Beschwerdemanagement-Software BITqms
Bearbeiten Sie Beschwerden strukturiert, transparent und kundenorientiert.
Mit unserer QM-Software steuern Sie Ihr gesamtes Beschwerdemanagement digital. Vom Eingang einer Beschwerde bis zur Lösung laufen alle Schritte in klaren Prozessen mit automatischen Benachrichtigungen und lückenloser Dokumentation. So unterstützt BITqms Sie dabei, schnell zu reagieren und jede Rückmeldung als Chance für nachhaltige Verbesserungen zu nutzen – passend zu den Anforderungen eines modernen, ISO‑gerechten Qualitätsmanagements.
Von der Beschwerde zur Lösung in einer Software?
Bei der Bearbeitung von Beschwerden ist es entscheidend, dass schnell gehandelt und lösungsorientiert gehandelt wird. Verzögerungen können beispielsweise entstehen, weil Informationen fehlen oder Verantwortlichkeiten unklar sind.
Eine Software schafft hier Struktur: Alle Schritte im Beschwerdemanagement werden zentral gebündelt, Verantwortlichkeiten klar zugeordnet und Fristen automatisch gesteuert. Das schafft Transparenz für das Team und sorgt dafür, dass Beschwerden konsequent und nachvollziehbar bearbeitet werden.
Warum Beschwerdemanagement mit BITqms?
Unsere Software unterstützt Ihr Beschwerdemanagement durch klar strukturierte digitale Abläufe:
- Einheitliche Erfassung über digitale Formulare
- Automatisierte Workflows mit klaren Zuständigkeiten und Eskalationsmechanismen
- Transparente Kommunikation und Übersicht
- Auswertungen für Ursachenanalyse und Verbesserungsstrategien
Einfaches Feedback
Digital erfasst mit allen relevanten Infos – auch mobil.
Transparente Kommunikation
Automatische E‑Mail-Benachrichtigungen und vollständige Vorgangshistorie.
Schnelle Reaktion
Automatisierte Workflows sparen Zeit.
Strategische Verbesserung
Ursachenanalyse, Reports, Maßnahmen und Risikointegration.
Wie läuft Beschwerdemanagement mit unserer Software ab?
Der Prozess beginnt mit einer einfachen digitalen Erfassung über ein individuell gestaltbares Formular, das Sie bei Bedarf auch in einem Kundenportal bereitstellen können.
Anschließend sorgt ein automatisierter Workflow für die strukturierte Bearbeitung. Zuständigkeiten sind vorab geregelt, Aufgaben werden automatisch verteilt und alle Beteiligten sehen jederzeit den aktuellen Status. So stellen Sie sicher, dass jede Beschwerde schnell und nachvollziehbar bearbeitet wird.
Kennzahlen und Auswertungen in der Software liefern zudem wertvolle Einblicke in das gesamte Beschwerdemanagement: Sie erkennen Bearbeitungszeiten, Ursachen und Trends, die Sie als Grundlage für gezielte Verbesserungen nutzen können.
Beschwerden erfassen …
Eine Beschwerde einzureichen, soll keine Hürde sein.
Mit BITqms stellen Sie digitale Formulare bereit, die Sie vorab individuell konfigurieren können: mit Pflichtfeldern, Kategorien und der Möglichkeit, Anhänge wie Fotos oder Dokumente hinzuzufügen. Für sensible Themen ist auch eine anonyme Eingabe möglich.
Die Formulare lassen sich flexibel zugänglich machen, zum Beispiel im Intranet für Mitarbeitende, im Kunden- oder Lieferantenportal oder mobil auf einem Tablet. Selbst Papierformulare können mittels OCR-Erkennung in der Software erfasst und direkt im Beschwerdemanagement weiterverarbeitet werden.
… und strukturiert bewerten.
Nach der Erfassung startet automatisch der passende Workflow. Verantwortliche Personen werden per E-Mail informiert, sodass keine Beschwerde unbeachtet bleibt. Werden Fristen überschritten, greifen definierte Eskalationsregeln innerhalb der Software und unterstützen einen reibungslosen Ablauf im Beschwerdemanagement.
Die Bewertung erfolgt anhand vorab festgelegter Kriterien wie Dringlichkeit und Auswirkung. So können Sie objektiv entscheiden, welche Maßnahmen erforderlich sind. BITqms zeigt den Bearbeitungsstatus in Echtzeit und macht Fortschritte für alle Beteiligten transparent sichtbar.
Beschwerden systematisch lösen ...
Nach der Bewertung erfolgt die Bearbeitung direkt im Vorgang, sodass alle Schritte zentral erfasst bleiben. Aktivitäten wie das Versenden von E-Mails oder das Hinzufügen von Notizen und Fotos können unmittelbar aus dem Vorgang heraus erfolgen. So wird die Kommunikation mit Kunden oder internen Beteiligten lückenlos dokumentiert.
Alle Informationen sind in der Software mit der Beschwerde verknüpft, wodurch jeder Schritt im Beschwerdemanagement transparent bleibt. Bei Bedarf können Sie die gewonnenen Einblicke zusätzlich ins Maßnahmenmanagement überführen, um weiterführende Aufgaben und Fristen klar zu steuern.
... und Erkenntnisse nutzen.
Unsere Beschwerdemanagement-Software BITqms liefert Ihnen alle relevanten Kennzahlen direkt aus dem Prozess: Sie erkennen, wie effizient Ihr Team arbeitet, welche Ursachen hinter Beschwerden stecken und welche Trends sich abzeichnen. Diese Einblicke helfen auch dabei, Risiken frühzeitig zu identifizieren und gezielt gegenzusteuern.
Alle Daten werden in übersichtlichen Dashboards und grafischen Reports dargestellt, sodass Sie jederzeit eine fundierte Basis für Entscheidungen haben und Ihr Qualitätsmanagement nachhaltig weiterentwickeln können.
Welche Module der Software kommen zum Einsatz?
Wir nutzen unser Baukastensystem, um Beschwerdemanagement mit BITqms zu digitalisieren:
- Digitale Formulare: Für die unkomplizierte Erfassung von Beschwerden mit allen relevanten Informationen.
- Projekt- und Vorgangsmanagement: Für den automatisierten Start der Bearbeitung mit festgelegten Zuständigkeiten und Eskalationsregeln.
Optional kann das Beschwerdemanagement um weitere Module unserer Software ergänzt werden:
- Aufgaben- und Maßnahmenmanagement: Für die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen und weiterführenden Aufgaben.
- Intranet und Extranet: Um das Beschwerdeformular für die jeweilige Zielgruppe in Portalen bereitzustellen.
- Risikomanagement: Um aus Beschwerden Risiken abzuleiten und direkt in der Software nachzuverfolgen.
Und wie könnte das bei Ihnen aussehen? Gerne zeigen wir Ihnen Beschwerdemanagement mit unserer Software BITqms in einer unverbindlichen Online-Präsentation oder bei Ihnen im Hause.
Sprechen Sie uns gerne an!
Wir freuen uns auf Ihre Fragen rund um unsere QM-Software BITqms.
