CIRS-Meldesystem mit der Software BITqms

Analysieren Sie CIRS‑Meldungen strukturiert und nachvollziehbar.

Ein Critical Incident Reporting System (CIRS) lebt von Vertrauen, Klarheit und Verlässlichkeit. In Ihrer Rolle im Qualitätsmanagement wissen Sie: Kritische Vorkommnisse oder relevante Beobachtungen werden nur dann gemeldet, wenn Prozesse verständlich sind und keine Angst vor Schuldzuweisungen besteht. Mit unserer Software BITqms machen Sie Ihr CIRS strukturiert, transparent und ermöglichen auch anonyme Meldungen als Grundlage für eine gelebte Sicherheits‑ und Lernkultur.

Von der CIRS-Meldung zum Lerneffekt in einer Software?

Im Alltag zeigt sich oft, wie anspruchsvoll ein lebendig genutztes CIRS sein kann: Beispielsweise kommen Meldungen über unterschiedliche Wege, sind unvollständig oder lassen sich später nur schwer nachvollziehen. Gleichzeitig erwarten Audits, Normen und interne Anforderungen eine strukturierte Auswertung und dokumentierte Maßnahmen. Die Digitalisierung des CIRS setzt genau hier an. BITqms hilft dabei, CIRS‑Meldungen einheitlich zu erfassen, systematisch zu bearbeiten und Erkenntnisse zielgerichtet für Verbesserungen nutzen – ohne zusätzlichen Koordinationsaufwand im QM.

Warum unsere Software für CIRS?

BITqms unterstützt Sie mit klar definierten, digitalen Abläufen:

Einheitliche Erfassung von CIRS‑Meldungen über digitale (auch anonyme) Meldeformulare
Workflowgesteuerte Bearbeitung mit zugeordneten Rollen und Zuständigkeiten
Transparente Status‑ und Überblicksfunktionen für das QM
Auswertungen zur Risikoerkennung und präventiven Steuerung

Vertrauen

Anonyme Meldemöglichkeiten fördern Offenheit und eine positive Fehler‑ und Lernkultur.

Transparenz

Sie behalten jederzeit den Überblick über Bearbeitungsstände, Fristen und Maßnahmen.

Struktur

Durch definierte Abläufe ist klar geregelt, was nach einer Meldung passiert und wer verantwortlich ist.

Lernen

Auswertungen und Trends helfen, systematische Risiken zu erkennen und gezielt vorzubeugen.

Besonders praktisch:

BITqms bietet bei Bedarf eine Schnittstelle zu CIRSmedical.de, dem einrichtungsübergreifenden Berichts- und Lernsystem der Bundesärztekammer. CIRS-Meldungen können so ganz einfach direkt aus BITqms heraus zu CIRSmedical.de übermittelt werden.

Wie funktioniert CIRS mit unserer Software?

Mit BITqms beginnt der CIRS‑Prozess mit einer einfachen digitalen Meldung. Über ein individuell konfigurierbares Formular können Fehler, kritische Ereignisse oder Beinahe-Schäden strukturiert – und bei Bedarf anonym – erfasst werden.

Anschließend steuert ein definierter Workflow die weitere Bearbeitung. Dabei sind Aufgaben und Zuständigkeiten klar festgelegt und der Bearbeitungsstand ist jederzeit einsehbar. Dadurch reduziert sich für Sie im QM der Aufwand für manuelle Nachverfolgung und Rückfragen. Alle Schritte sind durchgängig dokumentiert und nachvollziehbar.

Kennzahlen und Auswertungen schaffen eine belastbare Grundlage für Audits, Managementbewertungen und daraus abgeleitete Maßnahmen zur Verbesserung der Patienten‑ bzw. Mitarbeitersicherheit.

CIRS-Meldung erfassen …

Ein niedrigschwelliger und vertrauensbasierter Meldeweg ist entscheidend für ein funktionierendes CIRS. Mit BITqms stellen Sie digitale Meldeformulare bereit, die sich an den tatsächlichen Abläufen Ihrer Organisation orientieren. Die Formulare lassen sich so gestalten, dass sie die relevanten Informationen strukturiert abfragen, ohne die meldenden Personen zu überfordern.

Die Möglichkeit anonymer Meldungen reduziert Hemmschwellen und trägt dazu bei, dass auch sensible Beobachtungen gemeldet werden. Für Sie im Qualitätsmanagement entsteht so eine belastbare Datengrundlage statt vereinzelter, schwer einzuordnender Hinweise.

… und strukturiert bearbeiten.

Nach dem Eingang einer CIRS‑Meldung sorgt BITqms für einen klar geregelten Bearbeitungsprozess. Der Ablauf und die Zuständigkeiten sind vorab definiert und werden von der Software gesteuert. So wird transparent, wer wann eingebunden ist und welche Schritte erforderlich sind.

Das bedeutet Entlastung: weniger Rückfragen und Transparenz über den Bearbeitungsstand.

CIRS-Meldungen systematisch auswerten ...

Alle eingehenden CIRS‑Meldungen werden in BITqms zentral zusammengeführt und einheitlich ausgewertet. Dadurch lassen sich wiederkehrende Muster, Häufungen oder Schwerpunkte erkennen, auch über Bereiche oder Zeiträume hinweg.

Diese systematische Auswertung schafft die Grundlage für belastbare Aussagen im Rahmen von Audits, Managementbewertungen oder internen Besprechungen. Statt einzelner Eindrucksbilder erhalten Sie eine nachvollziehbare Übersicht über Risiken und Entwicklungen.

... und Verbesserungenspotenziale gezielt nutzen.

Die Erkenntnisse aus dem CIRS bleiben nicht isoliert, sondern fließen in konkrete Verbesserungen ein. Maßnahmen können abgeleitet und in ihrer Umsetzung verfolgt und bewertet werden. So wird aus einer Meldung ein nachvollziehbarer Verbesserungsprozess.

Für das QM entsteht damit ein geschlossenes System: Meldungen werden ernst genommen, ausgewertet und konsequent genutzt – nicht nur dokumentiert.

Erfahren Sie mehr:

Erleben Sie, wie einfach ein CIRS-Meldesystem mit unserer Software sein kann.

Welche Module der Software kommen zum Einsatz?

Für ein Critical Incident Reporting System mit BITqms werden folgende Module passend zusammengesetzt:

Digitale Formulare: Für strukturierte und auf Wunsch anonyme CIRS‑Meldungen
Projekt- und Vorgangsmanagement: Zur Bearbeitung und Bewertung der Meldungen

Optional kommen weitere Module unserer Software ergänzend zum Einsatz:

Aufgaben- und Maßnahmenmanagement: Für die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen und weiterführenden Aufgaben.
Intranet und Extranet: Um das CIRS-Meldeformular im Mitarbeiterportal bereitszustellen.
Risikomanagement: Zur Ableitung und Bewertung von Risiken direkt aus CIRS-Fällen.
Dokumentenmanagement: Für Richtlinien, Checklisten und Prozessbeschreibungen