Reklamationsmanagement mit der Software BITqms
Die Software für die digitale Erfassung und Bearbeitung von Reklamationen.
Reklamationen unkompliziert annehmen, bearbeiten, auswerten und weiterverfolgen – Die Umsetzung erfolgt dabei
ganz flexibel durch individuelle Abläufe. BITqms unterstützt Sie bei der Realisierung eines systematischen
Reklamationsmanagements, das passgenau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. So können Sie Reklamationen
zielgerichtet als Chance nutzen: für die Ursachenermittlung von Fehlern im Produktionsprozess, die Erhöhung der
Produktqualität, die kontinuierliche Verbesserung und die Zufriedenheit Ihrer Kunden.
Wieso eine Software für Reklamationsmanagement?
Im Alltagsgeschäft liefern Reklamationen und Retouren wichtige Informationen über die Kundenzufriedenheit und können eine wertvolle Quelle für Verbesserungspotenziale sein. Durch ein systematisches Reklamationsmanagement können Fehler im Prozess aufgedeckt und zielgerichtet behandelt werden.
Unsere QM-Software BITqms unterstützt Sie von der Annahme der Reklamationen über die strukturierte Bearbeitung bis zur zielgerichteten Analyse und Auswertung. So behalten Sie alle Informationen zur Reklamation im Blick: Die Angaben Ihres Kunden aus dem Reklamationsformular, den aktuellen Stand der Bearbeitung und die Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte. Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten liefern Ihnen die Übersicht über Ihr Reklamationsmanagement und Verbesserungspotenziale auf Knopfdruck.
Wie unterstützt BITqms die Annahme von Reklamationen?
Durch individuell gestaltbare Formulare können Sie mit unserer Software ein Reklamationsformular erstellen, das passgenau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Verschiedene Auswahlfelder, Freitextfelder oder auch die Möglichkeit, Fotos hochzuladen, ermöglichen Ihren Kunden, ihre Anliegen ausführlich darzulegen.
So können Sie die Reklamationsbearbeitung vereinfachen, denn alle benötigten Informationen werden gezielt im Formular erfasst. Das reklamierte Produkt kann zum Beispiel über eine vorgegebene Auswahlmöglichkeit direkt zu Beginn der Bearbeitung
automatisch zugeordnet werden.
Ausblick: Reklamationsformular in Portalen bereitstellen
Um Reklamationen für Ihre Kunden so einfach wie möglich zu gestalten, können Sie das Reklamationsformular optional in einem Kundenportal bereitstellen. Mit BITqms bieten Sie Ihren Kunden passwortgeschützte Zugänge zum Kundenportal, in welchem Sie ihnen alle für sie relevanten Informationen und Formulare zur Verfügung stellen können. Über das von Ihnen passgenau gestaltete Formular können Ihre Kunden bei der Reklamation über das Portal direkt alle Informationen angeben, die Sie für die Bearbeitung benötigen.
Wie unterstützt unsere Software die Reklamationsbearbeitung?
Unmittelbar nachdem ein Reklamationsformular ausgefüllt wurde, wird in BITqms der entsprechende Vorgang gestartet. Die einzelnen Arbeitsschritte können vorab festgelegt werden, sodass eine standardisierte Reklamationsbearbeitung erfolgt. Hierbei werden auch die verantwortlichen Personen bestimmt, die dann automatisch per E-Mail über ihre neue Aufgabe informiert werden. Es gibt optional auch die Möglichkeit, mit Platzhaltern wie zum Beispiel „Vorgesetzter“ zu arbeiten und so zuständige Personen automatisch im Bearbeitungsprozess zuzuordnen.
Zur übersichtlichen Dokumentation können Bearbeitungsformulare für jeden Arbeitsschritt je nach Bedarf individuell erstellt und genutzt werden, zum Beispiel die Beurteilung und Bewertung einer Reklamation wie die Einschätzung von Dringlichkeit und möglichen Auswirkungen. Alle verantwortlichen Personen haben so in der Software stets eine Übersicht über den aktuellen Stand der Abarbeitung einer Reklamation.
BITqms verschafft durch grafische Auswertungen und Statistiken auch den übergreifenden Blick auf Ihr Reklamationsmanagement: Wie viele Reklamationen sind aktuell in Arbeit? In welchen Bearbeitungsschritten befinden sich die jeweiligen Vorgänge? Mit all den für Sie
relevanten Informationen behalten Sie stets den Überblick.
Wie unterstützt BITqms die Auswertung und Nachverfolgung von Reklamationen?
Für die Bearbeitung von Reklamationen können Sie individuelle Kriterien festlegen, welche zur Analyse herangezogen werden sollen. Ergebnisse und Angaben aus den Bearbeitungsformularen werden in der Software ganz nach Bedarf anschaulich in Tabellen und grafischen Auswertungen angezeigt.
Um Verbesserungspotenziale aus einer Reklamation umzusetzen, können Sie zudem bei Bedarf automatisch passende Maßnahmen ableiten. Diese sind mit dem entsprechenden Vorgang verknüpft, sodass die Weiterbearbeitung stets transparent nachvollziehbar für alle Verantwortlichen ist.
Ausblick: Reklamationen ins Risikomanagement integrieren
Ferner können Reklamationen als Hinweise für bestehende Risiken im Unternehmen dienen. Häufiger eintretende Reklamationen mit dem gleichen Grund oder zu dem gleichen Produkt lassen möglicherweise Rückschlüsse auf die Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken ziehen. Ein effizientes Reklamationsmanagement kann daher auch als Quelle
für Ihr Risikomanagement nützlich sein.
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