Begehungsmanagement
BITqms - die Software für mobile Begehungen.
Wie laufen mobile Begehungen mit der Software BITqms ab?
Unsere Software ermöglicht regelmäßige mobile Begehungen von Inventar sowie systematische Auswertungen zur nachhaltigen Verbesserung der Qualitätssicherung. Dabei bildet die Software die unternehmensweite Inventarstruktur zentral ab, das Inventar wird dann im Rahmen von regelmäßigen Begehungen bewertet, wobei spezielle Eigenschaften oder Zuordnungen des Inventars in die Gestaltung der Begehung einfließen können. BITqms stellt sicher, dass die jeweiligen Begehungen in den festgelegten Intervallen durchgeführt werden und sendet hierzu Benachrichtigungen per E-Mail an die zuständigen Bearbeiter.
Die Durchführung mobiler Begehungen mit Tablets bietet eine hohe Flexibilität und eine detailgetreue Dokumentation vor Ort – inkl. Bild- und Sprachaufnahmen. Für potenzielle Mängel eines Inventarobjekts können vorab Maßnahmen und Sofortmaßnahmen definiert werden. Diese (Sofort-)Maßnahmen werden bei entsprechender Mangelerkennung automatisch von der Software vorgeschlagen und können direkt umgesetzt bzw. zur weiteren Nachverfolgung abgeleitet werden. Das anschließende Begehungsprotokoll wird Ihnen per Knopfdruck mit individuellem Layout und Inhalt ausgegeben. Die Auswertung der Begehungen erfolgt automatisch nach vorab individuell definierten Bewertungskriterien. Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zeigen Verbesserungspotenziale und Handlungsbedarf auf.
Organisieren: Wie unterstützt unsere Software die Abbildung der unternehmensweiten Inventarstruktur?
Innerhalb der Software kann die komplette Inventarstruktur Ihres Unternehmens abgebildet werden: Die Inventarobjekte werden hierbei übergreifend einem Unternehmensbereich wie einem Standort, einer Abteilung oder einem Raum zugeordnet. Wird später eine Begehung eines bestimmten Standorts oder Raums geplant, so werden die zugeordneten Inventarobjekte automatisch für diese Begehung vorgeschlagen.
Für jedes Inventarobjekt können bestimmte Eigenschaften definiert werden, wie bspw. Typ, Anschaffungsdetails oder Kostenstelle. Zur eindeutigen Kennung kann auch ein entsprechender Barcode oder QR-Code hinterlegt werden. Für jedes Inventarobjekt lassen sich zudem ein individuelles Bewertungsschema mit verschiedenen Antwortmöglichkeiten sowie mögliche Mängel definieren. Dies stellt die Grundlage für die standardisierte Durchführung von Begehungen dar.
- Strukturierte Abbildung aller Inventarobjekte
- Standardisierung durch individuelle Bewertungsschemata und vordefinierbare Mängel
Einplanen: Wie unterstützt unsere Software die regelmäßige Begehung von Inventar?
Mit BITqms legen Sie bei der Planung fest, in welchem Intervall eine Begehung stattfinden soll: täglich, wöchentlich, einmalig pro Quartal etc. Hierbei steht auch eine völlig individuelle Definition zur Verfügung, bspw. alle zwei Wochen montags von 10:00 – 12:00 Uhr (inkl. definierbarem Start- und Endzeitpunkt). So wird automatisch für den nächsten Termin eine neue Ausführung angelegt und die zuständigen Mitarbeiter werden rechtzeitig per Mail erinnert. Dadurch wird gewährleistet, dass die Begehung regelmäßig durchgeführt wird und keine Ausführung in Vergessenheit gerät. Dies führt zu einer erheblich verbesserten Qualitätssicherung.
- Automatisierte Planung von Begehungen nach frei definierbaren Intervallen
- Steigerung der Qualitätssicherung durch regelmäßige Überprüfungen
Durchführen: Wie unterstützt unsere Software die mobile Begehung vor Ort?
Die Prüfung und Bewertung der Inventarobjekte erfolgt über BITqms2Go mobil mit dem Tablet direkt vor Ort in der Produktionshalle oder Betriebsstätte. Ausführliche Beschreibungen werden unkompliziert mit Sprachaufnahmen aufgezeichnet, statt mühsam eingegeben – oder durch aussagekräftige Bildaufnahmen ersetzt. So kann eine detailgetreue Dokumentation des Inventarobjekts erfolgen und dennoch Bearbeitungszeit eingespart werden. Zudem entfällt so ein lästiges Zuordnen von Bildern und Aufnahmen im Nachgang, da die Informationen automatisch an der Bewertung des jeweiligen Inventarobjekts hinterlegt werden.
Gerade in Produktionsstätten und abgelegenen oder sicherheitsrelevanten Bereichen steht eine Internetverbindung nicht immer zur Verfügung. Deshalb kann BITqms2Go problemlos auch offline genutzt werden.
Alternativ zur mobilen Begehung ist auch das Bewerten der Inventarobjekte am PC mit der Software möglich.
- Mobile Begehung mit Tablet - auch ohne bestehende Internetverbindung möglich
- Keine Plattformbeschränkung: iOS, Android und Windows werden unterstützt
Erkennen: Wie unterstützt unsere Software die frühzeitige Mangelerkennung?
Beim Durchführen der mobilen Begehung wird eine Liste von möglichen Mängeln für jedes Inventarobjekt in der Software zur Verfügung gestellt. Hier können die vorhandenen Mängel per Klick ausgewählt werden. Basierend auf dieser Auswahl werden automatisch die passenden Sofortmaßnahmen für das Inventarobjekt vorgeschlagen. Diese Sofortmaßnahmen dienen der direkten Mängelbehebung und können vom Bearbeiter sofort im Rahmen der mobilen Begehung umgesetzt und in der Software dokumentiert werden.
- Standardisierung dank einer Liste potenzieller Mängel für jedes Inventarobjekt
- Direkte Mangelbehebung durch den Vorschlag passender Sofortmaßnahmen
Nachverfolgen: Wie unterstützt unsere Software die Ableitung von Maßnahmen?
Basierend auf den erkannten Mängeln schlägt die Software nach Durchführung der mobilen Begehung automatisch passende Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen vor, die der verantwortliche Bearbeiter auf Knopfdruck anstoßen kann. Die neu gewonnenen Erkenntnisse werden so direkt als Aufgaben den jeweiligen Bearbeitern zugeteilt und können zeitnah umgesetzt werden.
Alle Maßnahmen, die aus einer mobilen Begehung resultieren, werden mit dem entsprechenden Ergebnis und Bearbeitungsstatus in einer Übersicht direkt an der Begehung innerhalb der Software angezeigt. So hat der Verantwortliche jederzeit den Überblick, welche Maßnahmen bereits durchgeführt wurden bzw. welche noch ausstehen. Außerdem können Status und Durchführung der Maßnahmen durch verschiedene Auswertungen nachverfolgt werden.
Der Bearbeiter der nächsten Begehung kann die Maßnahmen und die Beantwortungshistorie in der Software mobil direkt vor Ort einsehen und sich so ein Bild über erfolgte Verbesserungen seit den letzten Begehungen machen.
- Nahtlose Integration des Maßnahmenmanagements
- Automatische Vorschläge passender Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen
- Einfache Nachverfolgung der Maßnahmen durch übersichtliche Listen
Nachweisen: Wie unterstützt unsere Software die Erstellung des Begehungsprotokolls?
Das Begehungsprotokoll kann nach Beenden der Begehung auf Knopfdruck erstellt und als MS Word- oder PDF-Dokument exportiert werden. Layout und Inhalt der Begehungsprotokolle können flexibel zusammengestellt werden – so kann das Protokoll je nach Zielgruppe bspw. eine andere Informationstiefe enthalten oder eine andere Designvorlage verwenden. Abhängig von den gewählten Einstellungen können dabei alle Informationen aus der Begehung berücksichtigt werden: Ergebnisse, Bewertung der Inventarobjekte, Mängel und Abweichungen, Bilder etc.
Praktisch: Die Druckversion des Begehungsprotokolls kann automatisch an die Verantwortlichen weitergeleitet oder über Portale zur Verfügung gestellt werden – so erhalten auch Gebiets- oder Bereichsleiter schnell einen Überblick über ihre Verantwortungsbereiche.
- Automatische Generierung des Begehungsprotokolls
- Individuelle Zusammenstellung von Layout und Inhalt
- Exportmöglichkeiten in MS Word oder PDF
Analysieren: Wie unterstützt unsere Software die systematische Auswertung und Identifikation von Verbesserungspotenzialen?
Mit dem umfangreichen Berichtswesen behalten Sie anstehende Begehungen und überfällige Maßnahmen stets im Blick. Spezielle Berichte erleichtern zudem Ihren Arbeitsalltag: So bietet beispielsweise die Begehungsliste einen schnellen Überblick über alle anstehenden und abgeschlossenen Begehungen inkl. deren Ergebnis sowie nächsten geplanten Durchführung.
Die Standardisierung der Begehungen ermöglicht zudem aufschlussreiche Vergleiche zwischen verschiedenen Begehungen: Detaillierte Auswertungen wie Ergebnis- und Mangelauswertungen ermöglichen die übergreifende Analyse über Inventartypen, Beurteilungen, Punktequoten, Mängel, Maßnahmen, Zeiträume, Standorte oder Abteilungen etc.
- Den Stand aller Begehungen auf Knopfdruck im Überblick
- Berichte über anstehende Aufgaben und offene Vorgänge
- Einfache Analyse von Verbesserungspotenzialen
Modulbroschüre
Laden Sie hier die Modulbroschüre für Begehungsmanagement mit der Software BITqms herunter.
Klingt interessant?
Und dann?
Über den Tellerrand hinaus: Im Zusammenspiel mit anderen BITqms-Modulen
In Kombination mit dem Maßnahmenmanagement ergibt sich in BITqms eine effiziente und konsequente Maßnahmenverfolgung: Im Begehungsmanagement werden passende Maßnahmen auf Basis der Ergebnisse vorgeschlagen und ausgewählt. Diese werden dann im Maßnahmenmanagement verfolgt und ausgewertet. Zudem kann der aktuelle Status der Maßnahmen an der entsprechenden Begehung verfolgt werden und in Auswertungen und Berichten berücksichtigt werden.
Die Verfolgung und Durchführung der Maßnahmen findet im Maßnahmenmanagement statt: Anhand der individuellen Workflows können die verschiedenen Arbeitsschritte definiert und den entsprechenden Bearbeiter zugewiesen werden. Diese werden per Mail über Ihre Aufgabe informiert. Die Maßnahme ist hierbei stets mit ihrem Ursprung – der Begehung – verknüpft und enthält zudem die nötigen Informationen über das entsprechende Inventarobjekt sowie die identifizierten Mängel. Sofern ihre Berechtigungen dies zulassen, können die Bearbeiter der Maßnahme sich über die Verlinkung auch die Begehung anschauen.
Zur blitzschnellen Erkennung des betroffenen Inventars beim Durchführen einer mobilen Begehung vor Ort kann bei Bedarf der Barcodescan über die Kamera des mobilen Endgeräts (Tablet-PC, …) verwendet werden. Dies ermöglicht eine automatische Identifizierung des jeweiligen Inventarobjekts. Zudem kann ein unveränderlicher Ort-/Zeit-/Benutzerstempel generiert werden.
Besonders praktisch: BITqms unterstützt mehr als 40 Barcodetypen.
Neben der Beurteilung von Inventarobjekten besteht zudem die Möglichkeit, im Rahmen einer Begehung ausgewählte Fragen oder komplette Fragenkataloge zu beantworten. Die entsprechenden Fragen stehen dann ebenfalls dem Bearbeiter der Begehung mobil auf dem Tablet zur Beantwortung zur Verfügung. So lassen sich beispielsweise übergreifende Kontrollfragen ohne konkreten Inventarbezug in die regelmäßigen Begehungen integrieren.
Bei Bedarf kann die Durchführung von Begehungen und Bearbeitung von resultierenden Maßnahmen schichtabhängig gestaltet werden. Hierfür kann das benötigte Schicht-Modell definiert werden (z.B. Drei-Schicht-Betrieb). Für die einzelnen Schichten können entsprechende Arbeitsabläufe und Maßnahmen definiert werden. Die passenden Maßnahmen werden je nach entsprechender Schicht automatisch generiert. Zudem stehen auch schichtabhängige Auswertungen im Begehungsmanagement zur Verfügung, z.B. für die jeweilige Schicht in Arbeit befindliche Begehungen, schichtabhängige Begehungsübersichten, -Mangelanalyse, -Benchmarking, …
Häufig sind für die Planung und Durchführung einer mobilen Begehung verschiedene Dokumente relevant, z. B. Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Hintergrundinformationen. Alle relevanten Informationen stehen den Bearbeitern in Form von Mitgeltenden Unterlagen direkt an der Begehung in der Software zur Verfügung – sowohl am PC als auch mobil auf dem Tablet.
Besonders praktisch: Die relevanten Dokumente können mit einem Klick geöffnet werden, ohne den Arbeitskontext verlassen zu müssen.
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