Hinweisgebersystem mit der Software BITqms

Die Software für die Erfassung und Bearbeitung anonymer Hinweise nach Hinweisgeberschutzgesetz.

Die QM-Software BITqms stellt einen sicheren und auf Wunsch anonymen Meldeweg für Hinweisgeber (Whistleblower) zur Verfügung. Trotz Anonymität ist eine Kontaktaufnahme mit dem Hinweisgeber möglich. Unsere Software ermöglicht eine strukturierte Umsetzung des Hinweisgebersystems – von der Hinweis-Meldung über die Bearbeitung bis hin zur Ableitung von Risiken und dem Anstoßen von Folgemaßnahmen. Sie erfüllen damit Ihre Verpflichtung eines Hinweisgebersystems nach dem Hinweisgeberschutzgesetz und stärken gleichzeitig Ihr Risiko- und Compliance-Management.

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Wie unterstützt unsere Software ein Hinweisgebersystem nach HinSchG?

Die EU-Richtlinie 2019/1937 verpflichtet seit Ende 2021 Unternehmen ab einer gewissen Größe und in bestimmten Branchen dazu, ein Hinweisgebersystem mit internen Meldekanälen für Hinweise einzurichten. Durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wurde dies am 02. Juli 2023 in nationales Recht überführt. Das Gesetz sieht vor, dass der Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung für seine Hinweis-Meldung sowie spätestens nach drei Monaten eine finale Rückmeldung erhält, welche Maßnahmen aufgrund seines Hinweises ergriffen wurden. Außerdem ist der Hinweisgeber vor Repressalien und Nachteilen zu schützen.

Da mehr Unregelmäßigkeiten in Unternehmen von Whistleblowern aufgedeckt werden als von externen Prüfern und interner Revision zusammen, dient die Einrichtung eines Hinweisgebersystems mit sicherem und auf Wunsch anonymen Meldekanal mit unserer QM-Software BITqms gleichzeitig als Frühwarnsystem und stärkt das Risiko- und Compliance-Management. Neu erkannte Risiken können bei Bedarf direkt in das Risikomanagement unserer Software übernommen werden.

Durch systematische Auswertungen in der Software können Häufungen von Hinweisen in bestimmten Bereichen sichtbar gemacht und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Abgeleitete Korrektur- und Präventionsmaßnahmen werden bei Bedarf in BITqms dokumentiert und nachverfolgt.

Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten

Seit 2021 gilt die EU-Whistleblower-Richtlinie 2019/1937. Im Dezember 2022 hat der Deutsche Bundestag das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) beschlossen, um die Umsetzung auch in nationales Recht zu überführen. Nach endgültiger Zustimmung des Bundesrates im Mai 2023 ist das Gesetz am 02. Juli 2023 in Kraft getreten.

Wie funktioniert die Hinweis-Meldung mit unserer Software?

Whistleblower bevorzugen sichere Meldekanäle, um sich vor möglichen Nachteilen zu schützen. Potenzielle Hinweisgeber könnten sich daher gegen eine Meldung entscheiden, wenn ihre Anonymität im Rahmen des Hinweisgebersystems nicht sichergestellt ist. Mit unserer Software kann der Meldekanal Ihres Hinweisgebersystems ausschließlich anonym konzipiert oder auf Wunsch die Eingabe von Kontaktdaten ermöglicht werden. Das individuell definierbare Hinweis-Meldeformular kann in verschiedene Portale eingebunden werden – z.B. in Mitarbeiterportale, Kundenportale, Lieferantenportale oder in ein frei zugängliches Hinweis-Meldeportal, damit es allen potenziellen Hinweisgebern zur Verfügung steht.

Nach dem Absenden der Hinweis-Meldung erhält der Hinweisgeber automatisch eine Eingangsbestätigung der Meldung, die er herunterladen kann. Zusätzlich wird dem Hinweisgeber eine Trackingnummer zur anonymen Nachverfolgung seines Hinweises zur Verfügung gestellt.

Beispielhaftes Hinweis-Meldeformular für Whistleblower im Mitarbeiterportal der Software BITqms — Hinweis-Meldeformular im Mitarbeiterportal

Ausblick: Virenprüfung bei eingegangenen Formularen

Ist Ihr Hinweis-Meldeformular von extern zugänglich, besteht potenziell eine Gefahr durch Viren. BITqms stellt Ihnen zur Virenprüfung und zum Schutz aller eingehenden Dateien einen integrierten Virenscan zur Verfügung, mit dem Sie eingehende Formulare direkt überprüfen können. Benachrichtigungen über virenbehaftete Uploads können umgehend an Administratoren gesendet werden. Neben dem Einsatz bei den elektronischen Formularen kann der integrierte Virenscan auch für alle anderen eingehenden Dateien verwendet werden – wie für Dokumentinhalte, Anhänge an E-Mails, Notizen, Dateien oder Bilder in der BITqms-Bibliothek.

Wie ermöglicht unsere Software den Kontakt zum anonymen Hinweisgeber?

Der Hinweisgeber erhält nach dem Ausfüllen des Meldeformulars in der Software eine Trackingnummer. Mit Hilfe dieser Nummer kann er nicht nur Informationen über den Bearbeitungsstatus einsehen, sondern auch Rückfragen des Bearbeiters beantworten und gleichzeitig seine Anonymität wahren. Die Trackingnummer ermöglicht es außerdem, den anonymen Whistleblower über die Software fristgerecht über die ergriffenen Maßnahmen zu informieren und sicherzustellen, dass nur er auf diese Information zugreifen kann. Welche Informationen des Vorgangs dem Hinweisgeber über die Trackingnummer zugänglich gemacht werden, kann individuell in der Software definiert werden.

Anonyme Nachverfolgbarkeit für Whistleblower im Hinweisgebersystem mit der Software BITqms über eine Trackingnummer — Anonyme Statusverfolgung und Kontaktaufnahme über die Trackingnummer

Wie unterstützt unsere Software die strukturierte Bearbeitung im Hinweisgebersystem?

Das Ausfüllen des Hinweis-Meldeformulars löst automatisch den individuell definierbaren Bearbeitungsvorgang in der Software aus und der zuständige Bearbeiter, der Whistleblower-Beauftragte, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit seiner Aufgabe. Die Berechtigungen in unserer Software BITqms stellen sicher, dass nur die zuständigen Personen Zugriff auf den Hinweis haben. Zudem besteht die Möglichkeit mit unserer Software, einen externen, unabhängigen Whistleblower-Beauftragten in das Hinweisgebersystem einzubinden. Übersichten über offene Aufgaben, E-Mail-Benachrichtigungen und bei Bedarf automatische Erinnerungen bei Überschreitung definierter Erledigungsfristen verhindern, dass etwas liegenbleibt.

Beispielhafte dynamische Bearbeitungsprozesse im Hinweisgebersystem mit der Software BITqms — Dynamischer Bearbeitungsablauf von Hinweis-Meldungen

Ausblick: Dynamische Bearbeitungsprozesse in der Software

Wenn ein Hinweisgebersystem neu eingerichtet wird, kann es passieren, dass nicht nur Hinweise nach dem Hinweisgeberschutzgesetz eingehen, sondern auch allgemeine Beschwerden, Verbesserungsvorschläge oder Sonstiges. Unsere Software BITqms kann in diesen Fällen anhand der Einschätzung, ob es sich hierbei um einen relevanten Hinweis handelt, den Bearbeitungsablauf im Rahmen des Hinweisgebersystems automatisch anpassen und beispielsweise nicht relevante Bearbeitungsschritte überspringen. Bei Bedarf kann der Vorgang dem Feedbackmanagement oder anderen Abteilungen zur Kenntnisnahme in der Software weitergeleitet werden.

Dokumentation der Bearbeitungsergebnisse im Hinweisgebersystem mit der Software BITqms — Dokumentation der Bearbeitungsergebnisse in der Software

Wie unterstützt unsere Software die Bewertung von Hinweisen?

Strukturierung und Bewertung der Hinweise können anhand von individuellen Kriterien in der Software erfolgen. Dies ermöglicht zum Beispiel die Kategorisierung von Hinweisen nach dem betroffenen nationalen oder EU-Rechtsbereich. Zudem stehen flexible Formulare auch zur Dokumentation der Arbeitsergebnisse im Bearbeitungsablauf des Hinweises beispielsweise für die Einschätzung nach internen Eskalationsstufen oder für Bemerkungen zur Bearbeitung.

Wie unterstützt unsere Software die Weiterverfolgung von Hinweisen?

Zur Weiterverfolgung eines Hinweises können passende Maßnahmen ergriffen und innerhalb der Software umgesetzt und nachverfolgt werden. Der aktuelle Stand dieser Maßnahmen ist für den Whistleblower-Beauftragten bzw. die entsprechend berechtigten Bearbeiter eines Hinweises direkt am entsprechenden Hinweis in der Software einsehbar.

Übersicht über abgeleitete Maßnahmen aus einer Hinweis-Meldung in einer Listenansicht in der Whistleblower-Software BITqms — Übersicht über abgeleitete Maßnahmen aus einer Hinweis-Meldung

Wie unterstützt unsere Software Auswertungen im Hinweisgebersystem?

In Statistiken innerhalb der Software wird sichtbar, ob es sich bei den Hinweisen um Einzelfälle handelt oder ob eine systematische Ursache vorliegen könnte. Zudem geben individuell zusammenstellbare Listen einen Überblick über offene Hinweise und deren Bearbeitungsstand sowie über abgeschlossene Hinweise und deren Ergebnisse wie beispielsweise abgeleitete Maßnahmen und identifizierte Risiken.

Übersichtliche Auswertungen und Analysen im Hinweisgebersystem der Software BITqms — Individuelle Listen und Statistiken im Hinweisgebersystem

Ausblick: Ableiten von Risiken aus dem Hinweisgebersystem

Hinweise können auf bisher nicht behandelte Risiken aufmerksam machen. Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung im Hinweisgebersystem kann bei Bedarf in der Software ein neues Risiko abgeleitet werden, das automatisch in das vorhandene Risikomanagement einfließt. Das neue Risiko kann im BITqms-Risikomanagement kategorisiert und regelmäßig bewertet werden. Zudem können Maßnahmen zur Senkung dieses Risikos definiert werden, die im Aufgaben- und Maßnahmenmanagement unserer Software nachverfolgt werden können.

Ableitung von Risiken aus dem Hinweisgebersystem mit der Software BITqms — Herkunft der Risiken und Einordnung in der Risikomatrix

Verwendete Module

Optional

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