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Urlaubsverwaltung mit BITqms

Die Software für das Management von Urlaubsanträgen und Urlaubszeiten.

Die Bearbeitung und Genehmigung von Urlaubsanträgen sowie die Einteilung passender Vertretungen ist die Grundlage für einen geordneten Betriebsablauf. Damit das Urlaubsmanagement strukturiert abläuft, unterstützt die Software BITqms den kompletten Vorgang gezielt.

Eine Software für schnelles und effizientes Urlaubsmanagement?

Ein Antrag auf Urlaub wird in den meisten Unternehmen nach folgendem Schema durchlaufen: Der Urlaubsantrag wird vom Antragsteller mit entsprechendem Urlaubswunsch ausgefüllt, von der Personalabteilung formell geprüft und anschließend vom Vorgesetzten möglichst zeitnah genehmigt oder abgelehnt. Danach startet die Organisation der Urlaubsvertretung, damit nicht zu viel Arbeit während des Urlaubs liegen bleibt. Viele kleine und mittlere Unternehmen arbeiten dabei mit Anträgen in Papierform, was zusätzlich Zeit in Anspruch nimmt und oft eine Quelle für Fehler darstellen kann. Der Antrag muss mehrere Abteilungen und Schreibtische passieren – Transparenz sowie eine kurze Prozesslaufzeit werden damit unmöglich.

Mit der Software BITqms kann das gesamte Urlaubsmanagement hingegen transparent und mit möglichst wenig Zeitaufwand abgebildet werden:

Wie unterstützt unsere Software Antragsformulare für Urlaubsanträge?

Der Auftakt des Urlaubsmanagements ist das Stellen eines Urlaubsantrages – mit der Software BITqms kann dieses Antragsformular passgenau erstellt werden und so alle Informationen einfordern, die in Ihrem Unternehmen benötigt werden, um den Vorgang zu starten. Bei der Gestaltung der Antragsformulare können dabei auf viele unterschiedliche Formularelemente zurückgegriffen werden.

Dieses Formular kann den Mitarbeitern dann im passenden Kontext zur Verfügung gestellt werden. Wird das Formular durch einen Mitarbeiter ausgefüllt, wird der Vorgang zur Genehmigung und Abwicklung des Urlaubsantrags automatisch gestartet.

Zwei Beispiele für frei definierbare Formulare für Urlaubsanträge mit der Software
Flexibel gestaltbare Antragsformulare für die Urlaubsverwaltung
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Ausblick: Urlaubsantrag im Mitarbeiterportal ausfüllen

Der Urlaubsantrag kann den Mitarbeitern auch über ein Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt werden.

Tipp: Das Mitarbeiterportal kann neben den Anträgen und Anweisungen rund um das Urlaubsmanagement auch weitere Informationen zu anderen Themen beinhalten. So können ausgewählte Informationen übersichtlich für die jeweiligen Mitarbeitergruppen bereitgestellt werden.

Urlaubsantrag direkt im Mitarbeiterportal ausfüllen und passenden Bearbeitungsprozess damit anstoßen
Bereitstellen des Urlaubsantrags im Mitarbeiterportal
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Wie unterstützt unsere Software die Bearbeitung von Urlaubsanträgen?

Nachdem der Mitarbeiter seinen Urlaubsantrag ausgefüllt hat, startet der Bearbeitungsprozess zur Genehmigung automatisch. Der Bearbeitungsablauf kann im Vorfeld flexibel definiert werden, damit er genau die Aufgaben und Checklisten enthält, die für den Vorgang benötigt werden. Die Anzahl und Reihenfolge sowie Bearbeiter der einzelnen Arbeitsschritte können beliebig gestaltet und als Vorlagen für bestimmte Abteilungen und Teams hinterlegt werden. So kann die Urlaubsverwaltung mit der Software BITqms passgenau abgebildet werden.

Der aktuelle Stand der Bearbeitung sowie die Dokumentation der Genehmigung und weiteren Bearbeitungshinweisen sind zudem für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar einsehbar.


Automatisches Zuteilen der passenden Bearbeiter

Mithilfe von Platzhaltern können die Arbeitsschritte flexibel den passenden Bearbeitern zugewiesen werden – je nachdem von welchem Mitarbeiter der Urlaubsantrag gestellt wurde. So können beispielsweise automatisch der Vorgesetzte oder der passende Sachbearbeiter in den Genehmigungsprozess eingeteilt werden. Die Bearbeiter erhalten dann jeweils eine Benachrichtigung über die anstehende Aufgabe, um die zeitnahe Bearbeitung zu gewährleisten.

Praktisch: Sind bestimmte Bearbeitungsschritte (wie bspw. die Bestimmung einer Vertretung) nicht notwendig ist, kann der damit überflüssige Workflowschritt zudem automatisch übersprungen werden.

Beispielhafter Ablauf der Bearbeitung eines Urlaubsantrags mit der Software BITqms - Dokumentation aller Bearbeitungsergebnisse direkt am Vorgang
Frei definierbarer Bearbeitungsablauf inklusive Checklisten
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Wie unterstützt unsere Software die Definition einer Urlaubsvertretung?

Die Bestimmung der passenden Urlaubsvertretung kann mit der Software BITqms direkt in den Genehmigungsprozess des Urlaubsantrags integriert werden.

Beispielsweise könnte der Mitarbeiter, der den Urlaubsantrag stellt, seine Vertretung direkt im Antrag benennen und der Mitarbeiter, der die Vertretung übernehmen soll, dann zur Zustimmung im Genehmigungsprozess eine Aufgabe erhalten. Die Zustimmung zur Urlaubsvertretung wird dabei nachvollziehbar dokumentiert und ist im Bearbeitungsablauf für alle Beteiligten einsehbar.

Zudem kann die Vertretung selbst mit der Software BITqms unkompliziert gelöst werden. Die Urlaubsvertretung kann während der Urlaubszeit die Aufgaben desjenigen einsehen und bearbeiten, den sie vertritt. So entfällt ein umständliches Übertragen von Aufgaben oder das Anpassen der Berechtigungen. Wird eine Aufgabe im Rahmen der Urlaubsvertretung abgeschlossen, bleibt nachvollziehbar, wer für die Aufgabe eigentlich verantwortlich war und wer sie in Vertretung für denjenigen tatsächlich abgeschlossen hat.

Übersicht über wahrzunehmende Vertretungen im Urlaubsmanagement der Software
Systematische Urlaubsvertretung
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Überblick: Aufgaben werden in Urlaubszeiten in Vertretung abgeschlossen
Nachvollziehbare Bearbeitung der Aufgaben als Vertretung
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Wie unterstützt unsere Software den Überblick über die Urlaubsverwaltung?

Mit der Software BITqms können Übersichtslisten und grafische Auswertungen flexibel zusammengestellt werden, damit alle nötigen Informationen aus dem aktuellen Bearbeitungsstand der Urlaubsanträge enthalten sind. So können beispielsweise verschiedene Übersichten für die Personalabteilung, Abteilungsleitungen oder Geschäftsleitung zusammengestellt werden, um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Mitarbeiter für wann Urlaub beantragt haben. Das Beste: Die Listen enthalten die benötigten Informationen auf einen Blick, ohne dass die Vorgänge einzeln aufgerufen werden müssen.

Übersicht über Urlaubsanträge und grafiusche Auswertung über benötigte Vertretungen
Grafische Übersicht über Urlaubsanträge im Unternehmen
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Urlaubsansprüche immer im Blick

Weiterhin können passende Übersichten für die Mitarbeiter bereitgestellt werden, wie viele Resturlaubstage sie noch übrig haben. Dabei bekommt jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Urlaubsanträge angezeigt, Vorgesetzte hingegen können die Anträge ihrer Mitarbeiter einsehen.

Übersicht über Urlaubsansprüche in einer Listenansicht
Überblick über die Urlaubsverwaltung für Vorgesetzte
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Download

Urlaubsverwaltung mit der Software BITqms

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Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie Ihr Urlaubsmanagement mit BITqms aussehen könnte.

Und dann?

Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau des Urlaubsmanagements oder Abbildung bereits bestehender Strukturen.
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