Projekt- und Vorgangsmanagement - Software BITqms

Themen und Vorgänge im QM jederzeit im Blick - ganz ohne Nachfragen.

Im QM laufen oft viele verschiedene Projekte und Vorgänge zur gleichen Zeit ab. Hier gilt es, den Überblick zu bewahren und es ist entscheidend, dass diese Themen von Anfang an greifbar bleiben und sich im weiteren Verlauf nicht verselbständigen. Mit BITqms erfassen Sie Vorgänge und Projekte strukturiert und behalten ihren Verlauf durchgängig nachvollziehbar im Zusammenhang.

Habe ich jederzeit im Blick, welche Vorgänge offen sind – und aus welchem Grund?
Ist klar geregelt, wer wofür verantwortlich ist?
Bleibt im Alltag alles nachvollziehbar, auch wenn es stressig wird?

Wie verbessert unsere Software Ihr Projekt- und Vorgangsmanagement?

Flexibler Arbeitsablauf

Mit BITqms gestalten Sie den Vorgangsablauf exakt so, wie es zu Ihren Prozessen passt.

Lückenlose Dokumentation

Individuelle Checklisten und Protokolle dokumentieren Vorgänge vollständig und nachvollziehbar.

Klare Aufgabenverteilung

Durch den workflowgesteuerten Ablauf innerhalb der Software ist klar geregelt, welcher Beteiligte zu welchem Zeitpunkt welche Aufgabe hat.

Unterstützte Kommunikation

Die Bearbeiter werden über anstehende Aufgaben per Mail informiert. Mit einem Klick gelangen sie direkt zum Vorgang und erhalten alle Informationen zur Bearbeitung.

Wie läuft Projekt- und Vorgangsmanagement mit der Software BITqms ab?

Durch den Einsatz von BITqms steuern Sie Projekte und Vorgänge im Qualitätsmanagement strukturiert und digital. Mit unserer Software können Sie Zuständigkeiten klar definieren und Informationen nachvollziehbar dokumentieren. So organisieren Sie auch komplexe Abläufe effizient. Die Lösung unterstützt Sie dabei, Anforderungen zuverlässig zu erfüllen und Ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren.

Die Umsetzung erfolgt in einem klar strukturierten Prozess: Vorgänge und Projekte werden zunächst über anpassbare Formulare erfasst. Anschließend steuert die Software die Bearbeitung über definierte Abläufe und Zuständigkeiten. Alle Schritte werden automatisch dokumentiert und lassen sich mithilfe integrierter Auswertungen gezielt analysieren. So behalten Sie jederzeit den Überblick und schaffen die Grundlage für fundierte Entscheidungen und kontinuierliche Verbesserungen.

Erfahren Sie mehr:

Vorgänge und Projekte erfassen

Neue Projekte oder Vorgänge werden über konfigurierbare Meldeformulare erfasst. Dabei legen Sie fest, welche Informationen abgefragt werden, etwa Projektziele, Verantwortlichkeiten, Fristen oder Bewertungen bzw. Details zur Meldung, Kontaktdaten oder sogar Dateiuploads. So entsteht von Beginn an eine strukturierte Datengrundlage. Nach dem Absenden wird der passende Prozess direkt in der Software gestartet. Vorlagen und definierte Abläufe sorgen für eine systematische Bewertung und Bearbeitung.

Button zum Öffnen von Vorgangsvorlagen in der Software BITqms

Workflowgesteuert bearbeiten

Die Bearbeitung erfolgt über klar definierte Abläufe und Zuständigkeiten. Die Software übernimmt die Steuerung der einzelnen Schritte und informiert automatisch über Aufgaben, Fristen und Statusänderungen. Dadurch behalten alle Beteiligten jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand.

Button für den Abschluss eines Arbeitsschritts in der Software BITqms

Bearbeitung dokumentieren

Alle Schritte im Projekt- oder Vorgangsverlauf werden automatisch dokumentiert und können durch indivduelle Checklisten und Formulare ergänzt werden, um alle Informationen zur Bearbeitung zu erfassen. So entsteht eine lückenlose Historie, die jederzeit nachvollziehbar ist – ein entscheidender Vorteil für Audits, interne Reviews oder ISO-konforme QM-Systeme.

Button zum Ausfüllen eines Bearbeitungsformulars für einen Vorgang in der Software BITqms

Auswerten & verbessern

Mit den integrierten Analyse- und Berichtsfunktionen werten Sie Projekte und Vorgänge gezielt aus. Sie erkennen Engpässe, messen Fortschritte und leiten daraus konkrete Optimierungspotenziale ab. So wird kontinuierliche Verbesserung im Qualitätsmanagement messbar und steuerbar.

Button zum Öffnen von Ansichten in der Projekt- und Vorgangsmanagement-Software BITqms

Standardisierte Abläufe

Festgelegte Workflows sorgen für klare Prozesse, reduzieren Fehlerquellen und schaffen Transparenz im gesamten Projekt- und Vorgangsmanagement.

Zentrale Dokumentation

Alle Informationen, Bearbeitungsschritte und Entscheidungen werden nachvollziehbar dokumentiert – revisionssicher und jederzeit abrufbar.

Icon für geregelte Zuständigkeiten in der Software BITqms

Transparente Zuständigkeiten

Rollen, Verantwortlichkeiten und Fristen sind in der Software klar definiert. So weiß jeder, was wann zu tun ist.

Icon für gezielte Analysen in der QM-Software BITqms

Gezielte Auswertung & Analyse

Integrierte Auswertungen liefern die Grundlage für gezielte Maßnahmen und kontinuierliche Verbesserungen im Qualitätsmanagement.

Digitalisieren Sie mit BITqms die verschiedensten Projekte und Vorgänge.

Hier mal ein paar Beispiele:

Beschwerdemanagement

Mit BITqms setzen Sie ein zielgerichtetes Beschwerdemanagement einfach und effizient um. Dazu gehören individuell gestaltbare Feedback-Formulare, eine strukturierte Bearbeitung der Rückmeldungen, die Kommunikation mit dem Beschwerdeführer sowie die zügige Umsetzung von Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen.

Ideenmanagement

Ein wirksames Ideenmanagement ist ein zentraler Bestandteil kontinuierlicher Verbesserungsprozesse. BITqms unterstützt Sie dabei, Ideen strukturiert zu erfassen, zu bewerten und gezielt umzusetzen. Mitarbeitende können ihre Vorschläge einfach über individuell konfigurierbare Formulare einreichen – auch mit Dateianhängen. Der gesamte Prozess bleibt dank standardisierter Bewertungsschemata und klar definierter Workflows transparent und nachvollziehbar.

Reklamationsmanagement

Mit unserer Software erfassen Sie Reklamationen über individuell konfigurierbare Formulare, auf Wunsch auch direkt über ein integriertes Kundenportal. Von der Annahme über die strukturierte Bearbeitung bis zur gezielten Auswertung behalten Sie alle Vorgänge im Blick. Vielfältige Analysefunktionen liefern auf Knopfdruck Transparenz über Ihr Reklamationsmanagement und zeigen Verbesserungspotenziale auf.

QM-Lösungen speziell für das Gesundheitswesen

Zum Beispiel:

CIRS

BITqms unterstützt ein systematisches Critical Incident Reporting System (CIRS) und begleitet den gesamten Prozess. Mit dem Eingang einer anonymen Meldung, z.B. über ein Mitarbeiterportal, wird die Bearbeitung automatisch angestoßen. Diese umfasst die Bewertung des Vorfalls sowie die Ableitung geeigneter Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen. Potenzielle Risiken können direkt in das Risikomanagement überführt werden, um Sicherheit und Qualität in der Gesundheitseinrichtung nachhaltig zu stärken.

Patientenbefragungen

Regelmäßige Patientenbefragungen liefern wertvolle Hinweise auf Verbesserungspotenziale, kritische Ereignisse und Risiken. Unsere Software BITqms unterstützt ganzheitlich bei digitalen Patientenbefragungen – von der flexiblen Gestaltung der Fragebögen, den verschiedenen Möglichkeiten zur Durchführung, über die standardisierte Auswertung und das Ableiten von Verbesserungspotenzialen aus den Patientenbefragungen.

… und noch viele weitere Möglichkeiten

Modulbroschüre

Laden Sie hier die Broschüre für Projekt- und Vorgangsmanagement mit der QM-Software BITqms herunter.

Klingt interessant?

Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort, wie das Projekt- und Vorgangsmanagement mit der QM-Software BITqms aussehen könnte.

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Und dann?

Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau der Vorgänge und Projekte, Gestaltung der Eingangswege für Meldungen oder die Definition des Bearbeitungsprozesses.