Elektronische Formulare im Gesundheitswesen

BITqms - die Software für flexibles Formularmanagement.

Über die flexibel definierbaren Formulare in BITqms können alle benötigten Informationen im Krankenhaus bzw. der Einrichtung elektronisch erfasst werden. Dabei sind die Einsatzmöglichkeiten von Formularen, Umlaufbelegen und Checklisten in BITqms vielfältig: Prozessfortschritte können überprüft, Ergebnisse beurteilt und relevante Details erfasst werden. Abhängig von den erfassten Daten werden nach dem Ausfüllen automatisch passende Bearbeitungsprozesse angestoßen.

Risikomanagement

Begehungsmanagement

Anonyme Formularabgabe

Für sensible Themen (wie bspw. CIRS-Meldungen) können die Formulare anonym ausgefüllt werden. So ist ein Rückschluss auf die Identität des Erfassers nicht möglich.

Gesicherte Datenqualität

Die integrierte Daten- und Plausibilitätsprüfung sowie Pflichtfelder sorgen dafür, dass alle gewünschten Daten erfasst werden und nur sinnvolle Werte eingetragen werden können.

Antwortabhängiges Ausfüllen

Das Ausfüllen der Formulare kann antwortabhängig gesteuert werden, sodass beispielsweise aufgrund der Antworten nicht relevante Passagen übersprungen werden.

Durchdachte Verwendung

Die Einbindung der Formulare innerhalb der Software erfolgt dynamisch, sodass Änderungen am Formular automatisch an allen Stellen angepasst werden.

Wie läuft Formularmanagement mit der Software BITqms ab?

Die elektronischen Formulare in BITqms unterstützen Ihre individuellen Abläufe und Prozesse optimal: Die Formulare können flexibel definiert und mithilfe von über 30 verschiedenen Formularelementen an Ihre Anforderungen angepasst werden, sodass alle benötigten Informationen effizient erfasst werden können.

Außerdem können die Formulare direkt an den benötigten Stellen innerhalb der Software verwendet werden: an den jeweiligen Vorgängen, in den jeweiligen Arbeitskontext verknüpft, in Portalen für Mitarbeiter oder Patienten, mobil auf dem Tablet (bspw. für anonyme Patientenbefragungen) oder direkt an einer Aufgabe in Form von Umlaufbelegen und Checklisten. Durch das Ausfüllen eines Formulars können zudem automatisiert die passenden Bearbeitungsprozesse gestartet werden: Maßnahmen, Vorgänge, Prüfungen, Wartungsaufgaben, Risiken.

Formulare gestalten

Sowohl Layout als auch die einzelnen Formularfelder können frei gestaltet werden, um Formulare passgenau für den jeweiligen Anwendungsbereich zu definieren. Dabei kann aus über 30 verschiedenen Formularelementen ausgewählt werden: Von klassischen Formularelementen wie Einfachauswahlen, Mehrfachauswahlen, Datumsauswahl, Texteingaben, Unterschriftsfelder, Skalen bis hin zu berechneten Feldern und Stichprobenprüfungen.

Beispielhafte Abbildung von vier verschiedenen Formularen, die mit der Software BITqms flexibel gestaltet werden können — Individuelle Formulargestaltung

Beispielhaft ausgefülltes CIRS-Meldeformular in einem Mitarbeiterportal der Software BITqms — Ausfüllen von Formularen in Portalen - beispielsweise im Mitarbeiterportal

Dokumentation von Bearbeitungsergebnissen direkt am Bearbeitungsablauf - beispielsweise Ableiten einer Maßnahme basierend auf der eingegangenen Idee — Ausfüllen von Formularen zur Dokumentation der Arbeitsergebnisse - bei Aufgabenabschluss

Formulare einbinden

Formulare können ganz vielfältig innerhalb der Software eingebunden werden: Die Bereitstellung von Formularen kann einerseits über Portale erfolgen (bspw. ein CIRS-Meldeformular im Intranet). Zudem können Formulare in das Dokumentenmanagement verknüpft werden und beispielsweise in einer übersichtlichen Startseite organisiert werden. Formulare können ebenfalls als Umlaufbelege oder Checklisten an einzelnen Arbeitsschritten verwendet werden und somit die Dokumentation und Standardisierung der Arbeitsabläufe unterstützen. Mit BITqms2Go ist auch das mobile Ausfüllen von Formularen am Tablet sowie Befragungen an öffentlichen Orten mit dem Kiosk-Modus möglich.

Formulare ausfüllen

Das Ausfüllen der elektronischen Formulare mit BITqms ist besonders intuitiv gestaltet. Das Ausfüllen der Formulare wird z.B. durch automatische Eingabevorschläge unterstützt. Weiterhin kann das Ausfüllen antwortabhängig gesteuert werden, sodass das Überspringen oder Ausblenden einzelner Passagen möglich ist. Die integrierte Daten- und Plausibilitätsprüfung sowie Pflichtfelder sorgen dafür, dass alle gewünschten Daten erfasst werden und nur sinnvolle Werte eingetragen werden können.

Ausfüllen eines Formulars in der Software BITqms mit Hinweisen, welche Felder noch auszufüllen sind, sowie Vorschlägen für Formulareingaben — Benutzerfreundliches Ausfüllen der Formulare mit der Software BITqms

Ausfüllen des CIRS-Meldeformulars stößt automatisch in der Software BITqms den passenden Bearbeitungsprozess an — Automatisches Anstoßen der passenden Vorgänge aus dem Formular heraus

Prozesse anstoßen

Durch das Ausfüllen eines Formulars können automatisch verschiedene Prozesse gestartet werden: Maßnahmen, Vorgänge, Prüfungen, Wartungsaufgaben oder Risiken. Die Anlage eines Objekts kann auch an bestimmte Bedingungen geknüpft sein und wird beispielsweise nur dann angelegt, wenn eine bestimmte Antwort ausgewählt wurde. Einzelne Formularangaben können dabei für Benennung, Beschreibung sowie weitere Eigenschaften der resultierenden Prozesse übernommen werden. Mithilfe von dynamischen Berechtigungen ist es möglich, den Erfasser eines Formulars oder dessen Vorgesetzten auf die resultierenden Prozesse zu berechtigen, sodass dieser Benutzer sich jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand verschaffen kann.

Formularantworten bewerten

Die Bewertung der ausgefüllten Formulare erfolgt standardisiert nach individuell definierten Punktequoten und Bewertungsgrundlagen. Hierbei können im Vorfeld an den Antwortoptionen entsprechende Punktzahlen hinterlegt werden. Zudem können auch Auswirkungen auf das Gesamtergebnis definiert werden wie z.B. ein Gesamtergebnis von 0 Punkten bei Wahl einer bestimmten Antwortoption. Die Gewichtung der verschiedenen Formularelemente für das Gesamtergebnis kann ebenfalls individuell definiert werden.

Standardisierte Bewertung von elektronischen Formularen in der Software BITqms — Automatisierte Bewertung nach Ausfüllen des Formulars

Detaillierte grafische Auswertung der Formularangaben über zwei Zeiträume im Vergleich — Formularergebnisse für unterschiedliche Zeiträume auf einen Blick vergleichen

Elektronische Formulare für unterschiedliche Bereiche mit der Software BITqms vergleichen — Formularergebnisse für unterschiedliche Abteilungen auf einen Blick vergleichen

Formularergebnisse analysieren

Verschiedene Auswertungsfunktionen ermöglichen eine zielgerichtete Auswertung der erfassten Informationen. Graphische Auswertungen verdeutlichen u.a. Trends und Häufungen. Dabei sind auch Vergleichsauswertungen über verschiedene Abteilungen oder Zeiträume im Vergleich miteinander möglich. Verbesserungspotenziale oder die Wirksamkeit von durchgeführten Korrekturmaßnahmen können so auf einen Blick identifiziert werden. Durch die Integration der Formularinhalte in frei definierbare Listenansichten können zudem alle benötigten Informationen in jeden beliebigen Zusammenhang gebracht werden. So können Sie Ihre eigenen Auswertungen erstellen und die Daten miteinander verbinden, die für Sie Relevanz haben.

Modulbroschüre

Laden Sie hier die Modulbroschüre zu den elektronischen Formularen mit BITqms herunter.

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Elektronische Formulare im Zusammenspiel innerhalb der Software

Zusammenspiel innerhalb der Software - Prozesse automatisch basierend auf Formularen starten

Automatisierte Prozesse

Automatisch die passenden Prozesse.

Durch das automatisierte Auslösen von Prozessen haben elektronische Formulare Verbindungen in viele andere BITqms-Module: Aus Formularen können Maßnahmen, Vorgänge, Prüfungen, Wartungsaufgaben oder Risiken resultieren. An jedem Objekt, das durch ein Formular automatisch angelegt wurde, kann das zugehörige Initialformular sowie der Erfasser (sofern keine anonyme Formularabgabe) eingesehen werden. Dies stellt die Nachvollziehbarkeit des Prozesses sicher und liefert zugleich alle notwendigen Informationen für die jeweiligen Bearbeiter.

Dynamische Workflows

Automatisch die passenden Bearbeiter.

Dynamische Workflowschritte mit Platzhaltern wie "Erfasser" oder "Vorgesetzter des Erfassers" bieten die Möglichkeit, bestimmte Personen in Abhängigkeit vom Erfasser eines Formulars in den nachfolgend ausgelösten Prozess automatisch einzubinden. So könnte beispielsweise der Vorgesetzte des Erfassers die Aufgabe erhalten, die eingegebene Idee zu beurteilen oder den beantragten Urlaub zu genehmigen. Zudem könnte der Erfasser des Formulars bei Abschließen des letztes Aufgabenschritts eine E-Mail zur Kenntnisnahme des Ergebnisses erhalten.

Zusammenspiel innerhalb der Software - Formulare zur Dokumentation der Arbeitsergebnisse als Checklisten an Prozessen

Dokumentierte Durchführung

Dokumentierte Arbeitsergebnisse.

Während der Bearbeitung von Vorgängen, Maßnahmen sowie weiteren Arbeitsabläufen in BITqms können Sie die Formulare als Checklisten zur Dokumentation der Arbeitsergebnisse einsetzen. So können alle benötigten Informationen im Rahmen eines Ablaufs eingeholt und dokumentiert werden. Das Ausfüllen des Formulars ist dabei an den Aufgabenabschluss der Aufgabe gekoppelt. Sind noch Pflichtfelder offen, kann die Aufgabe nicht abgeschlossen werden. So wird gewährleistet, dass alle benötigten Informationen angegeben werden.