Projekt- und Vorgangsmanagement

BITqms - die Software für Vorgänge und Projekte im Gesundheitswesen.

Die Software bietet eine flexible Umgebung, um die unterschiedlichen Vorgänge und Projekte in Ihrem Krankenhaus bzw. Ihrer Einrichtung passgenau abzubilden. BITqms stellt hierfür eine Toolbox mit frei definierbaren Meldeformularen, Checklisten und Bearbeitungsabläufen sowie flexibel zusammenstellbaren Auswertungen und Berichten zur Verfügung, damit die Vorgänge genau so abgebildet werden können, wie es zu den Anforderungen und Ihrer Einrichtung passt.

Aufgaben- und Maßnahmenmanagement

Intranet und Extranet

Was macht Projekt- und Vorgangsmanagement mit der Software BITqms aus?

Frei definierbarer Arbeitsablauf

Der Arbeitsablauf kann mit unserer Software frei definiert und so flexibel an die jeweiligen Anforderungen und Abläufe in Ihrem Krankenhaus bzw. Ihrer Einrichtung angepasst werden.

Klare Aufgabenverteilung

Durch den workflowgesteuerten Ablauf innerhalb der Software ist für alle Beteiligten klar ersichtlich, welcher Bearbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Aufgabe hat.

Nachvollziehbare Dokumentation

Speziell auf die einzelnen Vorgänge und Projekte zugeschnittene Formulare und Checklisten erleichtern die Dokumentation der Zwischenstände und Arbeitsergebnisse.

Unterstützte Kommunikation

Die zuständigen Bearbeiter werden über anstehende Aufgaben per Mail informiert. Mit einem Klick landen sie direkt an der Aufgabe mit allen nötigen Informationen für die Bearbeitung.

Wie läuft Projekt- und Vorgangsmanagement mit der Software BITqms ab?

Unsere Software unterstützt Ihr Projekt- und Vorgangsmanagement optimal bei der Strukturierung, Umsetzung und Auswertung:

Frei definierbare Inputformulare, auf deren Basis der Vorgang gestartet wird
Flexibel anpassbare Abläufe und Aufgabenverteilung
Dokumentierte Durchführung der Bearbeitung
Einheitliche Vorgehensweise durch standardisierte Verfahren und interne Wissensdatenbank
Benachrichtigungen bei anstehenden Aufgaben sowie Erinnerungen bei Überschreiten von Terminen
Automatisiertes Ableiten weiterer Bearbeitungsvorgänge oder Maßnahmen abhängig von den Bearbeitungsergebnissen
Flexible Berichte und Analysen, die Informationen aus den Vorgängen aufgreifen und Verbesserungspotenziale aufzeigen

Durch diese Flexibilität können die vielfältigsten Projekte und Vorgänge in Ihrem Krankenhaus bzw. Ihrer Einrichtung mühelos mit der Software BITqms abgebildet werden.

Beispiele für Vorgänge und Projekte mit der Software BITqms

Beispielhaft ausgefülltes CIRS-Meldeformular in einem Mitarbeiterportal der Software BITqms — Systematisches CIRS-Meldesystem zur Prävention von Fehlern und Unfällen

CIRS-Meldesystem

Die Software BITqms unterstützt ein systematisches Critical Incident Reporting System (CIRS): Dabei deckt die Software alle Bereiche von der Meldung eines CIRS-Falls mit einem anonymen Meldeformular im Mitarbeiterportal über das automatische Anstoßen des Bearbeitungsprozesses, der Bewertung und Ableitung entsprechender Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen sowie der Übernahme von potenziellen Risiken in das Risikomanagement ab.

Beschwerdemanagement

Mit BITqms können Sie ein zielgerichtetes Beschwerdemanagement unkompliziert umsetzen. Dazu zählen individuell gestaltbare Feedback-Formulare, die strukturierte Abarbeitung der Erkenntnisse, die Kommunikation mit dem Beschwerdeführer und eine zügige Umsetzung von abgeleiteten Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen.

Ideenmanagement

Ein gelebtes Ideenmanagement kann neben der Verbesserung von Prozessen zu einer Steigerung der Behandlungsqualität und Optimierung der Abläufe innerhalb der Einrichtung führen. Die Software BITqms unterstützt bei der Umsetzung eines innovativen Ideenmanagements mit individuellen Erfassungsformularen, standardisierten Bewertungsschemata sowie einer strukturierter Bewertung und Umsetzung der eingegangenen Ideen.

Hinweisgebersystem ("Whistleblowing")

Mit der Software kann das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) hinsichtlich des Hinweisgebersystems problemlos in Ihrer Einrichtung umgesetzt werden: Anonyme Hinweismeldungen mit automatisierten Eingangsbestätigungen sowie die strukturierte Bearbeitung der Meldungen inklusive nachvollziehbarer Dokumentation und anonymisierter Rückmeldung über ergriffene Maßnahmen an den Hinweisgeber.

Beispielhafte Ansicht für ein Hinweis-Meldeformular in einem Mitarbeiterportal der Hinweisgebersystem-Software BITqms im Gesundheitswesen — Hinweisgebersystem nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Beispielhaftes Meldeformular für Datenschutzvorfälle für detaillierte Angaben zum DSGVO-Verstoß — Meldung und Bearbeitung von Datenschutzvorfällen

Meldung von Datenschutzvorfällen

Mit BITqms kann ein Datenschutzvorfall unkompliziert gemeldet und weiterverarbeitet werden. Dabei wird die Vorgehensweise individuell festgelegt und dadurch an die Struktur des Unternehmens angepasst. Mit systematischen Prozessen wird nicht nur eine strukturierte, sondern auch schnelle Abwicklung von Datenschutzmeldungen ermöglicht.

Urlaubsmanagement

Mit der Software kann zudem ein effektives Urlaubsmanagement durchgeführt werden: Die Urlaubsbeantragung über frei definierbare Antragsformulare, die systematische Bearbeitung und Genehmigung der Urlaubsanträge, ein Überblick über das aktuelle Urlaubsguthaben je Mitarbeiter sowie die Einteilung passender Vertretungen helfen dabei, das Urlaubsmanagement effizient umzusetzen.

Beispiel für einen Urlaubsantrag im Mitarbeiterportal mit der Software BITqms — Urlaubsanträge, Urlaubsvertretung und Übersicht über die Urlaubstage

Modulbroschüre

Laden Sie hier die Modulbroschüre für Projekt- und Vorgangsmanagement mit der Software BITqms herunter.

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Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie Ihr Vorgangsmanagement mit BITqms aussehen könnte.

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Und dann?

Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau der Vorgänge und Projekte, Gestaltung der Eingangswege für Meldungen oder die Definition des Bearbeitungsprozesses.

Projektablauf einsehen

Projekt- und Vorgangsmanagement im Zusammenspiel innerhalb der Software

Frei definierbare Input-Formulare

Passgenau definierte Meldeformulare.

Zum automatisierten Start von Vorgängen können flexibel definierbare Input-Formulare verwendet werden. Beim Ausfüllen des Formulars wird von der Software automatisch der passende Vorgang gestartet und die entsprechenden Bearbeiter per E-Mail benachrichtigt. So wird sichergestellt, dass jede Meldung zeitnah bearbeitet wird.

Informationen im Arbeitskontext nutzen

Benötigte Dokumente direkt am Vorgang.

Viele Dokumente - z. B. Verfahrensanweisungen, Arbeitsrichtlinien oder Checklisten - beziehen sich auf Vorgänge und enthalten relevante Informationen für deren Durchführung. Um zu gewährleisten, dass die Dokumente in der Praxis auch wirklich beachtet werden (und nicht nur in der Theorie existieren), sind die Dokumente in BITqms direkt am Vorgang für alle zuständigen Bearbeiter verfügbar. Besonders praktisch: Die relevanten Dokumente können mit einem Klick geöffnet werden, ohne den Arbeitskontext verlassen zu müssen.

Nachvollziehbare Dokumentation

Dokumentierte Arbeitsergebnisse.

Während der Bearbeitung von Vorgängen, können frei definierbare Formulare als Checklisten zur Dokumentation der Arbeitsergebnisse eingesetzt werden. So können alle benötigten Informationen im Rahmen des Vorgangs bzw. Projekts eingeholt und dokumentiert werden. Das Ausfüllen des Formulars ist dabei an den Aufgabenabschluss der Aufgabe gekoppelt. Sind noch Pflichtfelder offen, kann die Aufgabe nicht abgeschlossen werden. So wird gewährleistet, dass alle benötigten Informationen angegeben werden.

Verbesserungsmaßnahmen aus Vorgängen

Automatisch passende Verbesserungsmaßnahmen.

Aus Vorgängen wie beispielsweise CIRS-Meldungen, Ideen, Verbesserungsvorschläge, Beschwerden oder Hinweismeldungen können automatisiert Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet werden. Diese können direkt im BITqms Aufgaben- und Maßnahmenmanagement umgesetzt und ausgewertet werden. Zur besseren Nachvollziehbarkeit werden die Maßnahmen mit ihrem Ursprung - dem jeweiligen Vorgang (Idee, Verbesserungsvorschlag, Beschwerde etc.) - verknüpft, sodass alle relevanten Informationen für die verantwortlichen Bearbeiter jederzeit in der Software verfügbar sind.

Risiko-Identifikation aus Vorgängen

Nutzen vorhandener Informationen für das Risikomanagement.

Im Rahmen von Vorgängen wie beispielsweise CIRS-Meldungen, Beschwerden, Fehlermeldungen, Reklamationen oder Hinweismeldungen können Risiken identifiziert werden. Diese können direkt im BITqms Risikomanagement erfasst und gesteuert werden. Zur besseren Nachvollziehbarkeit werden die Risiken mit ihrem Ursprung - dem jeweiligen Vorgang (Beschwerde, Hinweismeldung, Reklamation etc.) - verknüpft, sodass alle relevanten Informationen für die verantwortlichen Bearbeiter jederzeit in der Software verfügbar sind.