Dokumentenmanagement-Software

BITqms - die Software für Dokumentenlenkung und Dokumentenverteilung.

Mit BITqms wird der komplette Lebenszyklus eines Dokuments mithilfe flexibler Freigabeprozesse abgebildet. Dabei wird der gesamte Prozess der Dokumentenlenkung durch automatisierte Kommunikation im Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt: Zuständige Bearbeiter werden beispielsweise bei Kommentaren und anstehenden Aufgaben informiert, Leser erhalten Benachrichtigungen über neue und aktualisierte Dokumente. So entsteht durch den Einsatz der QM-Software BITqms nicht nur ein normkonformes digitales Dokumentenmanagement, sondern eine aktiv gelebte Dokumentation.

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Wie läuft Dokumentenmanagement mit der Software BITqms ab?

Unsere QM-Software BITqms unterstützt Ihr digitales Dokumentenmanagement optimal: Das DMS ermöglicht sowohl die revisionssichere Dokumentenlenkung als auch die zielgruppengerechte Verteilung der Dokumente.

Dabei bildet BITqms den gesamten Lebenszyklus eines normkonformen Dokuments ab: Verfassen, Prüfen, Freigeben sowie automatisierte Aktualitätsprüfung und Archivierung nach frei definierbaren Zeiträumen. So stellen Sie sicher, dass jederzeit die aktuelle und inhaltlich richtige Version eines Dokuments verwendet wird. Die Verteilung der freigegebenen Dokumente erfolgt individuell auf Mitarbeiter und Arbeitskontext zugeschnitten. Dabei wird die Verteilung der Inhalte durch automatisierte Kommunikation unterstützt.

Der Freigabeprozess für Ihr digitales Dokumentenmanagement kann mit unserer Software BITqms flexibel gestaltet werden. So können Sie Ihre Prozesse genauso abbilden wie diese wirklich sind. Die jeweils zuständigen Bearbeiter werden dabei per E-Mail über anstehende Aufgaben, Kommentare und Rückfragen der Kollegen benachrichtigt.

Verfassen: Wie unterstützt unsere Software die Erstellung von Dokumenten?

Aufgaben klar verteilen

Durch den workflowgesteuerten Ablauf innerhalb der Software wird klar, welcher Bearbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Aufgabe in der Dokumentenlenkung hat und die Erstellung des Dokuments voranbringt.
Darüber hinaus sorgt die zentrale Speicherung des Dokuments dafür, dass alle Bearbeiter den aktuellen Stand zur Verfügung haben und immer an der richtigen Version arbeiten – zeitaufwändiges Zusammenfügen verschiedener Arbeitsstände oder das Hin- und Herschicken von lokalen Dateien werden durch den Einsatz von BITqms überflüssig.

MS Office- Direktbearbeitung nutzen

Bei der Dokumentenerstellung müssen Sie nicht auf die Vorteile Ihrer gewohnten Programme wie MS Office verzichten: Dokumente in MS Word, MS Excel, MS Powerpoint und MS Visio können direkt aus BITqms heraus geöffnet und wie gewohnt bearbeitet werden. Beim Speichern in den MS Office-Programmen erfolgt automatisch ein Rückspeichern des Dokuments in die Software.
Alternativ stehen Ihnen für die Dokumentenerstellung weitere Dateiformate wie HTML, Diagramme etc. zur Verfügung, die mit integrierten Editoren in BITqms erstellt und bearbeitet werden können.

Praktisch: Die Anzeige der MS Office-Dateien in der Dokumentenmanagement-Software BITqms erfolgt im PDF-Format. So können auch Mitarbeiter ohne entsprechende Lizenzen für die jeweiligen Programme diese Dateien einsehen.

Struktur und inhaltliche Vorgaben einhalten

Verschiedene Inhaltsvorlagen und Dokumententypen sorgen zudem für Struktur und inhaltliche Vorgaben dank automatischer Voreinstellungen. Durch zentrale Druckvorlagen können die Vorlagen für das Layout unabhängig von den Dokumenten gespeichert und übergreifend bearbeitet werden. So können sich die Bearbeiter bei der Erstellung der Dokumente auf das Wesentliche konzentrieren: den Inhalt.

Abschluss der Aufgabe der Dokumentenerstellung in der Software BITqms z.B. zur Erstellung eines QM-Handbuchs — Ablauf der Dokumentenlenkung in der Software: Aktuelle Aufgabe "Verfassen"

Flexibel gestaltbarer Freigabeprozess von Dokumenten z.B. im QM-Handbuch mit der Dokumentenmanagement-Software BITqms — Digitales Dokumentenmanagement: Ablauf des Freigabeprozesses

Vielfältige Möglichkeiten zur Dokumentenerstellung im digitalen DMS mit der Software BITqms mit MS Office Integration, HTML-Editor, Diagramm-Editor etc. — Vielfältige Formate: MS Word, Excel, Powerpoint, PDF, HTML, Diagramm etc.

Abschluss der Aufgabe der Dokumentenprüfung in der Software BITqms — Ablauf der Dokumentenlenkung in der Software: Aktuelle Aufgabe "Prüfen Fachabteilung"

Übersichtlicher Versionsvergleich bei der Prüfung von Dokumenten z.B. im QM-Handbuch im digitalen Dokumentenmanagement mit der Software BITqms — Änderungen im Blick: Versionsvergleich

Prüfen: Wie unterstützt unsere Software die Prüfung von Dokumenten?

Die Kommunikation zwischen den Bearbeitern wird durch die Dokumentenmanagement-Software BITqms zielgerichtet gesteuert: Als zuständiger Bearbeiter werden Sie über Ihre anstehenden Aufgaben per E-Mail informiert. Mit einem Klick befinden Sie sich sofort im Arbeitskontext, wo neben dem zu prüfenden Dokument auch alle Kommentare und Hinweise der Kollegen angezeigt werden. So stehen Ihnen alle notwendigen Informationen für die Prüfung des Dokuments zur Verfügung.
Auch Rückfragen an die Verfasser sowie das Hinterlegen von Arbeitskommentaren sind mit wenigen Klicks direkt am Dokument möglich – die zuständigen Bearbeiter werden per E-Mail informiert.

Gibt es bereits eine Vorgängerversion des Dokuments in der Software, werden die Änderungen zwischen den Versionen mit dem Versionsvergleich hervorgehoben und sind somit für den Prüfer auf einen Blick ersichtlich.

Freigeben: Wie unterstützt unsere Software die Freigabe im digitalen Dokumentenmanagement?

Mit der Freigabe des Dokuments wird der Erstellungszyklus abgeschlossen und die zeitliche Gültigkeit der Dokumentenversion definiert. Auch hier stehen Ihnen als zuständigem Bearbeiter alle Möglichkeiten für Bearbeiter innerhalb des Ablaufs der Dokumentenlenkung in der Software zur Verfügung (z.B. Arbeitskommentare, Rückfragen an vorherige Bearbeiter oder auch die Rückgabe des Dokuments direkt an den Verfasser zur weiteren Überarbeitung).

Nach der Freigabe wird das Dokument mit der Software BITqms zentral für alle Leseberechtigten bereitgestellt. Dabei wird immer die aktuellste Version des Dokuments angezeigt – bei der Freigabe des neuen Dokuments können Leser sogar per E-Mail über die Neuerungen benachrichtigt werden.

Abschluss der Aufgabe der Dokumentenfreigabe in der Software BITqms — Ablauf der Dokumentenlenkung in der Software: Aktuelle Aufgabe "Freigeben"

Strukturierte Freigabe von Dokumenten vom Gültigkeitsdatum bis zur Aktualitätsprüfung in der Software BITqms — Dokumentenfreigabe mit abweichendem Freigabedatum in der Software möglich

Bestätigung des Lesens von Dokumenten in der Software BITqms — Dokumentenverteilung in der Software: Lesen bestätigen

Nachweisbare Dokumentation der Lesebestätigungen eines Dokuments z.B. im QM-Handbuch im DMS mit BITqms — Überblick über offene und geleistete Lesebestätigungen in der Software

Lesen: Wie unterstützt unsere Software die Verteilung von Dokumenten?

Freigegebene Dokumente können von den entsprechenden Leseberechtigten jederzeit im DMS eingesehen werden. Um sicherzustellen, dass jeder die für ihn bestimmten Informationen liest, stehen Ihnen Lesebestätigungen zur Verfügung. So kann nachweisbar dokumentiert werden, welcher Mitarbeiter das entsprechende Dokument wann gelesen hat. Auch erweiterte Lesebestätigungen mit frei gestaltbaren Befragungsformularen zur Verständnisüberprüfung (z.B. Multiple-Choice-Fragen) sind mit BITqms kein Problem.

Der Versionsvergleich ermöglicht es auch für Leser, Neuerungen und Änderungen auf einen Blick nachzuvollziehen.

Verwenden: Wie unterstützt unsere Software den Einsatz von Dokumenten?

BITqms unterstützt dabei, allen Mitarbeitern jederzeit das richtige Dokumente im richtigen Kontext zur Verfügung zu stellen. So werden QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Richtlinien nicht nur in der Theorie dokumentiert, sondern aktiv eingesetzt und somit gelebt.

Dokumente können innerhalb des DMS als mitgeltende Unterlagen an verschiedenen Vorgängen und Aufgaben sowie anderen Dokumenten hinterlegt werden. So können die Dokumente in dem jeweiligen Kontext direkt eingesehen werden. Informationen innerhalb des digitalen Dokumentenmanagements können somit zielgerichtet miteinander verknüpft und Zusammenhänge in der Software transparent dargestellt werden.

Zudem erhalten Sie über die integrierte Volltext-Suche Vorschläge für passende Dokumente zu einem bestimmten Thema oder Schlagwort – dabei werden sowohl selbst vergebene Schlagworte als auch der Dokumenteninhalt berücksichtigt.

Hinterlegung relevanter Dokumente als mitgeltende Unterlagen an anderen Dokumenten, Aufgaben oder Vorgängen im DMS mit BITqms — Zugehörige Dokumente direkt am Vorgang verfügbar

Volltextsuche inkl. weiterer Suchoptionen zum effizienten Auffinden relevanter Dokumente in der Dokumentenmanagement-Software BITqms — Volltextsuche: Alle passenden Dokumente auf einen Blick

Automatisch eingeleitete Aktualitätsprüfung von Dokumenten in regelmäßigen Zyklen in der Software BITqms — Ablauf der Dokumentenlenkung: Aktuelle Aufgabe "Aktualitätsprüfung"

Bearbeitungsablauf für automatische Wiedervorlagen im Freigabeprozess im Dokumentenmanagement mit BITqms — Regelmäßige Aktualitätsprüfungen als Bestandteil des Prozesses

Aktualisieren: Wie unterstützt unsere Software die kontinuierliche Verbesserung der Dokumente?

Durch automatische Wiedervorlagen (Review) gewährleistet die Dokumentenmanagement-Software BITqms die ständige Aktualität der Dokumente im DMS und fördert somit den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Vorab werden Bearbeiter festgelegt, die in einem definierten Zeitraum das Dokument auf Aktualität prüfen. Wird festgestellt, dass das Dokument veraltet ist, legt BITqms automatisch eine neue Version an und startet für diese den Freigabeprozess erneut.

Veraltete Dokumente werden so zeitnah identifiziert und verändert – ohne großen zeitlichen Aufwand. Dies sichert die Aktualität innerhalb des digitalen Dokumentenmanagements nachhaltig.

Archivieren: Wie unterstützt unsere Software die Archivierung im Dokumentenmanagement?

Eine normkonforme Archivierung veralteter Dokumente ist mit dem Dokumentenmanagementsystem sowohl automatisiert zu einem vorab definiertem Zeitpunkt als auch manuell (z.B. im Rahmen einer Aktualitätsprüfung) möglich.

Bei der Archivierung eines Dokuments wird automatisch dessen Verwendung an allen Stellen innerhalb des DMS wie Verknüpfungen oder mitgeltende Unterlagen aufgehoben. So wird mit dem Einsatz der Software BITqms sichergestellt, dass veraltete Dokumente nicht mehr eingesetzt werden.

Automatische Archivierung von Dokumenten z.B. im QM-Handbuch zu einem festgelegten Zeitpunkt in der Software BITqms — Automatische Archivierung zu einem bestimmten Zeitpunkt

Normkonforme Archivierung von nicht mehr gültigen Dokumenten in der Dokumentenmanagement-Software BITqms — Manuelle Archivierung eines Dokuments inkl. Übersicht der aktuellen Verwendung

Auswertungen wie Revisionslisten oder Überblick über Dokumente in Arbeit in der Dokumentenmanagement-Software BITqms — Berichte über aktuelle Bearbeitungsvorgänge im DMS (Dokumente in Arbeit)

Auswertungen wie Lesestatistiken oder Überblick über Lesebestätigungen von Dokumenten im Dokumentenmanagementsystem BITqms — Detaillierte Auswertungen wie Lesestatistiken zur Bewertung der Informationsbereitstellung

Analysieren: Wie unterstützt unsere Software die systematische Auswertung im DMS?

Mit dem umfangreichen Berichtswesen behalten Sie alle offenen Vorgänge im Dokumentenmanagementsystem (wie Dokumente in Arbeit, anstehende und überfällige Aufgaben oder Lesebestätigungen) stets im Blick. Spezielle Berichte erleichtern zudem Ihren Arbeitsalltag: So bietet beispielsweise die Revisionsliste einen schnellen Überblick über alle wichtigen Freigabedaten inklusive Gültigkeit bzw. anstehender Aktualitätsprüfung der Dokumente. Detaillierte Auswertungen wie Lese- und Druckstatistiken ermöglichen die gezielte Analyse, welche Dokumente wie häufig verwendet werden und wo Verbesserungspotenziale liegen.

Modulbroschüre

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