Risikomanagement-Software

In Kombination mit dem Maßnahmenmanagement ergibt sich in BITqms eine effiziente und konsequente Maßnahmenverfolgung: Im Risikomanagement werden passende Präventions- und Korrekturmaßnahmen auf Basis der Risikobewertungen vorgeschlagen und ausgewählt. Diese werden dann im Maßnahmenmanagement verfolgt und ausgewertet. Zudem kann der aktuelle Status der Maßnahmen am entsprechenden Risiko verfolgt werden und in Auswertungen und Berichten berücksichtigt werden.

Die Verfolgung und Durchführung der Maßnahmen findet im Maßnahmenmanagement statt: Anhand der individuellen Workflows können die verschiedenen Arbeitsschritte definiert und den entsprechenden Bearbeiter zugewiesen werden. Diese werden per Mail über ihre Aufgabe informiert. Die Maßnahme ist hierbei stets mit ihrem Ursprung – dem Risiko – verknüpft. Sofern ihre Berechtigungen dies zulassen, können die Bearbeiter der Maßnahme sich über die Verlinkung auch das Risiko anschauen.

Risiko-Audits ermöglichen im Rahmen eines ganzheitlichen Risikomanagements eine strukturierte Betrachtung und Bewertung der internen Prozesse. Zunächst wird hierzu ein umfassender Fragenkatalog erarbeitet, der beispielsweise die Themengebiete Ablauforganisation, Gesetze und Richtlinien oder Mitarbeiter beinhaltet. Ziel der Audits ist es, Schwachstellen zu identifizieren und adäquate Korrekturmaßnahmen im kontinuierlichen Verbesserungsprozess einzuleiten. Durch das Durchführen regelmäßiger Risikoaudits können potenzielle Risiken frühzeitig ermittelt und geeignete Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen eingeleitet werden.

BITqms begleitet den kompletten Prozess von der Definition der Auditfragen und möglichen Feststellungen, über die (mobile) Beantwortung der Auditfragen bis hin zu automatischen Vorschlägen für passende Korrekturmaßnahmen und Ableitung von Risiken mit anschließender Bewertung und Prävention. Das durchdachte Zusammenspiel der BITqms-Module gewährleistet ein unkompliziertes Risikomanagement, das sich problemlos in den Arbeitsalltag integrieren lässt.

Relevante Feststellungen während des Risikoaudits können automatisiert an das Risikomanagement übermittelt werden. Für den Risikomanager wird so automatisch ein entsprechender Prozess angestoßen: Zunächst wird eine kurze Risikoanalyse vorgenommen, um relevante Informationen zu erfassen und zu entscheiden, ob ein bestehendes Risiko ergänzt oder ein neues Risiko angelegt werden soll. Die Risikobewertung selbst findet in regelmäßigen Intervallen statt, um Veränderungen der Risikolage und die Auswirkung der Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen zu berücksichtigen. Durch die Mehrfachbewertung kann die Entwicklung eines Risikos im Zeitverlauf schnell und anschaulich dargestellt werden.

Um Produkte oder auch interne Prozesse und Strategien sowie die Servicequalität eines Unternehmens kontinuierlich und nachhaltig zu verbessern, ist ein umfassendes Beschwerde- und Fehlermanagement von Bedeutung. Dabei geht es darum, internes wie externes Feedback zu verwalten, zu bewerten und zu priorisieren und entsprechend zu verarbeiten, um daraus Risiken und Maßnahmen abzuleiten. Eine Beschwerde oder ein Fehler liefert wertvolle Informationen über den Praxisalltag und die Zufriedenheit der Kunden, die in dieser Form in keiner anderen Weise gewonnen werden können. Dementsprechend viel Verbesserungspotenzial steckt in diesem Wissen: Nur durch das Erkennen von Fehlern und Risiken sowie dem Einleiten entsprechender Gegenmaßnahmen kann eine kontinuierliche Verbesserung stattfinden und dauerhaft die Unzufriedenheit der Kunden vermieden werden.

Mit BITqms kann ein zielgerichtetes Fehler- und Beschwerdemanagement unkompliziert umgesetzt werden. Dazu zählen individuell gestaltbare Erfassungsbögen, die strukturierte Abarbeitung der Erkenntnisse und eine zügige Umsetzung von abgeleiteten Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen. Zudem können Risiken, die im Rahmen der Beschwerdebearbeitung identifiziert wurden, automatisiert ins Risikomanagement übergeben und somit effizient gesteuert werden.