Wartungs- und Instandhaltungsmanagement im Krankenhaus

BITqms Medical - die Software für Instandhaltung im Gesundheitswesen.

Wiederkehrende Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben an Maschinen, Geräten oder Betriebsmitteln im Krankenhaus können mit der Software für Instandhaltungsmanagement automatisiert geplant, mobil durchgeführt und effizient ausgewertet werden. Durch die systematische Instandhaltung des Inventars Ihrer Einrichtung wird die Qualität der Infrastruktur und Arbeitsumgebung gewährleistet: So können Kosten für Reparaturen oder Stillstände minimiert oder sogar vermieden werden.

Begehungsmanagement

Dokumentenmanagement

Wieso Wartungs- und Instandhaltungsmanagement mit der Software BITqms?

Flexibler Begehungsablauf

Der Wartungsablauf kann mit unserer Software frei definiert und so an die jeweiligen Anforderungen und Abläufe in Ihrem Krankenhaus bzw. Ihrer Einrichtung angepasst werden.

Klare Aufgabenverteilung

Durch den workflowgesteuerten Ablauf innerhalb der Software ist für alle Beteiligten klar ersichtlich, welcher Bearbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Aufgabe hat.

Mobile Durchführung

Die Wartungsaufgabe kann mobil auf dem Tablet dokumentiert werden. So werden die Erkenntnisse direkt vor Ort in der Klinik erfasst, durch Fotos ergänzt und mit Unterschrift bestätigt.

Unterstützte Kommunikation

Die zuständigen Mitarbeiter werden über anstehende Wartungsaufgaben per Mail informiert. Mit einem Klick landen sie direkt an der Aufgabe mit allen Informationen.

Wie laufen Wartungen im Gesundheitswesen mit der Software BITqms ab?

Unsere Software BITqms unterstützt Ihr Instandhaltungsmanagement im Krankenhaus optimal: Alle Instandhaltungsaufgaben werden mit BITqms strukturiert gesteuert und nachvollziehbar dokumentiert. Die Wartungsabläufe und deren Teilschritte sind hierbei frei definierbar. Die zuständigen Bearbeiter werden per E-Mail über anstehende Aufgaben benachrichtigt. Direkt an der Wartungsaufgabe stehen alle benötigten Informationen wie z.B. standardisierte Wartungsanweisungen oder Checklisten zum Abhaken zur Verfügung.

Die Wartungsaufgaben können mobil mit dem Tablet direkt vor Ort in der Klinik durchgeführt und protokolliert werden. Im Anschluss kann automatisch ein entsprechender Wartungsbericht generiert werden. Mithilfe von Trendanalysen und Kennzahlen lassen sich Handlungsbedarf und Verbesserungspotenzial im Bereich Wartung und Instandhaltung effizient aufspüren.

Inventarstruktur abbilden

Innerhalb der Software kann die komplette Inventarstruktur Ihres Krankenhauses, Ihrer Klinik oder Einrichtung im Gesundheitswesen abgebildet werden. Die Inventarobjekte werden hierbei übergreifend einem Klinikbereich wie einem Standort oder einer Station zugeordnet. Für jedes Inventarobjekt können bestimmte Eigenschaften definiert sowie ein Barcode/QR-Code zur eindeutigen Kennung hinterlegt werden. Für jedes Inventarobjekt lassen sich zudem individuelle Wartungsintervalle definieren, welche die Grundlage für die automatisch geplanten Wartungsaufgaben darstellen (wöchentlich, monatlich, halbjährlich, …).

Mit der Software BITqms Inventarobjekte übersichtlich verwalten — Eigenschaften eines Inventarobjekts inkl. vorgesehenem Wartungsintervall

Übersicht über geplante Wartungen in der Software BITqms — Übersicht über die geplanten Wartungen

Wartungen einplanen

Mit BITqms können regelmäßige Inspektions-, Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben für Maschinen, technische Geräte oder Apparate in festgelegten Wartungsintervallen systematisch und automatisiert geplant werden. Durch die Verwendung von Prioritäten kann dabei akuten Fällen Vorrang gewährt werden. Die zuständigen Mitarbeiter werden rechtzeitig per Mail erinnert. So wird gewährleistet, dass die Instandhaltung der Inventarobjekte sichergestellt ist und kein Wartungstermin in Vergessenheit gerät.

Wartung mobil dokumentieren

Die Abarbeitung der Instandhaltungstätigkeiten erfolgt mittels Checklisten, damit eine standardisierte Durchführung und nachvollziehbare Dokumentation gewährleistet wird. Durch ankreuzbare Formularfelder sowie Bild- und Sprachaufnahmen können die geforderten Daten komfortabel und nachvollziehbar erfasst werden. Alle Wartungsaufgaben können mobil direkt vor Ort im Krankenhaus mit dem Tablet (iOS, Android oder Windows) protokolliert – bei Bedarf sogar ohne bestehende Internetverbindung.

Mobile Dokumentation von Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben auf dem Tablet mit der Software BITqms — Mobile Dokumentation von Wartungen - mit dem Tablet direkt vor Ort in der Klinik

Beispiele für Wartungsprotokolle mit individuellem Layout in der Software BITqms — Automatisch generierte Wartungsprotokolle mit individuellem Layout

Wartungsprotokoll erstellen

Die Software ermöglicht die automatisierte Erstellung eines Berichts - basierend auf der Dokumentation im Rahmen der Instandhaltungstätigkeiten. So können alle benötigten Berichte (Wartungsprotokoll, Prüfbericht) passgenau durch Verwendung von individuellen Designs erstellt werden. Die Berichte stehen direkt nach Abschluss der Wartungsaufgabe zur Verfügung und können ausgedruckt oder als PDF-Datei exportiert werden.

Verbesserungspotenziale systematisch auswerten

Mit dem umfangreichen Berichtswesen behalten Sie alle offenen Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben Ihrer Klinik oder Einrichtung im Gesundheitswesen im Blick. Mithilfe von Trendanalysen und Kennzahlen lassen sich Handlungsbedarf und Verbesserungspotenzial im Bereich Wartung und Instandhaltung analysieren. Frei definierbare Listenansichten ermöglichen darüber hinaus die passgenaue Zusammenstellung spezieller Informationen und Ergebnisse für verschiedene Zielgruppen und Auswertungen.

Ergebnisse von Wartungsvorgängen im Überblick in der QM-Software BITqms — Ergebnisse der Wartungsvorgänge im Überblick

Modulbroschüre

Laden Sie hier die Modulbroschüre zum Wartungs- und Instandhaltungsmanagement mit der Software BITqms herunter.

Klingt interessant?

Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie Instandhaltungsmanagement mit der Software BITqms bei Ihnen aussehen könnte.

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Und dann?

Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau des Instandhaltungsmanagements oder Abbildung bereits bestehender Strukturen.

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Über den Tellerrand hinaus: Im Zusammenspiel mit anderen BITqms-Modulen

Konsequente Maßnahmenverfolgung

Effiziente und konsequente Maßnahmenverfolgung.

Im Wartungsmanagement der Software werden passende Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen auf Basis der Begehungsergebnisse vorgeschlagen und ausgewählt. Diese werden dann im Maßnahmenmanagement verfolgt und ausgewertet. Zudem kann der aktuelle Status der Maßnahmen an der entsprechenden Begehung verfolgt werden und in Auswertungen und Berichten berücksichtigt werden.

Begehungen im Krankenhaus mit der Software BITqms - QR-Code für Inventarobjekte im Begehungsmanagement nutzen

Barcode-/QR-Code-Scan

Barcodes von Inventarobjekten scannen.

Zur blitzschnellen Erkennung des betroffenen Inventars zum Durchführen einer Wartungsaufgabe vor Ort im Krankenhaus kann bei Bedarf der Barcodescan über die Kamera des mobilen Endgeräts (Tablet-PC, …) verwendet werden. Dies ermöglicht eine automatische Identifizierung des jeweiligen Inventarobjekts. Zudem kann ein unveränderlicher Ort-/Zeit-/Benutzerstempel generiert werden. Besonders praktisch: BITqms unterstützt mehr als 40 Barcodetypen.

Informationen im Arbeitskontext nutzen

Benötigte Dokumente direkt an der Wartungsaufgabe.

Viele Dokumente – z. B. weiterführende Informationen zu den zu wartenden Maschinen, Verfahrensanweisungen, Arbeitsrichtlinien oder Checklisten – beziehen sich auf Wartungsaufgaben und enthalten relevante Informationen für deren Durchführung. Um zu gewährleisten, dass die Dokumente in der Praxis auch wirklich beachtet werden (und nicht nur in der Theorie existieren), sind die Dokumente in BITqms direkt an der Aufgabe für alle zuständigen Bearbeiter verfügbar. Besonders praktisch: Die relevanten Dokumente können mit einem Klick geöffnet werden, ohne den Arbeitskontext verlassen zu müssen.