Dokumentenmanagement-Software BITqms
Digitale Dokumentenlenkung und -verteilung.
Durch den Einsatz unserer Software BITqms entsteht nicht nur ein normkonformes Dokumentenmanagement, sondern eine aktiv gelebte Dokumentation. Unsere Software bildet alle Bestandteile des Dokumentenzyklus systematisch ab: Verfassen, Prüfen, Freigeben, Lesen, Verwenden, Aktualisieren und Archivieren. So ergibt sich eine strukturierte Dokumentenlenkung und Verteilung der Dokumente an die Leser.
Wie verbessert unsere Software Ihr Dokumentenmanagement?
Flexibler Freigabeprozess
Mit unserer Software passen Sie die Dokumentenlenkung frei an die spezifischen Anforderungen und Abläufe in Ihrem Unternehmen an.
Zentrale Datenspeicherung
Alle Bearbeiter greifen stets auf die aktuelle Version des Dokuments zu. Das mühsame Zusammenführen verschiedener Arbeitsstände entfällt.
Klare Aufgabenverteilung
Durch den workflowgesteuerten Ablauf ist klar geregelt, welcher Bearbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Aufgabe hat und die Erstellung des Dokuments voranbringt.
Unterstützte Kommunikation
Die Bearbeiter werden über anstehende Aufgaben per Mail informiert. Mit einem Klick gelangen sie direkt zur Aufgabe und erhalten alle Informationen zur Bearbeitung des Dokuments.
Wie läuft digitales Dokumentenmanagement mit BITqms ab?
Unsere Software unterstützt Ihr Dokumentenmanagement optimal: BITqms ermöglicht sowohl die revisionssichere Dokumentenlenkung als auch die zielgruppengerechte Verteilung der Dokumente.
Dabei bildet unsere Dokumentenmanagement-Software den gesamten Lebenszyklus eines normkonformen Dokuments ab: Verfassen, Prüfen, Freigeben sowie automatisierte Aktualitätsprüfung und Archivierung nach frei definierbaren Zeiträumen. So stellen Sie sicher, dass jederzeit die aktuelle und inhaltlich richtige Version eines Dokuments verwendet wird. Die Verteilung der freigegebenen Dokumente erfolgt individuell auf Mitarbeiter und Arbeitskontext zugeschnitten und wird durch automatisierte Kommunikation unterstützt.
Dokumentenlenkung in der Software: Verfassen
Sie können Dokumente mit BITqms direkt in den gewohnten Microsoft Office-Programmen (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint und MS Visio) verfassen. Alternativ stehen verschiedene Editoren zur Erstellung von HTML-Dokumenten, Diagrammen und mehr innerhalb unserer Dokumentenmanagement-Software zur Verfügung.
Dokumentenlenkung in der Software: Prüfen
Die Prüfung einer neuen Version stellt sicher, dass der Inhalt und die Form korrekt sind. Der Prüfer hat dabei alle benötigten Informationen, wie Hinweise und Kommentare der Kollegen, direkt am Dokument in der Software verfügbar. Wenn es bereits eine Vorgängerversion des Dokuments gibt, werden die Änderungen zwischen den Versionen im Versionsvergleich klar ersichtlich.
Dokumentenlenkung in der Software: Freigeben
Mit der Freigabe des Dokuments wird die Erstellung abgeschlossen und die zeitliche Gültigkeit der Dokumentenversion definiert. Freigeber und Freigabedatum sowie die Gültigkeit des Dokuments werden revisionssicher dokumentiert. Sobald ein Dokument freigegeben ist, wird es innerhalb der Software für alle Leseberechtigten bereitgestellt - bei Bedarf erfolgt eine E-Mail mit der Information über die Neuerungen an ausgewählte Leser. Besonders praktisch: Die Software zeigt immer automatisch die aktuell gültige Version des Dokuments an und vermeidet so gezielt, dass versehentlich ein veralteter Stand eingesetzt wird.
Direktbearbeitung in MS Office
Benutzer können Dokumente direkt in den gewohnten Microsoft Office-Programmen (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint und MS Visio) bearbeiten, was das Dokumentenmanagement mit unserer Software BITqms intuitiv und effizient macht.
Vorgaben & Compliance
Die Prüfung der Dokumente stellt sicher, dass Inhalt und Form korrekt sind. So wird unter anderem die Einhaltung bestimmter Vorgaben und Compliance-Anforderungen gewährleistet und die Effizienz im Unternehmen gesteigert.
Versionsvergleich & Informationen
Arbeitskommentare und Änderungen zwischen Versionen sind klar ersichtlich, was die Transparenz bei der Dokumentenentwicklung erhöht. Die Verfügbarkeit aller benötigten Informationen spart Zeit.
Revisionssichere Freigabe
Prüfung und Freigabe von Dokumentenversionen werden mit der Software revisionssicher dokumentiert und bleiben so jederzeit nachvollziehbar und nachweisbar – inklusive aller Hinweise und Informationen zum Bearbeitungsverlauf.
Lesebestätigungen in der Software: Nachweisen
Freigegebene Dokumente können von den Leseberechtigten jederzeit in der Dokumentenmanagement-Software eingesehen werden. Um sicherzustellen, dass jeder die für ihn bestimmten Informationen gelesen hat, können Lesebestätigungen angefordert werden. So wird nachweisbar dokumentiert, welcher Mitarbeiter ein Dokument (z. B. eine Arbeitsanweisung oder Richtlinie) zu welchem Zeitpunkt zur Kenntnis genommen hat. Bei Bedarf können Sie auch Formulare zur Überprüfung des Verständnisses einsetzen.
Arbeitsalltag mit der Software: Dokumente verwenden
Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Richtlinien und das gesamte QM-Handbuch werden mit der Dokumentenmanagement-Software BITqms aktiv an den passenden Stellen eingesetzt und somit im Arbeitsalltag gelebt. Passende Dokumente werden den Mitarbeitern direkt an den Vorgängen bzw. entsprechenden Dokumenten angezeigt, um Zusammenhänge transparent darzustellen und Informationen dort bereitzustellen, wo sie benötigt werden. Die integrierte Volltextsuche unterstützt gezielt mit Vorschlägen für passende Dokumente zu einem bestimmten Thema oder Schlagwort.
Dokumentenlenkung in der Software: Aktualisieren
Die ständige Aktualität und kontinuierliche Verbesserung der Dokumente sind wichtige Bausteine der Dokumentenlenkung innerhalb unserer Software BITqms. Automatische Wiedervorlagen sorgen dafür, dass festgelegte Bearbeiter die Dokumente regelmäßig auf Aktualität prüfen. Stellt der Bearbeiter fest, dass ein Dokument veraltet ist, legt unsere Dokumentenmanagement-Software automatisch eine neue Version an und startet den Freigabeprozess.
Dokumentenlenkung in der Software: Archivieren
Unsere Software BITqms ermöglicht eine normkonforme Archivierung veralteter Dokumente sowohl automatisiert zu einem vorab definierten Zeitpunkt als auch manuell, beispielsweise im Rahmen einer Aktualitätsprüfung. Durch die Archivierung wird die Verwendung des Dokuments an allen Stellen innerhalb der Software aufgehoben, um sicherzustellen, dass veraltete Dokumente nicht mehr eingesetzt werden. Dies spart Zeit, minimiert Fehler und gewährleistet Compliance.
Sichere Verteilung & Information
Unsere Software BITqms stellt sicher, dass berechtigte Leser jederzeit Zugriff auf freigegebene Dokumente haben. Mitarbeiter sehen anhand ihrer Rolle, Abteilung usw. alle für sie relevanten Dokumente und Informationen. So liest jeder (nur) das, was er lesen soll.
Lesebestätigungen & Nachweise
BITqms ermöglicht die nachweisbare Dokumentation, dass wichtige Informationen zur Kenntnis genommen wurden. Verständnisprüfungen zu bspw. Richtlinien oder Anweisungen helfen, den Kenntnisstand einzuschätzen und zu belegen.
Verfügbarkeit von Informationen
Mitarbeiter finden die benötigten Informationen direkt an den relevanten Stellen und erleben die Dokumente so als echte Unterstützung in ihrem Arbeitsalltag. Die schnelle Verfügbarkeit verbessert die Effizienz und sorgt für mehr Klarheit und Struktur.
Aktualität & Gültigkeit von Dokumenten
Die Software zeigt immer die aktuell gültigen Dokumente an und informiert die leseberechtigten Nutzer über Neuerungen. Regelmäßige Aktualitätsprüfungen und automatische Archivierung stellen sicher, dass keine veralteten Dokumente eingesetzt werden.
Analyse des digitalen Dokumentenmanagements: Auswerten
Unsere Dokumentenmanagement-Software bietet Ihnen umfassende Berichte, mit denen Sie die Dokumentenlenkung stets im Blick behalten. Zum Beispiel erhalten Sie einen schnellen Überblick über Dokumente in Arbeit, anstehende und überfällige Aufgaben und Revisionen sowie Lesebestätigungen. Detaillierte Auswertungen wie Lese- und Druckstatistiken ermöglichen die gezielte Analyse darüber, welche Dokumente wie häufig verwendet werden und wo Optimierungspotenziale liegen.
Broschüre
Laden Sie hier die Broschüre für Dokumentenmanagement mit der QM-Software BITqms herunter.
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