Aufgaben- und Maßnahmenmanagement

BITqms - die Software für effizientes Aufgabenmanagement und systematisches Maßnahmenmanagement.

Mit dem BITqms Aufgaben- und Maßnahmenmanagement können Maßnahmen und Verbesserungspotenziale konsequent verfolgt und die einzelnen Aufgaben effizient gesteuert werden. Flexibel definierbare Arbeitsabläufe unterstützen die nachvollziehbare Durchführung der Aufgaben, den Kommunikationsfluss zwischen den Bearbeitern und die Dokumentation der Arbeitsergebnisse. Die nachhaltige Wirksamkeit der Maßnahmen wird durch gezielte Überprüfungen und Analysen in der Software gesichert.

Auditmanagement

Projekt- und Vorgangsmanagement

Wie laufen Aufgabenmanagement und Maßnahmenmanagement mit der Software BITqms ab?

Das Maßnahmenmanagement mit unserer Software BITqms ermöglicht die konsequente Nachverfolgung von Verbesserungspotenzialen aus verschiedenen Prozessen und Vorgängen innerhalb des Unternehmens: So lassen sich beispielsweise Abweichungen aus Audits oder Mängel aus Begehungen automatisiert beheben, ausgefüllte Formulare können standardisiert abgearbeitet werden, Risiken können über Präventionsmaßnahmen gesteuert werden.

Systematische Maßnahmenpläne ermöglichen dabei eine strukturierte Planung und Organisation der verschiedenen Maßnahmen. Der individuell gestaltbare Ablauf steuert die Durchführung der Maßnahme mit den einzelnen Aufgaben, den Informations- und Kommunikationsfluss sowie die Eskalation bei Terminabweichungen. Anschließende Wirksamkeitsprüfungen und systematische Analysen steigern die nachhaltige Umsetzung der Unternehmensziele.

Das Aufgabenmanagement sorgt dafür, dass die einzelnen Arbeitsschritte der Maßnahmen koordiniert durchgeführt werden:

Erkennen: Wie unterstützt unsere Software die Maßnahmenableitung aus Verbesserungspotenzialen?

Aus verschiedenen Abläufen in BITqms werden automatisch entsprechende Präventions- oder Korrekturmaßnahmen zur Nachverfolgung der Verbesserungspotenziale abgeleitet. So werden bei Eintritt bestimmter Ereignisse, Auditergebnisse, bei Abweichungen oder Mängeln, speziellen Formulareingaben oder Meldungen automatisch passende Maßnahmen vorgeschlagen oder sogar direkt gestartet – zeitgleich wird der zuständige Bearbeiter von der Software über die anstehende Aufgabe benachrichtigt.

So wird eine einheitliche Vorgehensweise und zeitnahe Abarbeitung von Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen sichergestellt.

Automatische Ableitung von Maßnahmen aus Audits oder Begehungen mit der Software BITqms — Abgeleitete Maßnahmen aus den Ergebnissen eines Audits

Maßnahmenpläne zur Strukturierung von Maßnahmen und Aufgaben in der Software BITqms — Überblick über die einzelnen Maßnahmen eines Maßnahmenplans

Strukturieren: Wie unterstützt unsere Software die Organisation von Maßnahmenplänen?

Maßnahmen können innerhalb von BITqms in Maßnahmenplänen organisiert und terminiert werden. Verschiedene Listen und Statistiken in der Software bieten hierbei einen Überblick über die einzelnen Maßnahmen eines Maßnahmenplans, z.B. über den Bearbeitungsstatus, den Planungszeitraum, die Fälligkeit, die aktuellen Aufgaben und deren Bearbeiter, das Abschlussdatum oder die Dringlichkeit der jeweiligen Maßnahmen.

Umsetzen: Wie unterstützt unsere Software maßgeschneiderte Abläufe?

Maßnahmen können mit BITqms sehr differenziert an die unterschiedlichen Verantwortlichen weitergegeben und die einzelnen Aufgaben in beliebig vielen Arbeitsschritten durchgeführt werden. So können Maßnahmen optimal koordiniert und auch bereichsübergreifend aufeinander abgestimmt werden.

BITqms verwaltet anfallende Maßnahmen, die damit verbundenen Aufgaben, weiterführende Informationen und Verantwortlichkeiten sowie die Erledigungstermine an zentraler Stelle und schafft Transparenz bei der Bewältigung der Aufgaben. Persönliche Aufgabenlisten, Erinnerungsfunktionen und E-Mail-Benachrichtigungen über anstehende Aufgaben sorgen dafür, dass Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten.

Effiziente Steuerung und Umsetzung von Maßnahmen und Aufgaben durch Aufgabenlisten, Benachrichtigungen und maßgeschneiderter Abläufe mit der Software BITqms — Effiziente Umsetzung von Maßnahmen dank maßgeschneiderter Arbeitsabläufe und persönlicher Aufgabenlisten

Effiziente Terminierung der Maßnahmen und einzelnen Aufgaben in der Software BITqms — Definition der geplanten Bearbeitungszeit und des geplanten Aufwands einzelner Aufgaben einer Maßnahme

Terminieren: Wie unterstützt unsere Software die zeitliche Planung?

In der Software können für einzelne Aufgaben einer Maßnahme Zeitfenster und Erledigungsfristen definiert werden. Durch eine integrierte Terminüberwachung und Erinnerungsfunktion unterstützt BITqms die Einhaltung von Terminen. Zudem können bei Terminabweichungen auch automatische Eskalationsmeldungen an Vorgesetzte erfolgen.

Die aufgewendete Arbeitszeit kann direkt an der Aufgabe erfasst werden. Diese kann anschließend mit dem für die Maßnahme eingeplanten Aufwand verglichen werden. Durch solche Soll-Ist-Vergleiche für Maßnahmen werden Engpässe und somit gleichzeitig Verbesserungspotenziale aufgedeckt.

Dokumentieren: Wie unterstützt unsere Software die Verwendung von Bearbeitungsformularen und Checklisten?

Bei der Bearbeitung von Maßnahmen können erledigte Aufgaben oder relevante Informationen in Bearbeitungsformularen und Checklisten erfasst und direkt an der Maßnahme dokumentiert werden. Somit sind zu jeder Zeit alle relevanten Daten zum bisherigen Vorgehen in der Software verfügbar und die zuständigen Bearbeiter haben alle wichtigen Informationen im Blick.

Die Checklisten und Umlaufbelege lassen sich hierbei dank des flexiblen Formularmanagements individuell gestalten und an die jeweiligen Bedürfnisse des Ablaufs anpassen. Dabei kann auf die üblichen Vorteile der elektronischen Formulare zurückgegriffen werden (über 30 Formularelemente zur Formulargestaltung, standardisierte Bewertungsgrundlagen zur automatischen Auswertung usw.).

Nachvollziehbare Dokumentation der einzelnen Aufgaben über individuelle Formulare im Maßnahmenmanagement der Software BITqms — Dokumentation der Arbeitsergebnisse über flexible Bearbeitungsformulare und Checklisten

Systematische Analysen wie Verlaufauswertungen oder Aufwandsübersichten über einzelne Aufgaben im Aufgaben- und Maßnahmenmanagement der Software BITqms — Aufwandsübersichten und Trendanalysen zur effizienten Analyse des Aufgaben- und Maßnahmenmanagements

Analysieren: Wie unterstützt unsere Software die systematische Auswertung und Identifikation von Verbesserungspotenzialen?

Mit dem umfangreichen Berichtswesen behalten Sie alle offenen Maßnahmen und Aufgaben stets im Blick. Spezielle Berichte erleichtern zudem Ihren Arbeitsalltag: Aufwandsübersichten, Trendanalysen und Benchmarking bieten Möglichkeiten für unternehmensinterne Vergleiche und die zielgerichtete Analyse von Verbesserungspotenzialen auf Knopfdruck.

Modulbroschüre

Laden Sie hier die Modulbroschüre für Aufgaben- und Maßnahmenmanagement mit der Software BITqms herunter.

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Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie Ihr Maßnahmenmanagement mit BITqms aussehen könnte.

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Und dann?

Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau des Maßnahmenmanagements oder Import bereits bestehender Maßnahmenpläne und Strukturen.

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