

Nutzen Sie die Funktionen einer Software, um die zielgruppengerechte Darstellung und Inhaltsverteilung zu steuern.

Stellen Sie Dokumente zur Verfügung, die eine echte Hilfe am Arbeitsplatz sind. Die Inhalte sollten verständlich und so knapp wie möglich sein.

Erfahren Sie in einem folgenden Artikel weitere Beispiele, wie eine Software das gelebte QM unterstützen kann.

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