Projekt- und Vorgangsmanagement
BITqms - die Software für Vorgänge und Projekte im Unternehmen.
Die Software bietet eine flexible Umgebung, um die unterschiedlichen Vorgänge und Projekte im Unternehmen passgenau abzubilden. BITqms stellt hierfür eine Toolbox mit frei definierbaren Meldeformularen, Checklisten und Bearbeitungsabläufen sowie flexibel zusammenstellbaren Auswertungen und Berichten zur Verfügung, damit die Vorgänge genau so abgebildet werden können, wie es zu den Anforderungen und Ihrem Unternehmen passt.
Wie läuft Projekt- und Vorgangsmanagement mit der Software BITqms ab?
Unsere Software unterstützt Ihr Projekt- und Vorgangsmanagement optimal bei der Strukturierung, Umsetzung und Auswertung:
- Frei definierbare Inputformulare, auf deren Basis der Vorgang gestartet wird
- Flexibel anpassbare Abläufe und Aufgabenverteilung
- Dokumentierte Durchführung der Bearbeitung
- Einheitliche Vorgehensweise durch standardisierte Verfahren und interne Wissensdatenbank
- Benachrichtigungen bei anstehenden Aufgaben sowie Erinnerungen bei Überschreiten von Terminen
- Automatisiertes Ableiten weiterer Bearbeitungsvorgänge oder Maßnahmen abhängig von den Bearbeitungsergebnissen
- Flexible Berichte & Analysen, die Informationen aus den Vorgängen aufgreifen und Verbesserungspotenziale aufzeigen
Beispiele für Vorgänge und Projekte mit der Software BITqms
Beschwerdemanagement
Mit BITqms können Sie ein zielgerichtetes Beschwerdemanagement unkompliziert umsetzen. Dazu zählen individuell gestaltbare Feedback-Formulare, die strukturierte Abarbeitung der Erkenntnisse, die Kommunikation mit dem Beschwerdeführer und eine zügige Umsetzung von abgeleiteten Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen.
Ideenmanagement
Ein gelebtes Ideenmanagement kann neben der Verbesserung von Prozessen zu einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, Qualitätssteigerung und Kostenreduktion im Unternehmen führen. Die Software BITqms unterstützt bei der Umsetzung eines innovativen Ideenmanagements mit individuellen Erfassungsformularen, standardisierten Bewertungsschemata sowie einer strukturierter Bewertung und Umsetzung der eingegangenen Ideen.
Hinweisgebersystem ("Whistleblowing")
Mit der Software kann das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) hinsichtlich des Hinweisgebersystems problemlos umgesetzt werden: Anonyme Hinweismeldungen mit automatisierten Eingangsbestätigungen sowie die strukturierte Bearbeitung der Meldungen inklusive nachvollziehbarer Dokumentation und anonymisierter Rückmeldung über ergriffene Maßnahmen an den Hinweisgeber.
Meldung von Datenschutzvorfällen
Mit BITqms kann ein Datenschutzvorfall unkompliziert gemeldet und weiterverarbeitet werden. Dabei wird die Vorgehensweise individuell festgelegt und dadurch an die Struktur des Unternehmens angepasst. Mit systematischen Prozessen wird nicht nur eine strukturierte, sondern auch schnelle Abwicklung von Datenschutzmeldungen ermöglicht.
Reklamationsmanagement
Ein systematisches Reklamationsmanagement trägt zur Erhöhung der Produktqualität und Ursachenermittlung von Fehlern im Produktionsprozess bei. Die Erfassung der Reklamationen mit BITqms kann über individuell gestaltbare Formulare erfolgen, die beispielsweise über ein Kundenportal bereitgestellt werden können. Bei Bedarf können auch der betroffene Artikel oder entsprechende Lieferant zugeordnet werden. Flexible Berichte und individuelle Auswertungen liefern wertvolle Erkenntnisse für Korrekturmaßnahmen und Verbesserungen - auch auf Artikel- oder Lieferantenbasis.
Modulbroschüre
Laden Sie hier die Modulbroschüre für Projekt- und Vorgangsmanagement mit der Software BITqms herunter.
Klingt interessant?
Und dann?
Über den Tellerrand hinaus: Im Zusammenspiel mit anderen BITqms-Modulen
Zum automatisierten Start von Vorgängen können flexibel definierbare Input-Formulare verwendet werden. Diese elektronischen Formulare können im BITqms Formularmanagement dank über 30 verschiedenen Formularelementen nach den individuellen Anforderungen des jeweiligen Vorgangs designt werden. Beim Ausfüllen des Formulars wird von der Software automatisch der passende Vorgang gestartet und die entsprechenden Bearbeiter per E-Mail benachrichtigt. So wird sichergestellt, dass jede Meldung zeitnah bearbeitet wird.
Während der Bearbeitung von Projekten und Vorgängen können Sie die Formulare zudem als Checklisten für erledigte Projektschritte und als Umlaufbelege für die Erfassung relevanter Informationen einsetzen. So können die Formulare genutzt werden, um Bearbeitungsfortschritte und Ergebnisse zu dokumentieren oder bestimmte Informationen in Zusammenhang mit dem Projekt einzuholen.
Formulare werden dafür bei der Definition von Vorgängen unkompliziert dem jeweiligen Bearbeitungsschritt zugeordnet.
Während dem Projektablauf wird das Formular dann dem entsprechenden Bearbeiter angezeigt. Das Ausfüllen des Formulars ist dabei an den Abschluss der Aufgabe gekoppelt. Sind noch Pflichtfelder offen, kann die Aufgabe nicht abgeschlossen werden. So wird gewährleistet, dass alle benötigten Informationen angegeben werden.
Durch das Ausfüllen der Umlaufbelege können alle relevanten Informationen direkt am jeweiligen Vorgang erfasst und übersichtlich zusammengetragen werden.
Häufig sind für die Planung und Durchführung von Aufgaben und Maßnahmen verschiedene Dokumente relevant, z. B. Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Hintergrundinformationen. Alle relevanten Informationen stehen den Bearbeitern in Form von mitgeltenden Unterlagen direkt an der Aufgabe zur Verfügung.
Besonders praktisch: Die relevanten Dokumente können mit einem Klick geöffnet werden, ohne den Arbeitskontext verlassen zu müssen.
Aus Vorgängen wie beispielsweise Ideen, Verbesserungsvorschlägen, Beschwerden oder Hinweismeldungen können automatisiert Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet werden. Diese können direkt im BITqms Aufgaben- und Maßnahmenmanagement umgesetzt und ausgewertet werden. Zur besseren Nachvollziehbarkeit werden die Maßnahmen mit ihrem Ursprung – dem jeweiligen Vorgang (Idee, Verbesserungsvorschlag, Beschwerde etc.) – verknüpft, sodass alle relevanten Informationen für die verantwortlichen Bearbeiter jederzeit in der Software verfügbar sind.
Im Rahmen von Vorgängen wie beispielsweise Beschwerden, Fehlermeldungen, Reklamationen oder Hinweismeldungen können Risiken identifiziert werden. Diese können direkt im BITqms Risikomanagement erfasst und gesteuert werden. Zur besseren Nachvollziehbarkeit werden die Risiken mit ihrem Ursprung – dem jeweiligen Vorgang (Beschwerde, Hinweismeldung, Reklamation etc.) – verknüpft, sodass alle relevanten Informationen für die verantwortlichen Bearbeiter jederzeit in der Software verfügbar sind.
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