QM-Dokumente vermitteln Wissen und geben Orientierung. Für viele Mitarbeitende sind sie der erste Berührungspunkt mit dem QMS. Darum braucht es eine Dokumentensteuerung, die Inhalte verständlich bereitstellt und gezielt verteilt, sodass alle jederzeit auf aktuelle Inhalte vertrauen können und darin einen echten Mehrwert für den Arbeitsalltag finden. BITqms unterstützt Sie dabei mit revisionssicheren Abläufen und sorgt dafür, dass Dokumentenmanagement im QM den Arbeitsalltag spürbar erleichtert.
Werden unsere QM-Dokumente von den Mitarbeitenden wirklich genutzt?
Sind Änderungen, Freigaben und Verantwortlichkeiten klar nachvollziehbar?
Finde ich benötigte Dokumente schnell – auch unter Zeitdruck?
Mit unserer Software passen Sie die Dokumentenlenkung frei an die spezifischen Anforderungen und Abläufe in Ihrem Unternehmen an.
Alle Bearbeiter greifen stets auf die aktuelle Version des Dokuments zu. Das mühsame Zusammenführen verschiedener Arbeitsstände entfällt.
Durch den workflowgesteuerten Ablauf ist klar geregelt, welcher Bearbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Aufgabe hat und die Erstellung des Dokuments voranbringt.
Die Bearbeiter werden über anstehende Aufgaben per Mail informiert. Mit einem Klick gelangen sie direkt zur Aufgabe und erhalten alle Informationen zur Bearbeitung des Dokuments.
Unsere Software unterstützt Ihr Dokumentenmanagement optimal: BITqms ermöglicht sowohl die revisionssichere Dokumentenlenkung als auch die zielgruppengerechte Verteilung der Dokumente.
Dabei bildet unsere Dokumentenmanagement-Software den gesamten Lebenszyklus eines normkonformen Dokuments ab: Verfassen, Prüfen, Freigeben sowie automatisierte Aktualitätsprüfung und Archivierung nach frei definierbaren Zeiträumen. So stellen Sie sicher, dass jederzeit die aktuelle und inhaltlich richtige Version eines Dokuments verwendet wird. Die Verteilung der freigegebenen Dokumente erfolgt individuell auf Mitarbeiter und Arbeitskontext zugeschnitten und wird durch automatisierte Kommunikation unterstützt.
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Sie können Dokumente mit BITqms direkt in den gewohnten Microsoft Office-Programmen (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint und MS Visio) verfassen. Alternativ stehen verschiedene Editoren zur Erstellung von HTML-Dokumenten, Diagrammen und mehr innerhalb unserer Dokumentenmanagement-Software zur Verfügung.
Die Prüfung einer neuen Version stellt sicher, dass der Inhalt und die Form korrekt sind. Der Prüfer hat dabei alle benötigten Informationen, wie Hinweise und Kommentare der Kollegen, direkt am Dokument in der Software verfügbar. Wenn es bereits eine Vorgängerversion des Dokuments gibt, werden die Änderungen zwischen den Versionen im Versionsvergleich klar ersichtlich.
Mit der Freigabe des Dokuments wird die Erstellung abgeschlossen und die zeitliche Gültigkeit der Dokumentenversion definiert. Freigeber und Freigabedatum sowie die Gültigkeit des Dokuments werden revisionssicher dokumentiert. Sobald ein Dokument freigegeben ist, wird es innerhalb der Software für alle Leseberechtigten bereitgestellt - bei Bedarf erfolgt eine E-Mail mit der Information über die Neuerungen an ausgewählte Leser. Besonders praktisch: Die Software zeigt immer automatisch die aktuell gültige Version des Dokuments an und vermeidet so gezielt, dass versehentlich ein veralteter Stand eingesetzt wird.
Freigegebene Dokumente können von den Leseberechtigten jederzeit in der Dokumentenmanagement-Software eingesehen werden. Um sicherzustellen, dass jeder die für ihn bestimmten Informationen gelesen hat, können Lesebestätigungen angefordert werden. So wird nachweisbar dokumentiert, welcher Mitarbeiter ein Dokument (z. B. eine Arbeitsanweisung oder Richtlinie) zu welchem Zeitpunkt zur Kenntnis genommen hat. Bei Bedarf können Sie auch Formulare zur Überprüfung des Verständnisses einsetzen.
Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Richtlinien und das gesamte QM-Handbuch werden mit der Dokumentenmanagement-Software BITqms aktiv an den passenden Stellen eingesetzt und somit im Arbeitsalltag gelebt. Passende Dokumente werden den Mitarbeitern direkt an den Vorgängen bzw. entsprechenden Dokumenten angezeigt, um Zusammenhänge transparent darzustellen und Informationen dort bereitzustellen, wo sie benötigt werden. Die integrierte Volltextsuche unterstützt gezielt mit Vorschlägen für passende Dokumente zu einem bestimmten Thema oder Schlagwort.
Die ständige Aktualität und kontinuierliche Verbesserung der Dokumente sind wichtige Bausteine der Dokumentenlenkung nach ISO 9001. Automatische Wiedervorlagen innerhalb von BITqms sorgen dafür, dass festgelegte Bearbeiter die Dokumente regelmäßig auf Aktualität prüfen. Stellt der Bearbeiter fest, dass ein Dokument veraltet ist, legt unsere Dokumentenmanagement-Software automatisch eine neue Version an und startet den Freigabeprozess.
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Unsere Software BITqms ermöglicht eine normkonforme Archivierung veralteter Dokumente sowohl automatisiert zu einem vorab definierten Zeitpunkt als auch manuell, beispielsweise im Rahmen einer Aktualitätsprüfung. Durch die Archivierung wird die Verwendung des Dokuments an allen Stellen innerhalb der Software aufgehoben, um sicherzustellen, dass veraltete Dokumente nicht mehr eingesetzt werden. Dies spart Zeit, minimiert Fehler und gewährleistet Compliance.
Unsere Dokumentenmanagement-Software bietet Ihnen umfassende Berichte, mit denen Sie die Dokumentenlenkung stets im Blick behalten. Zum Beispiel erhalten Sie einen schnellen Überblick über Dokumente in Arbeit, anstehende und überfällige Aufgaben und Revisionen sowie Lesebestätigungen. Detaillierte Auswertungen wie Lese- und Druckstatistiken ermöglichen die gezielte Analyse darüber, welche Dokumente wie häufig verwendet werden und wo Optimierungspotenziale liegen.
Laden Sie hier die Broschüre für Dokumentenmanagement mit der QM-Software BITqms herunter.
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Nach einem Jahrzehnt ohne grundlegende Anpassung steht die ISO 9001 vor einer neuen Revision. Die aktuelle Fassung von 2015 gilt als stabiler Rahmen für Qualitätsmanagementsysteme, doch Organisationen sehen sich inzwischen mit neuen Anforderungen, globalen Entwicklungen und veränderten Erwartungen an Transparenz,
Im Artikel „Impulse für ein gelebtes QM“ haben wir die Bedeutung eines gelebten Qualitätsmanagements
aufgezeigt und einige Impulse gegeben, wie der Weg zum gelebten QM erfolgreich gelingen kann. In diesem
Artikel erfahren Sie, wie Digitalisierung durch Software dabei
Unter Dokumentenlenkung versteht man alle Schritte im Dokumenten-Lebenszyklus, wie Erstellen,
Prüfen, Freigeben/Genehmigen, Verteilung, Aktualisierung, Archivierung.
Die DIN EN ISO 9001:2015 legt im Abschnitt 7.5 Anforderungen an die Dokumentenlenkung fest. So
wird die eindeutige Kennzeichnung (bspw. durch Titel,
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