Impulse für ein gelebtes QM
Ein gelebtes QM meint, dass das Qualitätsmanagement im Arbeitsalltag von allen Beschäftigten wirklich integriert ist und die Vorteile somit spürbar werden.
Gelebtes Qualitätsmanagement - Was bedeutet das?
Mitarbeitenden wertgeschätzt fühlen.
Anders gesagt: Das Gegenteil vom gelebten QM wäre es, wenn ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) nur ein Selbstzweck ist und bspw. ausschließlich für eine Zertifizierung nach ISO 9001 eingeführt und aufrechterhalten wird.
Oft lässt sich dieser Unterschied bereits an der Art der Dokumentation im Unternehmen ausmachen:
QM als Selbstzweck:
In Unternehmen, in denen der Fokus zur Einführung eines QMS auf der Zertifizierung liegt, wird die Dokumentation meist in abstrakter Struktur oder nach dem Aufbau der Kapitel in der ISO 9001 aufgebaut. Sie enthält die geforderten Dokumente, teilweise mit vielen Normbegriffen wie bspw. „interessierte Parteien“ oder „oberste Leitung“.
Die Dokumentation wird nur vom QMB oder einem QM-Team verantwortet und gepflegt. Eine Aktualitätsprüfung erfolgt meist kurz vorm nächsten Audit. Einige Dokumente werden erstellt, weil „der Auditor dies so will“ und insgesamt ist das QMS mehr eine lästige Pflicht.
Gelebtes QM:
Schon anhand der Dokumentation kann ein Hinweis auf ein gelebtes QM erfolgen, denn wird das QM wirklich gelebt, ist die Struktur zwangsläufig so aufgebaut, dass sich alle Beschäftigten zurechtfinden. Die Dokumente sind verständlich und konkret beschrieben, sodass bspw. klar wird, ob mit „oberste Leitung“ an dieser Stelle z. B. die Standortleitung oder Geschäftsführung gemeint ist.
Die Beschäftigten werden in die Dokumentenerstellung und Pflege mit einbezogen, sodass auch die
Aktualitätsprüfung in den Alltag mit einfließt und nicht erst vorm nächsten Audit stattfindet. Und das Wichtigste: Vorhandene Dokumente sind bei gelebtem QM eine Hilfe am Arbeitsplatz.
- Und wie kann denn nun gelebtes QM in der Praxis umgesetzt werden? Leider gibt es dafür nicht „die eine“ Checkliste zum Abhaken – der Weg zum gelebten QM erfolgt schrittweise und ist letztlich ein Entwicklungsprozess. Dennoch möchten wir Ihnen einige Impulse mit auf den Weg geben, wie das gelingen kann:
Die Haltung zum Thema QM
Die grundlegende Haltung zum Thema Qualitätsmanagement ist ein ausschlaggebender Faktor: Wenn Anforderungen aus Normen und Richtlinien dabei nicht als Pflicht betrachtet werden, sondern als wertvolle Hinweise und Hilfestellungen (und letztlich als sinnvolles Instrument der Unternehmensführung) angesehen werden, kann dies einen großen Unterschied in der Bewertung des Qualitätsmanagements machen. Eine positive Grundeinstellung ist ein wichtiger Baustein für das gesamte Mindset des Unternehmens – hier können kleine Nuancen manchmal schon wirklich viel ausmachen.
Aus unserer Sicht gibt es wesentliche Schritte , um die Haltung und damit das gelebte QM zu fördern, nämlich in Bezug auf:
Bewusstsein für das QM
Ein ganz wichtiger Aspekt: Wenn ich die Vorteile des QMS anhand konkreter Beispiele für meinen Arbeitsalltag erkenne, ist mir auch bewusst, welchen Mehrwert es für mich persönlich bringt. Dann bin ich auch bereit, mich an die Vorgaben aus dem QMS zu halten oder mich mit Ideen einzubringen (Aus unserer Sicht ist dies nicht ohne Grund eine Normanforderung in der ISO 9001: Im Abschnitt 7.3 Bewusstsein geht es u.a. genau darum, dass die Beschäftigten ein Verständnis für ihren persönlichen Beitrag zur Wirksamkeit des QMS bekommen.).
Information und Kommunikation
Bewusstsein kann gefördert werden, indem über das QMS informiert wird, aber noch besser, wenn ein Austausch stattfinden kann. So könnte das Thema QM beispielsweise als fester Bestandteil von regelmäßigen Meetings aufgenommen werden. Dadurch ist das Thema für alle regelmäßig präsent und es gibt eine Plattform, um Fortschritte aufzuzeigen, Vorteile zu thematisieren und Ideen oder Problemstellungen zu äußern. Indem man gemeinsam darüber spricht, entsteht automatisch ein Bewusstsein für das Thema.
Motivation
Die Motivation zur Beteiligung kann beispielsweise durch konkret formulierte Ziele, klar festgelegte
Abläufe und das Feiern von Erfolgen gestärkt werden. Ein Ideenmanagement mit Anreizsystemen
kann die Motivation ebenfalls fördern. Letztlich geht es darum, alle in diesen Prozess einzubeziehen
und auf das gemeinsame Ziel hinzusteuern.
Nicht nur abstrakt, sondern auch ganz konkret: Das Einbeziehen der Beschäftigten in die
Prozessdokumentation des jeweiligen Fachbereichs bietet einen großen und greifbaren Mehrwert. Es
sollte keinen Unterschied zwischen gelebten und dokumentierten Prozessen geben – und vor allem
sollten diejenigen die Prozesse kennen, die daran beteiligt sind und sie ausführen!
Einfache Werkzeuge / Software für ein gelebtes QM
Um das gelebte QM zu unterstützen, ist ein weiterer wichtiger Punkt, den Mitarbeitenden einfache Werkzeuge (wie eine Software) an die Hand zu geben. Sicherlich kann eine normkonforme Dokumentenlenkung auch in Ordnerstrukturen auf dem Server erfolgen, doch dies bietet einige Herausforderungen hinsichtlich Kennzeichnung, einheitliches Layout und Vorgaben, Weitergabe
vom Verfassen in die Prüfung, von der Prüfung in die Freigabe, Information und Nachvollziehbarkeit
bei Änderungen, Versionierung, Schutz vor unbeabsichtigten Änderungen/Löschung etc.
Wie eine Software das gelebtes QM konkret unterstützen kann, erfahren Sie in einem folgenden
Artikel.
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