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Datenschutzvorfall melden mit BITqms

Die Software für die Bearbeitung von DSGVO-Verstößen.

Mit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 wurden die Meldevorschriften bei Datenschutzvorfällen weiter verschärft. Die Software BITqms greift diese Regelungen auf und unterstützt gezielt bei der Meldung und anschließenden Aufarbeitung eines Datenschutzvorfalls.

Wieso eine Software, um einen Datenschutzvorfall zu melden?

In der Datenschutzgrundverordnung werden einerseits die Meldepflichten bei Datenpannen gegenüber dem Betroffenen (Art. 34 DSGVO) und andererseits gegenüber der Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO) geregelt. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten stets zu informieren.

Mit Eintreten der DSGVO besteht die Meldepflicht nunmehr nicht nur bei sensiblen Daten wie beispielsweise Gesundheits- oder Bankdaten, sondern bei jeder Verletzung von personenbezogenen Daten. So ist beispielsweise auch schon der reine Datenverlust meldepflichtig. Die einzige Ausnahme für die Meldung von Datenpannen tritt ein, wenn die Verletzung des Schutzes der personenbezogenen Daten nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt.

Mit der Software BITqms kann ein Datenschutzvorfall problemlos gemeldet und weiterverarbeitet werden. Dabei wird die Vorgehensweise individuell festgelegt und dadurch an die Struktur des Unternehmens angepasst. Mit systematischen Prozessen wird nicht nur eine strukturierte, sondern auch schnelle Abwicklung von Datenschutzmeldungen ermöglicht.

Wie unterstützt unsere Software die Meldung von Datenschutzvorfällen?

Die Grundlage für die Abwicklung von Datenschutzvorfällen stellt das Meldeformular dar. Mit diesem werden DSGVO-Verstöße von Mitarbeitern des Unternehmens erfasst und die passenden Bearbeitungsprozesse im Anschluss automatisiert gestartet. Beispielsweise kann bei jedem gemeldeten Datenschutzvorfall zunächst eine Beurteilung durch den Datenschutzbeauftragten erfolgen. 

Bei der Gestaltung des Formulars sind keinerlei Grenzen gesetzt. Der Bearbeiter kann aus einer Fülle an Formularelementen wie der Einfach- oder Mehrfachauswahl, der Texteingabe oder der Unternehmensbereichsauswahl und vielen weiteren Elementen auswählen. So können Sie das Meldeformular flexibel und genau so gestalten, wie es für Ihr Unternehmen und die bei Ihnen verarbeiteten Daten sinnvoll ist.

Beispielhaftes Meldeformular für Datenschutzvorfälle für detaillierte Angaben zum DSGVO-Verstoß
Individuell gestaltbares Meldeformular zum Datenschutzvorfall
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Ausblick: Datenschutzvorfall über ein Mitarbeiterportal melden

Das Meldeformular für einen Datenschutzvorfall kann innerhalb von BITqms an die passenden Stellen verknüpft werden, sodass es für die Mitarbeiter im entsprechenden Kontext gefunden wird. So könnte das Meldeformular beispielsweise auch in einem Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt werden.

Beispielhaftes Mitarbeiterportal im Unternehmen - Meldeformular für einen Datenschutzvorfall
Datenschutzvorfall-Meldeformular im Mitarbeiterportal
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Wie unterstützt unsere Software die zeitnahe Bearbeitung des gemeldeten Datenschutzvorfalls?

Nach Abschicken des Meldeformulars wird automatisch der passende Bearbeitungsprozess in BITqms gestartet und die zuständigen Bearbeiter über ihre anstehende Aufgabe informiert. Dieses Vorgehen gewährleistet, dass keine wertvolle Zeit verstreicht und die nötigen Bewertungs- und Bearbeitungsschritte umgehend eingeleitet werden.
Welche Schritte diese Bearbeitung des Datenschutzvorfalls umfasst, kann dabei frei definiert werden – sodass Sie den Prozess genau so abbilden können, wie er für die Anforderungen Ihres Unternehmens, Ihrer Abläufe und Ihrer betroffenen Daten passend ist.

Verschiedene Formulare zur Bewertung eines Datenschutzvorfalls
Bewertung der DSGVO-Verstöße anhand frei definierbarer Checklisten
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Informationserfassung und Dokumentation von DSGVO-Verstößen

Direkt an der Bearbeitung des Datenschutzvorfalls können alle benötigten Informationen eingeholt und Bewertungen dokumentiert werden. Entsprechende Formulare stehen dann direkt an der Rückmeldung zur Verfügung und können von allen Bearbeitern eingesehen werden. So wären bei einem DSGVO-Verstoß beispielsweise Formulare zur Bewertung des Vorfalls durch den Datenschutzbeauftragten, zur Stellungnahme der verantwortlichen Abteilung sowie zur Meldung an die Aufsichtsbehörde denkbar. 

Ausblick: Anpassung des Bearbeitungsablaufs der DSGVO-Meldung bedingt durch Bewertung

Gerade bei Datenschutzvorfällen ist es besonders wichtig, abhängig vom einzelnen Vorfall die richtigen Bearbeitungsschritte und Maßnahmen zu unternehmen. Mit BITqms können bestimmte Arbeitsschritte in Abhängigkeit der Formularangaben übersprungen werden. Durch diese Konditionalität passt sich der Arbeitsablauf dem jeweiligen Datenschutzvorfall problemlos an.

Der erste Arbeitsschritt besteht zum Beispiel in der Bewertung des Vorfalls durch den Datenschutzbeauftragten. Dabei hat dieser die Möglichkeit, die Angaben des Erfassers zu ergänzen bzw. zu bewerten und den verantwortlichen Unternehmensbereich zu identifizieren, sodass sich abhängig von den Angaben des Datenschutzbeauftragten der weitere Bearbeitungsverlauf gestaltet. Auch die Meldung an die Aufsichtsbehörden erfolgt nur dann, wenn der Datenschutzbeauftragte dies entsprechend in seiner Bewertung vermerkt hat.

Ansicht des Bearbeitungsprozesses bei einem Datenschutzvorfall basierend auf Angaben im Formular
Anpassung des Bearbeitungsablaufs abhängig von den Angaben während der Beurteilung
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Wie unterstützt unsere Software das Ableiten von Korrekturmaßnahmen zum Datenschutzvorfall?

Neben der Meldung an die Aufsichtsbehörde stellt auch die Ableitung von Maßnahmen einen wesentlichen Bestandteil der Abwicklung von Datenschutzvorfällen dar. Abhängig von den Angaben in den Formularen, wie zum Beispiel der Stellungnahme durch die verantwortliche Abteilung, können passende Korrekturmaßnahmen automatisch abgeleitet werden. Die zuständigen Bearbeiter werden dabei umgehend über die Aufgabe informiert, sodass die Umsetzung zeitnah erfolgen kann.

Außerdem werden die resultierenden Korrekturmaßnahmen mit dem Datenschutzvorfall verknüpft – so bleibt der Zusammenhang nachvollziehbar und der Stand der abgeleiteten Maßnahmen kann direkt am Vorgang nachvollzogen werden.

Basierend auf dem ausgefüllten Bearbeitungsformular leitet die Software BITqms automatisch die passende Korrekturmaßnahme ab für den Datenschutzvorfall ab
Ableitung von Korrekturmaßnahmen zu den Datenschutzvorfällen
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Grafiken zeigen statistische Auswertungen zu Datenschutzvorfällen
Grafische Auswertung der Datenschutzvorfälle im Unternehmen
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Wie unterstützt unsere Software die grafische Auswertung von Datenschutzvorfällen?

Alle benötigten Informationen und Auswertungen zu einem Datenschutzvorfall können mit der Software BITqms zusammengestellt und dabei frei definiert werden. Auch verschiedene Auswertungen für unterschiedliche Bedarfsgruppen sind kein Problem. So können Sie die Informationen zu den Datenschutzvorfällen unkompliziert auswerten und notwendige Schlüsse aus den Vorfällen ziehen. Mit unterschiedlichen grafischen Auswertungen werden Häufungen und Verteilungen auf einen Blick sichtbar.

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Datenschutzvorfälle melden mit der Software BITqms

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Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie Ihr Datenschutzmanagement mit BITqms aussehen könnte.

Und dann?

Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau des Datenschutzmanagements oder Abbildung bereits bestehender Strukturen.
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