QM-Software BITqms - Digitales Qualitätsmanagement

Lieferkettengesetz erfüllen mit der Software BITqms

Die Software für die Einhaltung der Sorgfaltspflichten entlang Ihrer Lieferkette.

Das neue Lieferkettengesetz verfolgt das Ziel, grundlegende Menschenrechte in globalen Lieferketten zu schützen. Ab Januar 2023 müssen Unternehmen in Deutschland dazu konkrete Sorgfaltspflichten erfüllen. Die QM-Software BITqms unterstützt dabei den kompletten Umfang des Lieferkettengesetzes vom Einrichten eines Beschwerdemanagements für anonyme Beschwerden über Portale, dem Aufbau eines Risikomanagements zur regelmäßigen Risikoanalyse und der systematischen Auswertung bis zur übergreifenden, transparenten Dokumentation und Berichterstattung.

Was ist das Lieferkettengesetz?

In Branchen wie beispielsweise der Textil-, Elektro-, Automobil-, Metall- oder Lebensmittelindustrie erstrecken sich weltweite Lieferketten. Die Verletzung von Menschenrechten und Umweltzerstörung sind damit einhergehende Risiken: Ausbeutung, Kinderarbeit, unzureichende Gesundheit am Arbeitsplatz, fehlende Sicherheitsmaßnahmen oder Umweltverstöße wie Treibhausgasemissionen, Luft- und Wasserverschmutzung sind beständige Gefahren im globalen Handel und der Produktion.

Um derartigen Auswirkungen in Lieferketten der für Deutschland produzierten Waren entgegenzuwirken, nimmt der Bundestag deutsche Unternehmen durch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) in die Verantwortung, Menschenrechte und die Umwelt in ihrem Einflussbereich entlang der Lieferkette zu schützen. Das Lieferkettengesetz tritt im Januar 2023 in Kraft und betrifft Firmen mit mehr als 3.000 Beschäftigten, ab 2024 wird es ausgeweitet auf Betriebe mit über 1.000 Arbeitskräften. Verschärfungen im Rahmen des Entwurfs zum EU-Lieferkettengesetz sind in Zukunft möglich.

Was erfordert die Einhaltung der Sorgfaltspflichten entlang Ihrer Lieferkette?

Um das Ziel zu erreichen, grundlegende Menschenrechte entlang der Lieferketten vom Rohstoff bis zum fertigen Produkt zu schützen, legt das Lieferkettengesetz konkrete Sorgfaltspflichten fest. Unternehmen in Deutschland müssen folgende Anforderungen erfüllen:

  • Die Verabschiedung einer Grundsatzerklärung zu dem Bekenntnis der menschenrechtlichen Sorgfaltspflicht
  • Die Einrichtung eines Risikomanagements inklusive regelmäßiger Risikoanalyse, um mögliche Auswirkungen auf Menschenrechte zu erörtern, und dem Ableiten von Präventions- und Abhilfemaßnahmen
  • Ein Beschwerdemanagement mit einem öffentlich zugänglichen und anonymen Meldeverfahren für Beschwerden und Hinweise
  • Die Dokumentation und regelmäßige Berichterstattung

Wie unterstützt unsere Software die Einhaltung der Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettengesetz?

Unsere Software BITqms deckt bei der Einhaltung Ihrer Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettengesetz alle Bereiche ab – beginnend bei der sorgfältigen Betrachtung der Lieferanten in Lieferantenaudits und der Identifikation von menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiken. Die Software ermöglicht außerdem die anonyme Abgabe von Beschwerden über öffentliche Portale. Es folgen die Analyse und Bewertung der Risiken, das Ableiten passender Maßnahmen zur Abhilfe und Prävention sowie die dokumentierte und transparente Bearbeitung. Die Berichterstattung und Analyse der zeitlichen Entwicklung sind mit der Software BITqms übersichtlich für die verantwortlichen Personen einsehbar.

Die Abläufe, Erfassungsformulare und Audits im Rahmen des Lieferkettengesetzes können dabei innerhalb der Software individuell an die Anforderungen und Strukturen Ihres Unternehmens angepasst werden. 

Wie halten Sie mit unserer Software engen Kontakt zu Ihren Lieferanten?

Um die Risiken entlang Ihrer Lieferkette möglichst gering zu halten, ist es unabdingbar, dass Sie Ihre Lieferanten kennen und in engem Austausch miteinander stehen. Mit Hilfe regelmäßiger Lieferantenaudits können Sie frühzeitig menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken bei Ihren Lieferanten feststellen und bei Bedarf Abhilfe- oder Präventionsmaßnahmen einleiten.

Über ein eigenes Lieferantenportal haben Sie zudem in geschütztem Rahmen die Möglichkeit, Selbstauskünfte der Lieferanten einzuholen und jedem Lieferanten die Ergebnisse ihrer eigenen Lieferantenaudits zur Verfügung zu stellen. Auch die von Ihnen verabschiedete Grundsatzerklärung zu dem Bekenntnis der menschenrechtlichen Sorgfaltspflicht können Sie in diesem Portal für Ihre Lieferanten bereitstellen. 

Übersicht über die eigenen Lieferantenaudits sowie die Lieferanten-Selbsterklärung im Lieferantenportal der Software BITqms
Übersicht über die eigenen Lieferantenaudits sowie die Lieferanten-Selbsterklärung im Lieferantenportal
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Auditbericht per Knopfdruck aus Lieferantenaudits mit der Software BITqms
Per Knopfdruck einen kompletten Auditbericht erhalten
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Zeitliche Entwicklung eines Lieferantenaudits und Vergleich der Auditergebnisse unterschiedlicher Lieferanten zu bestimmten Themenbereichen in der Software BITqms
Zeitliche Entwicklung eines Lieferantenaudits und Vergleich der Auditergebnisse unterschiedlicher Lieferanten
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Ausblick: Risiken entlang der Lieferkette in Lieferantenaudits feststellen

Regelmäßige Lieferantenaudits sind ein wesentlicher Schritt, um den Anforderungen des Lieferkettengesetzes gerecht werden zu können. Dabei können Sie Ihr Lieferantenaudit individuell mit der QM-Software BITqms planen: Die frei definierbaren Fragenkataloge lassen sich individuell entsprechend der Anforderungen zur Einhaltung Ihrer Sorgfaltspflichten gestalten.

Die Durchführung der Audits kann beispielsweise mobil mit dem Tablet vor Ort erfolgen. Alternativ ist auch die Beantwortung der Auditfragen am PC möglich. So lassen sich Risiken frühzeitig erkennen und geeignete Abhilfe- oder Präventionsmaßnahmen ableiten. Mit nur einem Knopfdruck erstellen Sie im Anschluss Ihre Auditberichte – Layout und Inhalt können dabei individuell definiert werden.

Durch die Standardisierung der Lieferantenaudits mit der Software BITqms haben Sie zudem die Möglichkeit, die Auditergebnisse miteinander zu vergleichen, beispielweise im Zeitverlauf aber auch zwischen verschiedenen Lieferanten. 

Wie ermöglicht unsere Software öffentliche Beschwerden bezüglich der Lieferkette?

Zukünftig muss auch der Öffentlichkeit ermöglicht werden, Beschwerden über die Verletzung von Menschenrechten und Umweltzerstörung entlang Ihrer Lieferkette abzugeben. Hierzu ist die Einrichtung eines Beschwerdemanagements mit einem öffentlich zugänglichen und anonymen Meldeverfahren Voraussetzung zur Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflichten. Ein entsprechendes Beschwerdeformular können Sie individuell mit der Software BITqms gestalten und beispielsweise über ein öffentliches Portal zur Verfügung stellen. Selbstverständlich ist die anonyme Abgabe einer Beschwerde mit unserer Software sichergestellt und entspricht damit den Anforderungen des Lieferkettengesetzes.

Unmittelbar nach dem Versenden erhält der Absender automatisch eine Eingangsbestätigung der Beschwerde sowie eine Trackingnummer, welche die anonyme Nachverfolgung seiner Beschwerde ermöglicht. Eine eingegangene Beschwerde löst automatisch einen Bearbeitungsvorgang in BITqms aus, der zuständige Bearbeiter erhält umgehend eine Benachrichtigung und kann die Beschwerde weiterverfolgen. Die strukturierte Bearbeitung und Bewertung der Beschwerde ist mit der Software BITqms durch vorab definierte Workflows sichergestellt. 

Anonyme Abgabe von Beschwerden in Bezug auf die Lieferkette im öffentlichen Portal mit der Software BITqms
Beschwerden anonym über ein öffentliches Portal abgeben
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Übersicht aller abgegebenen Beschwerden inklusive Bewertung hinsichtlich Auswirkung und Dringlichkeit in der Software BITqms
Übersicht aller abgegebenen Beschwerden inklusive Bewertung hinsichtlich Auswirkung und Dringlichkeit
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Wie unterstützt unsere Software bei regelmäßigen Risikoanalysen und wie leiten Sie Präventions- und Abhilfemaßnahmen ab?

Die bisher identifizierten Risiken über Lieferantenaudits, Selbstauskünfte oder öffentliche Beschwerden müssen natürlich im Rahmen eines Risikomanagements nachgefasst und bearbeitet werden. Mit Hilfe regelmäßiger Risikoanalysen in unserer Software BITqms werden diese immer wieder neu bewertet und gegebenenfalls, wie vom Lieferkettengesetz gefordert, Abhilfe- oder Präventionsmaßnahmen eingeleitet. Die standardisierte Risikobewertung erfolgt über flexibel gestaltete Bewertungsformulare, dank der individuellen Arbeitsabläufe können die Aufgaben und Zuständigkeiten klar geregelt werden. Die identifizierten Risiken werden systematisch anhand ihres Schadensausmaßes und ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit in einer Risikomatrix eingeordnet. So erhalten Sie mit unserer QM-Software einen schnellen Überblick über die aktuelle Risikolage.

Auswertung der aktuellen Lieferketten-Risikolage in der Software BITqms
Auswertung der aktuellen Lieferketten-Risikolage
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Transparente Darstellung der zeitlichen Entwicklung des Schadenswertes im Risikomanagement mit der Software BITqms
Transparente Darstellung der zeitlichen Entwicklung des Schadenswertes
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Zur Steuerung und Behandlung der Risiken können passende Abhilfe- oder Präventionsmaßnahmen abgeleitet und effizient nachverfolgt werden. Unsere Software fordert Sie in festgelegten Bewertungszyklen zur Neubewertung der jeweiligen Risiken auf, sodass die Entwicklung eines Risikos im Zeitverlauf in BITqms transparent dargestellt wird. Vielfältige Analysen wie Trendauswertungen, Zeitreihenreports oder Periodenvergleichsberichte ermöglichen zudem per Knopfdruck einen Überblick über die gesamte Risikosituation.

Die abgeleiteten Maßnahmen lassen sich ebenfalls mit der QM-Software BITqms abbilden, sodass die Erledigung effizient gesteuert und nachverfolgt werden kann. Klar definierte Arbeitsabläufe mit festen Zuständigkeiten ermöglichen eine einheitliche Vorgehensweise und damit eine zeitnahe Abarbeitung der Maßnahmen. Verschiedene Listen und Statistiken in der Software bieten hierbei einen Überblick über die einzelnen Maßnahmen, z.B. über den Bearbeitungsstatus, den Planungszeitraum, die Fälligkeit, …

Übersicht über alle abgeleiteten Maßnahmen aus den Ergebnissen eines Lieferantenaudits in der Software BITqms
Übersicht über alle Maßnahmen, die aus den Ergebnissen eines Lieferantenaudits abgeleitet wurden
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Klingt interessant?

Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie Sie das Lieferkettengesetz mit der Software BITqms erfüllen können.

Und dann?

Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau oder Abbildung bereits bestehender Strukturen, um das Lieferkettengesetz zu erfüllen.
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