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Dokumentenmanagement

BITqms - die Software für Dokumentenlenkung und Dokumentenverteilung.

Mit BITqms wird der komplette Lebenszyklus eines Dokuments mithilfe flexibler Freigabeprozesse abgebildet. Dabei wird der gesamte Prozess durch automatisierte Kommunikation unterstützt: Zuständige Bearbeiter werden beispielsweise bei Kommentaren und anstehenden Aufgaben informiert, Leser erhalten Benachrichtigungen über neue und aktualisierte Dokumente. So entsteht durch den Einsatz der Software BITqms nicht nur ein normkonformes Dokumentenmanagement, sondern eine aktiv gelebte Dokumentation.

Icon für das BITqms-Modul Dokumentenmanagement

Wie läuft Dokumentenmanagement mit der Software BITqms ab?

Unsere Software BITqms unterstützt Ihr Dokumentenmanagement optimal: Die Software ermöglicht sowohl die revisionssichere Dokumentenlenkung als auch die zielgruppengerechte Verteilung der Dokumente.

Dabei bildet unsere Software den gesamten Lebenszyklus eines normkonformen Dokuments ab: Verfassen, Prüfen, Freigeben sowie automatisierte Aktualitätsprüfung und Archivierung nach frei definierbaren Zeiträumen. So stellen Sie sicher, dass jederzeit die aktuelle und inhaltlich richtige Version eines Dokuments verwendet wird. Die Verteilung der freigegebenen Dokumente erfolgt individuell auf Mitarbeiter und Arbeitskontext zugeschnitten. Dabei wird die Verteilung der Inhalte durch automatisierte Kommunikation unterstützt. 

Der Freigabeprozess für Ihr Dokumentenmanagement kann mit unserer Software BITqms flexibel gestaltet werden. So können Sie Ihre Prozesse genauso abbilden wie diese wirklich sind. Die jeweils zuständigen Bearbeiter werden dabei per E-Mail über anstehende Aufgaben, Kommentare und Rückfragen der Kollegen benachrichtigt.

Verfassen: Wie unterstützt unsere Software die Dokumentenerstellung? 

Aufgaben klar verteilen
Durch den workflowgesteuerten Ablauf innerhalb der Software wird klar, welcher Bearbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Aufgabe hat und die Erstellung voranbringt.
Darüber hinaus sorgt die zentrale Speicherung des Dokuments dafür, dass alle Bearbeiter den aktuellen Stand zur Verfügung haben und immer an der richtigen Version arbeiten – zeitaufwändiges Zusammenfügen verschiedener Arbeitsstände oder das Hin- und Herschicken von lokalen Dateien werden durch den Einsatz von BITqms überflüssig.

MS Office-Direktbearbeitung nutzen
Dabei müssen Sie nicht auf die Vorteile Ihrer gewohnten Programme wie MS Office bei der Dokumentenbearbeitung verzichten: Dokumente in MS Word, MS Excel, MS Powerpoint und MS Visio können direkt aus BITqms heraus geöffnet und wie gewohnt bearbeitet werden. Beim Speichern in den MS Office-Programmen erfolgt automatisch ein Rückspeichern des Dokuments in die Software BITqms. 
Alternativ stehen Ihnen für die Dokumentenerstellung weitere Dateiformate wie HTML, Diagramme etc. zur Verfügung, die mit in BITqms integrierte Editoren erstellt und bearbeitet werden können. 

Praktisch: Die direkte Anzeige der MS Office-Dateien in BITqms erfolgt im PDF-Format. So können auch Mitarbeiter ohne entsprechende Lizenzen für die jeweiligen Programme diese Dateien einsehen.

Struktur und inhaltliche Vorgaben einhalten
Verschiedene Inhaltsvorlagen und Dokumententypen sorgen zudem für Struktur und inhaltliche Vorgaben sowie automatische Voreinstellungen. Dabei ermöglicht die zentrale Verwaltung von Druckvorlagen in der Software BITqms, die Vorlagen für das Layout unabhängig von den Dokumenten zu speichern und übergreifend zu bearbeiten. So können sich die Bearbeiter bei der Erstellung der Dokumente auf das Wesentliche konzentrieren: den Inhalt.

Abschluss der Aufgabe der Dokumentenerstellung
Ablauf der Dokumentenlenkung: Aktuelle Aufgabe "Verfassen"
×
Flexibel gestaltbarer Freigabeprozess von Dokumenten mit der Software BITqms
Dokumentenmanagement: Ablauf des Freigabeprozesses
×
Vielfältige Möglichkeiten zur Dokumentenerstellung in der Software BITqms - MS Office Integration, HTML-Editor, Diagramm-Editor etc.
Vielfältige Formate: MS Word, Excel, Powerpoint, PDF, HTML, Diagramm etc.
×
Abschluss der Aufgabe der Dokumentenprüfung
Ablauf der Dokumentenlenkung: Aktuelle Aufgabe "Prüfen Fachabteilung"
×
Übersichtlicher Versionsvergleich bei der Prüfung von Dokumenten mit der Software BITqms
Änderungen im Blick: Versionsvergleich
×

Prüfen: Wie unterstützt unsere Software die Dokumentenprüfung?

Die Kommunikation zwischen den Bearbeitern wird durch die Software BITqms zielgerichtet gesteuert: Als zuständiger Bearbeiter werden Sie über Ihre anstehenden Aufgaben per Mail informiert. Durch einen Klick auf den Link in der Mail befinden Sie sich sofort im Arbeitskontext, wo neben dem zu prüfenden Dokument auch alle Kommentare und Hinweise der Kollegen angezeigt werden. So stehen Ihnen alle notwendigen Informationen für die Prüfung des Dokuments zur Verfügung.
Auch Rückfragen an die Verfasser und das Hinterlegen von Arbeitskommentaren sind mit wenigen Klicks direkt am Dokument möglich – die zuständigen Bearbeiter werden auch hierüber per Mail informiert.

Gibt es bereits eine Vorgängerversion des Dokuments, werden die Änderungen zwischen den Versionen mit dem Versionsvergleich hervorgehoben und sind somit für den Prüfer auf einen Blick ersichtlich.

Freigeben: Wie unterstützt unsere Software die Freigabe im Dokumentenmanagement?

Mit der Freigabe des Dokuments wird der Erstellungszyklus abgeschlossen und die zeitliche Gültigkeit der Dokumentenversion definiert. Auch hier stehen Ihnen als zuständigem Bearbeiter alle Möglichkeiten für Bearbeiter innerhalb des Workflows zur Verfügung (z.B. Arbeitskommentare, Rückfragen an vorherige Bearbeiter oder auch die Rückgabe des Dokuments zur weiteren Überarbeitung).

Nach der Freigabe wird das Dokument mit der Software BITqms zentral für alle Leseberechtigten bereitgestellt. Dabei wird immer die aktuellste Version des Dokuments angezeigt – bei der Freigabe des neuen Dokuments können Leser sogar per E-Mail über die Neuerungen benachrichtigt werden.

Abschluss der Aufgabe der Dokumentenfreigabe
Ablauf der Dokumentenlenkung: Aktuelle Aufgabe "Freigeben"
×
Strukturierte Freigabe von Dokumenten vom Gültigkeitsdatum bis zur Aktualitätsprüfung
Dokumentenfreigabe mit abweichendem Freigabedatum möglich
×
Bestätigung des Lesens von Dokumenten
Dokumentenverteilung: Lesen bestätigen
×
Nachweisbare Dokumentation der Lesebestätigungen eines Dokuments mit der Software BITqms
Überblick über offene und geleistete Lesebestätigungen
×

Lesen: Wie unterstützt unsere Software die Verteilung im Dokumentenmanagement?

Freigegebene Dokumente können von den entsprechenden Leseberechtigten jederzeit in der Software eingesehen werden. Um sicherzustellen, dass jeder die für ihn bestimmten Informationen auch tatsächlich und nachvollziehbar liest, stehen Ihnen in unserer Software Lesebestätigungen für ausgewählte Gruppen oder auch für einzelne Personen zur Verfügung. So wird nachweisbar dokumentiert, welcher Mitarbeiter das entsprechende Dokument wann gelesen hat. Auch erweiterte Lesebestätigungen mit frei definierbaren Befragungsformularen zur Verständnisüberprüfung sind mit BITqms kein Problem.

Der Versionsvergleich ermöglicht es auch für Leser, Neuerungen und Änderungen auf einen Blick nachzuvollziehen.

Verwenden: Wie unterstützt unsere Software den Dokumenteneinsatz?

BITqms unterstützt dabei, allen Mitarbeitern jederzeit das richtige Dokumente im richtigen Kontext zur Verfügung zu stellen. So werden Qualitätsmanagement-Handbuch, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Richtlinien nicht nur in der Theorie dokumentiert, sondern aktiv eingesetzt und somit gelebt.

Dokumente können innerhalb der Software als mitgeltende Unterlagen an verschiedenen Vorgängen sowie anderen Dokumenten hinterlegt und in dem jeweiligen Kontext direkt eingesehen werden. So können Informationen innerhalb des Dokumentenmanagements zielgerichtet miteinander verknüpft und Zusammenhänge transparent dargestellt werden.

Zudem erhalten Sie über die integrierte Volltextsuche Vorschläge für passende Dokumente zu einem bestimmten Thema oder Schlagwort – dabei werden sowohl selbst vergebene Schlagworte, Dokumenteneigenschaften als auch der Dokumenteninhalt (und selbstverständlich auch die Leseberechtigungen) mit berücksichtigt.

Hinterlegung relevanter Dokumente als mitgeltende Unterlagen an anderen Dokumenten, Aufgaben oder Vorgängen in der Software BITqms
Zugehörige Dokumente direkt am Vorgang verfügbar
×
Volltextsuche inkl. weiterer Suchoptionen zum effizienten Auffinden relevanter Dokumente in der Software BITqms
Volltextsuche: Alle passenden Dokumente auf einen Blick
×
Automatisch eingeleitete Aktualitätsprüfung von Dokumenten in regelmäßigen Zyklen
Ablauf der Dokumentenlenkung: Aktuelle Aufgabe "Aktualitätsprüfung"
×
Automatische Wiedervorlagen sind fester Bestandteil des Freigabeprozesses in der Software BITqms
Regelmäßige Aktualitätsprüfungen als Bestandteil des Prozesses
×

Aktualisieren: Wie unterstützt unsere Software die kontinuierliche Verbesserung der Dokumente?

Durch automatische Wiedervorlagen (Review) gewährleistet die Software die ständige Aktualität der Dokumente und fördert somit den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Vorab werden Bearbeiter festgelegt, die in einem definierten Zeitraum das Dokument auf Aktualität prüfen. Wird festgestellt, dass die Dokumentenversion veraltet ist, legt BITqms automatisch eine neue Dokumentenversion an und startet für diese den Freigabeprozess erneut. 

Veraltete Dokumente werden zeitnah identifiziert und verändert – ohne großen zeitlichen Aufwand. Dies sichert die Aktualität innerhalb des Dokumentenmanagements nachhaltig. 

Archivieren: Wie unterstützt unsere Software die Archivierung im Dokumentenmanagement?

Eine normkonforme Archivierung veralteter Dokumente ist mit BITqms sowohl automatisiert zu einem vorab definiertem Zeitpunkt als auch manuell (z.B. im Rahmen einer Aktualitätsprüfung) möglich.

Bei der Archivierung eines Dokuments wird automatisch dessen Verwendung an allen Stellen innerhalb des Dokumentenmanagements wie Verknüpfungen oder mitgeltende Unterlagen aufgehoben. So wird mit dem Einsatz der Software sichergestellt, dass veraltete Dokumente nicht mehr eingesetzt werden.

Automatische Archivierung von Dokumenten zu einem festgelegten Zeitpunkt in der Software BITqms
Automatische Archivierung zu einem bestimmten Zeitpunkt
×
Normkonforme Archivierung von nicht mehr gültigen Dokumenten
Manuelle Archivierung eines Dokuments inkl. Übersicht der aktuellen Verwendung
×
Auswertungen wie Revisionslisten oder Überblick über Dokumente in Arbeit
Berichte über aktuelle Bearbeitungsvorgänge (Dokumente in Arbeit)
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Auswertungen wie Lesestatistiken oder Überblick über Lesebestätigungen von Dokumenten
Detaillierte Auswertungen wie Lesestatistiken zur Bewertung der Informationsbereitstellung
×

Analysieren: Wie unterstützt unsere Software die systematische Auswertung und Identifikation von Verbesserungspotenzialen?

Mit dem umfangreichen Berichtswesen behalten Sie alle offenen Vorgänge (wie Dokumente in Arbeit, anstehende und überfällige Aufgaben oder Lesebestätigungen) stets im Blick. Spezielle Berichte erleichtern zudem Ihren Arbeitsalltag: So bietet beispielsweise die Revisionsliste einen schnellen Überblick über alle wichtigen Freigabedaten inklusive Gültigkeit bzw. anstehender Aktualitätsprüfung der Dokumente. Detaillierte Auswertungen wie Lese- und Druckstatistiken ermöglichen die gezielte Analyse, welche Dokumente wie häufig verwendet werden und wo Verbesserungspotenziale liegen.

Modulbroschüre

Laden Sie hier die Modulbroschüre für Dokumentenmanagement mit der Software BITqms herunter.

Klingt interessant?
Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie Ihr Dokumentenmanagement mit BITqms aussehen könnte.
Und dann?
Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau des Dokumentenmanagements oder Import bereits bestehender Dokumente und Strukturen.

Über den Tellerrand hinaus: Im Zusammenspiel mit anderen BITqms-Modulen

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