QM-Software BITqms - Digitales Qualitätsmanagement

Ideenmanagement mit der Software BITqms

Die Software für systematisches Ideenmanagement und KVP.

Ein gelebtes Ideenmanagement kann neben der Realisierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) zu einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, Qualitätssteigerung und Kostenreduktion im Unternehmen führen. Die Software BITqms unterstützt bei der Umsetzung eines innovativen Ideenmanagements mit individuellen Erfassungsformularen, standardisierten Bewertungsschemata sowie einer strukturierten Bewertung und Umsetzung der eingegangenen Ideen.

Wieso Ideenmanagement als wertvoller Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung?

Der Erfolg eines Unternehmens basiert auf seinen Mitarbeitern. Sie kennen die Prozesse eines Unternehmens nicht nur, sie führen diese tagtäglich aus und leben sie. Ebenso gestaltet es sich mit den Produkten: Wer, wenn nicht die Mitarbeiter, die sie konzipieren, produzieren, bewerben oder damit arbeiten, kennen die Produkte am besten? Dass Mitarbeiter ihre Prozess- und Produktkenntnisse verwenden, um Verbesserungspotenziale und Ideen für Neuerungen einzubringen, ist daher für Unternehmen mehr als wünschenswert. Und für Mitarbeiter ist es umgekehrt ebenfalls positiv, wenn sie sich aktiv an der Prozess- und Unternehmensgestaltung beteiligen können und selbst dazu beitragen können, dass das Unternehmen weiter vorankommt.

Ideen und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter sind für Unternehmen wertvoll und können langfristig nicht nur Prozessverbesserungen und Kosteneinsparungen, sondern auch Wettbewerbsvorteile und zufriedene Mitarbeiter hervorbringen. Eine positive Unternehmenskultur, in der Ideen und Verbesserungen wertgeschätzt werden, ist ein wichtiger Baustein für den Unternehmenserfolg.
Daher ist es wichtig, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, ihre Ideen und Verbesserungsvorschläge möglichst unkompliziert und einfach abzugeben. Zusätzlich sollte eine gewissenhafte und transparente Bearbeitung der eingegangenen Ideen sichergestellt werden, um die daraus gewonnenen Erkenntnisse sinnvoll zu nutzen.

Mit unserer Software BITqms können Sie den gesamten Vorgang für ein systematisches Ideenmanagement umsetzen – mit dem Ziel, den Erkenntnisgewinn für das Unternehmen und den ständigen Dialog mit den Mitarbeitern optimal zu fördern. 

Wie unterstützt unsere Software den Auftakt des Ideenmanagements?

Den Anfang machen die Ideen der Mitarbeiter, die ihren Weg in einen geordneten Ideenmanagement-Prozess finden müssen. Mit unserer Software BITqms können diese Ideen über eigens dafür erstellte Formulare eingesammelt werden. Diese Feedbackbögen können aus einer Vielzahl von Formularelementen frei zusammengestellt werden und daher alle Informationen erfassen, die in Ihrem Unternehmen im Rahmen des Ideenmanagements wichtig sind. Beispielsweise könnten die Formulare auch eine Möglichkeit zum Hochladen von Dateien wie Bildern oder MS Office-Dokumenten beinhalten.

Die Erfassung der Ideen und Vorschläge bleibt dabei denkbar einfach: So können alle Mitarbeiter, die Zugang zu dem Formular erhalten, ihre Ideen durch Ausfüllen und Absenden des Formulars weitergeben. Dies kann über eine Bereitstellung des Formulars im Arbeitskontext innerhalb von BITqms oder über ein Mitarbeiterportal erfolgen. 

Beispielhafte Formulare zum Erfassen von Ideen für das Ideenmanagement mit der Software BITqms
Frei definierbare Formulare zum Erfassen von Ideen
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Ausblick: Ideenmanagement in ein Mitarbeiterportal einbinden

Die Einbindung des Feedbackformulars in ein Mitarbeiterportal eine gute Möglichkeit, allen Mitarbeitern Zugang zum Ideenmanagement zu verschaffen. Neben dem Formular zur Ideenerfassung können über das Mitarbeiterportal auch weitere Informationen und Formulare oder Anträge sowie verschiedene Dokumente, Arbeitsanweisungen und Richtlinien oder Neuigkeiten für alle Mitarbeiter bereitgestellt werden.

Tipp: Soll der Informationskreis über das Unternehmen hinaus erweitert und Feedback auch aus anderen Perspektiven berücksichtigt werden, können mit unserer Software BITqms auch Feedbackformulare für Kunden, Lieferanten oder weitere Zielgruppen über ein passendes Portal bereitgestellt werden.

Beispielhaftes Feedbackformular eingebunden in ein Mitarbeiterportal mit der Software BITqms
Ideenmanagement als Bestandteil des Mitarbeiterportals
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Flexibel definierbarer Ablauf für die Bewertung und Umsetzung von Ideen
Flexibel definierbarer Ablauf für die Bewertung und Umsetzung von Ideen
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Wie unterstützt unsere Software strukturierte Abläufe im Ideenmanagement?

Sobald ein Ideen-Formular ausgefüllt wurde, wird der passende Bearbeitungsprozess in der Software gestartet. Die zuständigen Bearbeiter erhalten eine E-Mail über die anstehende Aufgabe, um die zeitnahe Bearbeitung anzustoßen.

Der Bearbeitungsablauf selbst ist flexibel definierbar und kann somit genau an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Zudem können über Platzhalter bei Bedarf automatisch die passenden Bearbeiter wie beispielsweise der Erfasser des Formulars oder der Verantwortliche eines Unternehmensbereichs den entsprechenden Arbeitsschritten zugeordnet werden. Das heißt, auch die Person, die das Formular ausgefüllt hat, kann so automatisch in den Prozess mit einbezogen werden. 

Die Arbeitsschritte können dabei mit Bewertungsformularen oder Checklisten für die Durchführung kombiniert werden. Diese Formulare werden dann beim Abschluss der jeweiligen Aufgabe von den zuständigen Bearbeitern ausgefüllt, um ihre Arbeitsergebnisse oder Entscheidungen zu dokumentieren.

Wie unterstützt unsere Software Transparenz im Ideenmanagement?

Direkt am Vorgang werden alle Informationen rund um die Idee, das Eingabeformular, die Bewertung und die Umsetzung dokumentiert. Die Bearbeiter der einzelnen Aufgabenschritte halten ihre Arbeitsergebnisse und Entscheidungen über Umlaufbelege und Checklisten nachvollziehbar fest. Zudem können Notizen und Aktionen hinterlegt werden. So werden direkt am Vorgang alle Informationen gesammelt, die für die weitere Bearbeitung relevant sind.

Kenntnisnahmen über bestimmte Bearbeitungsstände oder Ergebnisse können bei Bedarf automatisiert von der Software versendet werden. So können beispielsweise auch der Ideengeber oder der entsprechende Vorgesetzte Informationen über die Umsetzung der Idee erhalten oder sogar in den Arbeitsablauf eingebunden werden.

Alle Informationen wie Bearbeitungsformulare, Notizen, Bewertungen oder durchgeführte Aktionen sind innerhalb des Ideenmanagements direkt am Vorgang verfügbar
Alle Informationen zu Idee, Bewertung und Umsetzung direkt am Vorgang verfügbar
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Übersichtliche Darstellung von Ergebnissen aus dem Ideenmanagement mit der Software BITqms
Übersichtliche Darstellung der Ergebnisse aus dem Ideenmanagement
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Wie unterstützt unsere Software die Auswertung im Ideenmanagement?

Zuverlässige Kennzahlen werden mit BITqms direkt aus dem Bearbeitungsprozess gewonnen und in frei definierbaren Auswertungen und Übersichten aufbereitet. Mit wenigen Klicks sehen Sie so beispielsweise, welche Umsetzungen zeitnah sinnvoll sind, welche abgelehnt oder bereits erfolgreich bearbeitet wurden.

Weiterhin können die eingegangenen Ideen sowie deren Beurteilungen mit unserer Software gezielt ausgewertet werden. Grafische Analysen verdeutlichen so die Erkenntnisse aus dem Ideenmanagement sowie potenzielle Optimierungspotenziale im Unternehmen auf einen Blick.

Grafische Auswertungen im Ideenmanagement mit der Software BITqms
Grafische Auswertung der eingegangenen Ideen
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Anregung: Prämien und Anreize für Ideen

Im Zuge eines Ideenmanagements kann es durchaus sinnvoll sein, Prämien für besonders gute Ideen zu vergeben. Durch solche positiven Anreize können Mitarbeiter langfristig dazu motiviert werden, sich am Ideen- und Innovationsmanagement innerhalb des Unternehmens zu beteiligen.

Der Zeitpunkt, zu dem die Prämie festgesetzt wird, aber auch die Art der Prämienfestsetzung können stark variieren. Je nach Prämien- oder Anreizsystem werden somit völlig unterschiedliche Anforderungen an den Ideenmanagement-Prozess gestellt.

Mit BITqms ist das kein Problem: Der Bearbeitungsschritt für die Prämienfestsetzung kann flexibel im Bearbeitungsablauf integriert werden. Die Bestimmung der Prämienart oder -höhe ist durch frei definierbare Bewertungsformulare basierend auf objektiven Bewertungskriterien möglich, die internen Bearbeitungsprozesse zur Auszahlung der Prämie können automatisiert angestoßen werden.

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Ideenmanagement mit der Software BITqms

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Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie Ihr Ideenmanagement mit BITqms aussehen könnte.

Und dann?

Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau des Ideenmanagements oder Abbildung bereits bestehender Strukturen.
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