Dokumentenmanagement-Software
BITqms - die Software für Dokumentenlenkung und Dokumentenverteilung.
Mit BITqms wird der komplette Lebenszyklus eines Dokuments mithilfe flexibler Freigabeprozesse abgebildet. Dabei wird der gesamte Prozess der Dokumentenlenkung durch automatisierte Kommunikation in der Software unterstützt: Zuständige Bearbeiter werden beispielsweise bei Kommentaren und anstehenden Aufgaben informiert, Leser erhalten Benachrichtigungen über neue und aktualisierte Dokumente. So entsteht durch den Einsatz der Software BITqms nicht nur ein normkonformes Dokumentenmanagement, sondern eine aktiv gelebte Dokumentation.
Wie läuft Dokumentenmanagement mit der Software BITqms ab?
Unsere Software BITqms unterstützt Ihr Dokumentenmanagement optimal: Die Software ermöglicht sowohl die revisionssichere Dokumentenlenkung als auch die zielgruppengerechte Verteilung der Dokumente.
Dabei bildet unsere Software den gesamten Lebenszyklus eines normkonformen Dokuments ab: Verfassen, Prüfen, Freigeben sowie automatisierte Aktualitätsprüfung und Archivierung nach frei definierbaren Zeiträumen. So stellen Sie sicher, dass jederzeit die aktuelle und inhaltlich richtige Version eines Dokuments verwendet wird. Die Verteilung der freigegebenen Dokumente erfolgt individuell auf Mitarbeiter und Arbeitskontext zugeschnitten. Dabei wird die Verteilung der Inhalte durch automatisierte Kommunikation unterstützt.
Der Freigabeprozess für Ihr Dokumentenmanagement kann mit unserer Software BITqms flexibel gestaltet werden. So können Sie Ihre Prozesse genauso abbilden wie diese wirklich sind. Die jeweils zuständigen Bearbeiter werden dabei per E-Mail über anstehende Aufgaben, Kommentare und Rückfragen der Kollegen benachrichtigt.
Verfassen: Wie unterstützt unsere Software die Dokumentenerstellung?
Aufgaben klar verteilen
Durch den workflowgesteuerten Ablauf innerhalb der Software wird klar, welcher Bearbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Aufgabe in der Dokumentenlenkung hat und die Erstellung des Dokuments voranbringt.
Darüber hinaus sorgt die zentrale Speicherung des Dokuments dafür, dass alle Bearbeiter den aktuellen Stand zur Verfügung haben und immer an der richtigen Version arbeiten – zeitaufwändiges Zusammenfügen verschiedener Arbeitsstände oder das Hin- und Herschicken von lokalen Dateien werden durch den Einsatz von BITqms überflüssig.
MS Office-Direktbearbeitung nutzen
Dabei müssen Sie nicht auf die Vorteile Ihrer gewohnten Programme wie MS Office bei der Dokumentenerstellung verzichten: Dokumente in MS Word, MS Excel, MS Powerpoint und MS Visio können direkt aus BITqms heraus geöffnet und wie gewohnt bearbeitet werden. Beim Speichern in den MS Office-Programmen erfolgt automatisch ein Rückspeichern des Dokuments in die Software BITqms.
Alternativ stehen Ihnen für die Dokumentenerstellung weitere Dateiformate wie HTML, Diagramme etc. zur Verfügung, die mit in BITqms integrierten Editoren erstellt und bearbeitet werden können.
Praktisch: Die direkte Anzeige der MS Office-Dateien in der Software BITqms erfolgt im PDF-Format. So können auch Mitarbeiter ohne entsprechende Lizenzen für die jeweiligen Programme diese Dateien einsehen.
Struktur und inhaltliche Vorgaben einhalten
Verschiedene Inhaltsvorlagen und Dokumententypen sorgen zudem für Struktur und inhaltliche Vorgaben sowie automatische Voreinstellungen. Dabei ermöglicht die zentrale Verwaltung von Druckvorlagen in der Software BITqms, die Vorlagen für das Layout unabhängig von den Dokumenten zu speichern und übergreifend zu bearbeiten. So können sich die Bearbeiter bei der Erstellung der Dokumente auf das Wesentliche konzentrieren: den Inhalt.
- Nachvollziehbarkeit und Lenkung durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems
- Steigerung der Akzeptanz durch Verwendung gewohnter Software (z.B. MS Office-Direktbearbeitung)
- Revisionssichere Dokumentation der Dokumentenerstellung inkl. Bearbeitungshinweisen
Prüfen: Wie unterstützt unsere Software die Dokumentenprüfung?
Die Kommunikation zwischen den Bearbeitern wird durch die Dokumentenmanagement-Software BITqms zielgerichtet gesteuert: Als zuständiger Bearbeiter werden Sie über Ihre anstehenden Aufgaben per Mail informiert. Durch einen Klick auf den Link in der Mail befinden Sie sich sofort im Arbeitskontext, wo neben dem zu prüfenden Dokument auch alle Kommentare und Hinweise der Kollegen angezeigt werden. So stehen Ihnen alle notwendigen Informationen für die Prüfung des Dokuments zur Verfügung.
Auch Rückfragen an die Verfasser und das Hinterlegen von Arbeitskommentaren sind mit wenigen Klicks direkt am Dokument möglich – die zuständigen Bearbeiter werden auch hierüber per Mail informiert.
Gibt es bereits eine Vorgängerversion des Dokuments in der Software, werden die Änderungen zwischen den Versionen mit dem Versionsvergleich hervorgehoben und sind somit für den Prüfer auf einen Blick ersichtlich.
- Zeitersparnis durch Verfügbarkeit aller benötigten Informationen (Versionsvergleich, Arbeitskommentare etc.)
- Revisionssichere Dokumentation der Prüfschritte inkl. Bearbeitungshinweisen
Freigeben: Wie unterstützt unsere Software die Freigabe im Dokumentenmanagement?
Mit der Freigabe des Dokuments wird der Erstellungszyklus abgeschlossen und die zeitliche Gültigkeit der Dokumentenversion definiert. Auch hier stehen Ihnen als zuständigem Bearbeiter alle Möglichkeiten für Bearbeiter innerhalb des Ablaufs der Dokumentenlenkung in der Software zur Verfügung (z.B. Arbeitskommentare, Rückfragen an vorherige Bearbeiter oder auch die Rückgabe des Dokuments zur weiteren Überarbeitung).
Nach der Freigabe wird das Dokument mit der Software BITqms zentral für alle Leseberechtigten bereitgestellt. Dabei wird immer die aktuellste Version des Dokuments angezeigt – bei der Freigabe des neuen Dokuments können Leser sogar per E-Mail über die Neuerungen benachrichtigt werden.
- Revisionssichere Dokumentation von Freigeber und Freigabedatum
- Automatisierte Verteilung der freigegebenen Dokumente
- Verfügbarkeit von Dokumenten abhängig von zeitlicher Gültigkeit
Lesen: Wie unterstützt unsere Software die Verteilung im Dokumentenmanagement?
Freigegebene Dokumente können von den entsprechenden Leseberechtigten jederzeit in der Software eingesehen werden. Um sicherzustellen, dass jeder die für ihn bestimmten Informationen auch tatsächlich und nachvollziehbar liest, stehen Ihnen in unserer Dokumentenmanagement-Software Lesebestätigungen für ausgewählte Gruppen oder auch für einzelne Personen zur Verfügung. So wird nachweisbar dokumentiert, welcher Mitarbeiter das entsprechende Dokument wann gelesen hat. Auch erweiterte Lesebestätigungen mit frei definierbaren Befragungsformularen zur Verständnisüberprüfung sind mit BITqms kein Problem.
Der Versionsvergleich ermöglicht es auch für Leser, Neuerungen und Änderungen auf einen Blick nachzuvollziehen.
- Umgehende Information aller Leser bei Neuerungen & Änderungen
- Erfüllung der Nachweispflicht durch Lesebestätigungen
Verwenden: Wie unterstützt unsere Software den Dokumenteneinsatz?
BITqms unterstützt dabei, allen Mitarbeitern jederzeit das richtige Dokumente im richtigen Kontext zur Verfügung zu stellen. So werden Qualitätsmanagement-Handbuch, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Richtlinien nicht nur in der Theorie dokumentiert, sondern aktiv eingesetzt und somit gelebt.
Dokumente können innerhalb der Software als mitgeltende Unterlagen an verschiedenen Vorgängen sowie anderen Dokumenten hinterlegt und in dem jeweiligen Kontext direkt eingesehen werden. So können Informationen innerhalb des Dokumentenmanagements zielgerichtet miteinander verknüpft und Zusammenhänge in der Software transparent dargestellt werden.
Zudem erhalten Sie über die integrierte Volltextsuche Vorschläge für passende Dokumente zu einem bestimmten Thema oder Schlagwort – dabei werden sowohl selbst vergebene Schlagworte, Dokumenteneigenschaften als auch der Dokumenteninhalt (und selbstverständlich auch die Leseberechtigungen) mit berücksichtigt.
- Verfügbarkeit der benötigten Informationen im Arbeitskontext
- Schnelles Auffinden von Dokumenten dank umfangreicher Suche
- Gelebte Dokumentation
Aktualisieren: Wie unterstützt unsere Software die kontinuierliche Verbesserung der Dokumente?
Durch automatische Wiedervorlagen (Review) gewährleistet die Dokumentenmanagement-Software BITqms die ständige Aktualität der Dokumente und fördert somit den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Vorab werden Bearbeiter festgelegt, die in einem definierten Zeitraum das Dokument auf Aktualität prüfen. Wird festgestellt, dass die Dokumentenversion veraltet ist, legt BITqms automatisch eine neue Dokumentenversion an und startet für diese den Freigabeprozess erneut.
Veraltete Dokumente werden zeitnah identifiziert und verändert – ohne großen zeitlichen Aufwand. Dies sichert die Aktualität innerhalb des Dokumentenmanagements nachhaltig.
- Sicherstellung von regelmäßigen Aktualitätsprüfungen
- Kontinuierliche Verbesserung der Dokumente
Archivieren: Wie unterstützt unsere Software die Archivierung im Dokumentenmanagement?
Eine normkonforme Archivierung veralteter Dokumente ist mit der Dokumentenmanagement-Software BITqms sowohl automatisiert zu einem vorab definiertem Zeitpunkt als auch manuell (z.B. im Rahmen einer Aktualitätsprüfung) möglich.
Bei der Archivierung eines Dokuments in der Software wird automatisch dessen Verwendung an allen Stellen innerhalb des Dokumentenmanagements wie Verknüpfungen oder mitgeltende Unterlagen aufgehoben. So wird mit dem Einsatz der Software sichergestellt, dass veraltete Dokumente nicht mehr eingesetzt werden.
- Automatisierte und manuelle Archivierung
- Verhindern der Verwendung veralteter Dokumente
Analysieren: Wie unterstützt unsere Software die systematische Auswertung und Identifikation von Verbesserungspotenzialen im Dokumentenmanagement?
Mit dem umfangreichen Berichtswesen behalten Sie alle offenen Vorgänge (wie Dokumente in Arbeit, anstehende und überfällige Aufgaben oder Lesebestätigungen) stets im Blick. Spezielle Berichte erleichtern zudem Ihren Arbeitsalltag: So bietet beispielsweise die Revisionsliste einen schnellen Überblick über alle wichtigen Freigabedaten inklusive Gültigkeit bzw. anstehender Aktualitätsprüfung der Dokumente. Detaillierte Auswertungen wie Lese- und Druckstatistiken ermöglichen die gezielte Analyse, welche Dokumente wie häufig verwendet werden und wo Verbesserungspotenziale liegen.
- Den Stand der Dokumente auf Knopfdruck im Überblick
- Berichte über anstehende Aufgaben und offene Vorgänge in der Software
- Einfache Analyse von Verbesserungspotenzialen im Dokumentenmanagement
Modulbroschüre
Laden Sie hier die Modulbroschüre für Dokumentenmanagement mit der Software BITqms herunter.
Klingt interessant?
Und dann?
Über den Tellerrand hinaus: Im Zusammenspiel mit anderen BITqms-Modulen
Prozesse können mit BITqms in einer hierarchisch strukturierten Prozesslandschaft modelliert werden. Relevante Dokumente können hierbei den entsprechenden Prozessen zugeordnet und somit dynamisch in die Prozesslandschaft integriert werden. Dies ermöglicht eine prozessorientierte Darstellung Ihres Managementsystems.
Zudem können relevante Regelwerke (Normen, Gesetzen oder interne Anforderungen) mit den jeweiligen Prozessen verknüpft und somit ebenfalls an den entsprechenden Stellen in die Prozesslandschaft eingebunden werden.
Relevante Regelwerke wie Gesetze, Normen und interne Anforderungen können in der Software BITqms zentral verwaltet werden. Durch die Zuordnung der jeweiligen Gesetze, Normen oder internen Anforderungen zu den entsprechenden Dokumenten können Sie systematisch die Abdeckung dieser Regelwerke sicherstellen. Die relevanten Regelwerke sind direkt am jeweiligen Dokument einsehbar.
Mit einem Klick erhalten Sie einen Überblick der zugeordneten Dokumente für jedes Gesetz, jede Norm oder Anforderung zur Analyse der Abdeckung der Regelwerke sowie zur Ermittlung von Handlungsbedarf.
Die Software BITqms ermöglicht die parallele Abbildung verschiedener Herangehensweisen an den Aufbau des Dokumentenmanagements: hierarchisch über Kapitel, prozessorientiert sowie durch Normen, Gesetze und Anforderungen strukturiert.
Innerhalb des Dokumentenmanagements der Software BITqms können verschiedene Informationen gebündelt und so auch Informationen aus anderen Modulen in den jeweiligen Kontext eingebunden werden: So können neben Dokumenten und Kapiteln aus anderen Bereichen auch Formulare zum Ausfüllen sowie Übersichten über Vorgänge aus anderen Modulen und Organisationselemente (Organigramme, Mitarbeiterlisten etc.) dynamisch in ein Kapitel verknüpft werden.
Das Besondere daran: Verändert sich die Ursprungsinformation, wird automatisch auch die Verknüpfung aktualisiert.
Viele Dokumente – z. B. Verfahrensanweisungen, Arbeitsrichtlinien oder Checklisten – beziehen sich auf Vorgänge und enthalten relevante Informationen für deren Durchführung. Um zu gewährleisten, dass die Dokumente in der Praxis auch wirklich beachtet werden (und nicht nur in der Theorie existieren), sind die Dokumente in der Software BITqms direkt am Vorgang für alle zuständigen Bearbeiter verfügbar.
Besonders praktisch: Die relevanten Dokumente können mit einem Klick geöffnet werden, ohne den Arbeitskontext in der Software verlassen zu müssen.
Mittels Portalen (Intranet und Extranet) wird die gezielte Bereitstellung von Informationen aus der Software für bestimmte Zielgruppen ermöglicht (z.B. Mitarbeiterportale, Kundenportale, Lieferantenportale). Dabei können Dokumente, Übersichten über Vorgänge und Organisationselemente, Formulare sowie Aufgaben direkt aus BITqms dynamisch über das Portal bereitgestellt werden.
Besonders praktisch: Durch das Zusammenspiel zwischen den einzelnen BITqms-Elementen werden die zentral verwalteten Informationen bedarfsgerecht verteilt. So werden einerseits die Informationen in den Portalen automatisch aktualisiert (beispielsweise bei neuen Dokumentversionen) – andererseits sind erledigte Aufgaben, ausgefüllte Formulare, Lesebestätigungen oder Kommentare aus den Portalen heraus an den jeweiligen Stellen in der Software BITqms direkt verfügbar.
