Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen

BITqms Medical - die Software für Dokumentenlenkung und Dokumentenverteilung.

Durch den Einsatz unserer Software BITqms entsteht nicht nur ein normkonformes Dokumentenmanagement, sondern eine aktiv gelebte Dokumentation in Ihrer Klinik bzw. Einrichtung. Mit unserer Software werden alle Bestandteile des Dokumentenzyklus systematisch abgebildet: Verfassen, Prüfen, Freigeben, Lesen, Verwenden, Aktualisieren und Archivieren.

Icon für das BITqms-Modul Dokumentenmanagement

Was macht Dokumentenmanagement mit der Software BITqms aus?

Flexibler Freigabeprozess

Die Dokumentenlenkung kann mit unserer Software frei definiert und so an die jeweiligen Anforderungen und Abläufe in Ihrem Krankenhaus bzw. Ihrer Einrichtung angepasst werden.

Zentrale Datenspeicherung

Alle Bearbeiter haben den aktuellen Stand des Dokuments zur Verfügung und arbeiten immer an der richtigen Version statt mühsam verschiedene Arbeitsstände zusammenzuführen.

Klare Aufgabenverteilung

Durch den workflowgesteuerten Ablauf innerhalb der Software wird klar, welcher Bearbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Aufgabe hat und die Erstellung des Dokuments voranbringt.

Unterstützte Kommunikation

Die zuständigen Bearbeiter werden über anstehende Aufgaben per Mail informiert. Mit einem Klick landen sie direkt an der Aufgabe mit allen nötigen Informationen zur Bearbeitung.

Wie unterstützt die Software BITqms das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen?

Unsere Software BITqms unterstützt Ihr Dokumentenmanagement optimal: Die Software ermöglicht sowohl die revisionssichere Dokumentenlenkung als auch die zielgruppengerechte Verteilung der Dokumente in Ihrem Krankenhaus bzw. Ihrer Einrichtung.

Dabei bildet unsere Software den gesamten Lebenszyklus eines normkonformen Dokuments ab: Verfassen, Prüfen, Freigeben sowie automatisierte Aktualitätsprüfung und Archivierung nach frei definierbaren Zeiträumen. So stellen Sie sicher, dass jederzeit die aktuelle und inhaltlich richtige Version eines Dokuments verwendet wird. Die Verteilung der freigegebenen Dokumente erfolgt individuell auf Mitarbeiter und Arbeitskontext zugeschnitten. Dabei wird die Verteilung der Inhalte durch automatisierte Kommunikation unterstützt. 

Verfassen

Das Verfassen von Dokumenten ist mit unserer Software dank der Microsoft-Office-Direktbearbeitung in den gewohnten Programmen (MS Word, MS Excel, MS Powerpoint und MS Visio) möglich. Alternativ stehen verschiedene Editoren für die Erstellung von HTML-Dokumenten, Diagrammen, etc. innerhalb von BITqms zur Verfügung.

Abschluss der Aufgabe der Dokumentenerstellung
Ablauf der Dokumentenlenkung: Aktuelle Aufgabe "Verfassen"
×
Vielfältige Möglichkeiten zur Dokumentenerstellung in der Software BITqms - MS Office Integration, HTML-Editor, Diagramm-Editor etc.
Vielfältige Formate: MS Word, Excel, Powerpoint, PDF, HTML, Diagramm etc.
×
Abschluss der Aufgabe der Dokumentenprüfung
Ablauf der Dokumentenlenkung: Aktuelle Aufgabe "Prüfen Fachabteilung"
×
Übersichtlicher Versionsvergleich bei der Prüfung von Dokumenten mit der Software BITqms
Änderungen im Blick: Versionsvergleich
×

Prüfen

Die Prüfung einer neuen Dokumentversion dient der Sicherstellung der inhaltlichen und/oder formellen Richtigkeit des Dokumenteninhalts. Für den Prüfer sind dabei alle benötigten Informationen (wie Hinweise und Kommentare der bearbeitenden Kollegen) direkt am Dokument verfügbar. Gibt es bereits eine Vorgängerversion des Dokuments, werden die Änderungen zwischen den Versionen im Versionsvergleich auf einen Blick klar ersichtlich.

Freigeben

Mit der Freigabe des Dokuments wird der Erstellungszyklus abgeschlossen und die zeitliche Gültigkeit der Dokumentenversion definiert. Freigeber und Freigabedatum sowie die Gültigkeit des Dokuments werden revisionssicher dokumentiert. Ist ein Dokument freigegeben, wird es innerhalb der Software für alle Leseberechtigten bereitgestellt - bei Bedarf erfolgt eine E-Mail mit der Information über die Neuerungen an alle oder ausgewählte Leser. Besonders praktisch: Die Software zeigt immer automatisch die aktuell gültige Version des Dokuments an. So wird gezielt vermieden, dass versehentlich ein veralteter Stand eingesetzt wird.

Abschluss der Aufgabe der Dokumentenfreigabe
Ablauf der Dokumentenlenkung: Aktuelle Aufgabe "Freigeben"
×
Strukturierte Freigabe von Dokumenten vom Gültigkeitsdatum bis zur Aktualitätsprüfung
Dokumentenfreigabe mit abweichendem Freigabedatum möglich
×
Bestätigung des Lesens von Dokumenten
Dokumentenverteilung: Lesen bestätigen
×
Nachweisbare Dokumentation der Lesebestätigungen eines Dokuments mit der Software BITqms
Überblick über offene und geleistete Lesebestätigungen
×

Lesen

Freigegebene Dokumente können von den entsprechend Leseberechtigten jederzeit in der Software eingesehen werden. Um nachweisen zu können, dass jeder die für ihn bestimmten Informationen zur Kenntnis genommen hat, können für besonders wichtige Dokumente Lesebestätigungen für ausgewählte Gruppen oder einzelne Personen angefordert werden. So wird nachweisbar dokumentiert, welcher Mitarbeiter ein Dokument (beispielsweise eine Arbeitsanweisung oder Richtlinie) zu welchem Zeitpunkt zur Kenntnis genommen hat. Bei Bedarf können sogar frei definierbare Formulare zur Verständnisüberprüfung eingesetzt werden.

Verwenden

Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Richtlinien sowie das gesamte QM-Handbuch werden mit der Software BITqms aktiv an den passenden Stellen eingesetzt und somit im Arbeitsalltag gelebt. Passende Dokumente werden den Mitarbeitern direkt an den Vorgängen bzw. entsprechenden Dokumenten angezeigt, um Zusammenhänge transparent darzustellen und Informationen dort bereitzustellen, wo sie benötigt werden. Auch die integrierte Volltextsuche unterstützt hier gezielt - mit Vorschlägen für passende Dokumente zu einem bestimmten Thema oder Schlagwort.

Hinterlegung relevanter Dokumente als mitgeltende Unterlagen an anderen Dokumenten, Aufgaben oder Vorgängen in der Software BITqms
Zugehörige Dokumente direkt am Vorgang verfügbar
×
Volltextsuche inkl. weiterer Suchoptionen zum effizienten Auffinden relevanter Dokumente in der Software BITqms
Volltextsuche: Alle passenden Dokumente auf einen Blick
×
Abschluss der Aufgabe bei der Aktualitätsprüfung in der Dokumentenmanagement Software BITqms
Ablauf der Dokumentenlenkung: Aktuelle Aufgabe "Aktualitätsprüfung"
Ablauf des Freigabeprozesses mit Aktualitätsprüfung im Dokumentenmanagement mit der Software BITqms
Dokumentenmanagement: Ablauf des Freigabeprozesses in der Software
×

Aktualisieren

Die ständige Aktualität und kontinuierliche Verbesserung der Dokumente sind wichtige Bausteine des Dokumentenmanagements innerhalb der Software BITqms. Automatische Wiedervorlagen der Dokumente sorgen dafür, dass vorab festgelegte Bearbeiter das jeweilige Dokument regelmäßig auf Aktualität prüfen. Stellt der Bearbeiter fest, dass das Dokument veraltet ist, legt die Software automatisch eine neue Dokumentenversion an und startet für diese den Freigabeprozess.

Archivieren

Eine normkonforme Archivierung veralteter Dokumente ist mit BITqms sowohl automatisiert zu einem vorab definiertem Zeitpunkt als auch manuell (z.B. im Rahmen einer Aktualitätsprüfung) möglich. Bei der Archivierung eines Dokuments wird dessen Verwendung an allen Stellen innerhalb der Software aufgehoben, um sicherzustellen, dass veraltete Dokumente nicht mehr eingesetzt werden.

Automatische Archivierung von Dokumenten zu einem festgelegten Zeitpunkt in der Software BITqms
Automatische Archivierung zu einem bestimmten Zeitpunkt
×
Normkonforme Archivierung von nicht mehr gültigen Dokumenten
Manuelle Archivierung eines Dokuments inkl. Übersicht der aktuellen Verwendung
×
Auswertungen wie Revisionslisten oder Überblick über Dokumente in Arbeit
Berichte über aktuelle Bearbeitungsvorgänge (Dokumente in Arbeit) und Revisionen
×
Auswertungen wie Lesestatistiken oder Überblick über Lesebestätigungen von Dokumenten
Detaillierte Auswertungen wie Lesestatistiken zur Bewertung der Informationsbereitstellung
×

Auswerten

Mit dem umfangreichen Berichtswesen behalten Sie alle offenen Vorgänge (wie Dokumente in Arbeit, anstehende und überfällige Aufgaben oder Lesebestätigungen) stets im Blick. Spezielle Berichte erleichtern zudem Ihren Arbeitsalltag: So bietet beispielsweise die Revisionsliste einen schnellen Überblick über alle wichtigen Freigabedaten inklusive Gültigkeit bzw. anstehender Aktualitätsprüfung der Dokumente. Detaillierte Auswertungen wie Lese- und Druckstatistiken ermöglichen die gezielte Analyse darüber, welche Dokumente wie häufig verwendet werden und wo Verbesserungspotenziale liegen.

Modulbroschüre

Laden Sie hier die Modulbroschüre für Dokumentenmanagement mit BITqms herunter.

Klingt interessant?

Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie das Dokumentenmanagement mit BITqms aussehen könnte.

Und dann?

Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau des Dokumentenmanagements oder Import bereits bestehender Dokumente und Strukturen.

Dokumentenmanagement im Zusammenspiel innerhalb der Software

Zusammenspiel innerhalb der Software - Informationen zu Vorgängen, Audits, Risiken, Maßnahmen usw. im Dokumentenmanagement bündeln

Informationen passgenau zusammenstellen

Alle Informationen passend zusammengeführt.

Unsere Software ermöglicht das Bündeln verschiedener Informationen innerhalb des Dokumentenmanagements - so können neben Dokumenten auch Informationen, Übersichten und Vorgänge aus anderen Bereichen, Formulare zum Ausfüllen oder Organisationselemente wie Organigramme und Mitarbeiterlisten dynamisch in ein Kapitel verknüpft werden. Das Beste daran: Verändert sich die Ursprungsinformation, wird automatisch auch die Verknüpfung aktualisiert.
Zusammenspiel der Module - Informationen im Arbeitskontext nutzen

Informationen im Arbeitskontext nutzen

Alle Informationen dort, wo sie benötigt werden.

Viele Dokumente - z. B. Verfahrensanweisungen, Arbeitsrichtlinien oder Checklisten - beziehen sich auf Vorgänge und enthalten relevante Informationen für deren Durchführung. Um zu gewährleisten, dass die Dokumente in der Praxis auch wirklich beachtet werden (und nicht nur in der Theorie existieren), sind die Dokumente in BITqms direkt am Vorgang für alle zuständigen Bearbeiter verfügbar. Besonders praktisch: Die relevanten Dokumente können mit einem Klick geöffnet werden, ohne den Arbeitskontext verlassen zu müssen.
Icon für das BITqms-Modul Intranet und Extranet

Informationen zielgruppengerecht austauschen

Alle Informationen zielgruppengerecht bereitgestellt.

Über Mitarbeiterportale, Patientenportale oder Lieferantenportale können den jeweiligen Zielgruppen die Informationen aus BITqms passgenau bereitgestellt werden. Dabei werden einerseits die Informationen in den Portalen automatisch aktualisiert (beispielsweise bei neuen Dokumentversionen) - andererseits sind im Portal erledigte Aufgaben, ausgefüllte Formulare, Lesebestätigungen oder Kommentare in BITqms direkt verfügbar.
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