Aufgaben- und Maßnahmenmanagement

BITqms - die Software für effizientes Aufgaben- und Maßnahmenmanagement im Gesundheitswesen.

Mit dem BITqms Aufgaben- und Maßnahmenmanagement können Maßnahmen und Verbesserungspotenziale konsequent verfolgt und die einzelnen Aufgaben effizient gesteuert werden: Flexibel definierbare Arbeitsabläufe unterstützen die nachvollziehbare Durchführung der Aufgaben, den Kommunikationsfluss zwischen den Bearbeitern und die Dokumentation der Arbeitsergebnisse. Die nachhaltige Wirksamkeit der Maßnahmen wird durch gezielte Überprüfungen und Analysen in der Software gesichert.

Auditmanagement

Projekt- und Vorgangsmanagement

Was macht Aufgaben- und Maßnahmenmanagement mit der Software BITqms aus?

Frei definierbarer Arbeitsablauf

Der Arbeitsablauf kann mit unserer Software frei definiert und so flexibel an die jeweiligen Aufgaben und Abläufe in Ihrem Krankenhaus bzw. Ihrer Einrichtung angepasst werden.

Klare Aufgabenverteilung

Durch den workflowgesteuerten Ablauf innerhalb der Software ist für alle Beteiligten klar ersichtlich, welcher Bearbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Aufgabe hat.

Nachvollziehbare Dokumentation

Speziell auf die einzelnen Maßnahmen zugeschnittene Checklisten erleichtern die Dokumentation der Bearbeitungszwischenstände und Arbeitsergebnisse.

Unterstützte Kommunikation

Die zuständigen Bearbeiter werden über anstehende Aufgaben per Mail informiert. Mit einem Klick landen sie direkt an der Aufgabe mit allen nötigen Informationen für die Umsetzung.

Wie laufen Aufgabenmanagement und Maßnahmenmanagement mit der Software BITqms ab?

Das Maßnahmenmanagement mit unserer Software BITqms ermöglicht die konsequente Nachverfolgung von Verbesserungspotenzialen aus verschiedenen Prozessen und Vorgängen innerhalb der Einrichtung: So lassen sich beispielsweise Abweichungen aus Audits automatisiert beheben, ausgefüllte Formulare können standardisiert abgearbeitet werden, Risiken können über Präventionsmaßnahmen gesteuert werden.

Das Aufgabenmanagement sorgt dafür, dass die einzelnen Arbeitsschritte der Maßnahmen koordiniert durchgeführt werden:

Maßnahmen aus Verbesserungspotenzialen ableiten

Beim Eintritt bestimmter Ereignisse, Auditergebnisse, Abweichungen, Formulareingaben oder Meldungen werden von der Software automatisch passende Maßnahmen vorgeschlagen oder sogar direkt gestartet - so wird die Nachverfolgung von Verbesserungspotenzialen aus den Abläufen in Ihrer Einrichtung maßgeblich unterstützt.

Übersicht über offene und abgeschlossene Maßnahmen, die aus den Ergebnissen eines Audits abgeleitet wurden — Abgeleitete Maßnahmen aus den Ergebnissen eines Audits

Maßnahmenpläne zur Strukturierung von Maßnahmen und Aufgaben in der Software BITqms Medical — Maßnahmen sinnvoll in Maßnahmenplänen organisiert

Übersicht der aktuellen Bearbeiter von Aufgaben und Maßnahmen in der Software BITqms Medical — Grafische Übersichten für einen schnellen Überblick

Maßnahmenpläne organisieren

Maßnahmen können innerhalb von BITqms in Maßnahmenplänen organisiert und terminiert werden. Verschiedene Listen und Statistiken in der Software bieten hierbei einen Überblick über die einzelnen Maßnahmen eines Maßnahmenplans, z.B. über den Bearbeitungsstatus, den Planungszeitraum, die Fälligkeit, die aktuellen Aufgaben und deren Bearbeiter, das Abschlussdatum oder die Dringlichkeit der jeweiligen Maßnahmen.

Maßnahmen umsetzen

Maßnahmen können mit BITqms sehr differenziert an die unterschiedlichen Verantwortlichen weitergegeben und die einzelnen Aufgaben in beliebig vielen Arbeitsschritten durchgeführt werden. So können Maßnahmen optimal koordiniert und auch bereichsübergreifend aufeinander abgestimmt werden. BITqms verwaltet anfallende Maßnahmen, die damit verbundenen Aufgaben, weiterführende Informationen und Verantwortlichkeiten sowie die Erledigungstermine an zentraler Stelle und schafft Transparenz bei der Bewältigung der Aufgaben. Persönliche Aufgabenlisten, Erinnerungsfunktionen und E-Mail-Benachrichtigungen über anstehende Aufgaben sorgen dafür, dass Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten.

Ablauf eines Workflows inkl. Rückgabe eines Schrittes mit der Software BITqms Medical — Passgenaue Umsetzung dank flexibel definierbarer Arbeitsabläufe

Effiziente Terminierung der Maßnahmen und einzelnen Aufgaben in der Software BITqms — Effizientes Aufgabenmanagement: Geplante Bearbeitungszeiten und Deadlines für die Aufgabenschritte

Maßnahmen terminieren

Für die einzelnen Aufgabenschritte einer Maßnahme können Erledigungsfristen und Soll-Zeiten definiert werden, auf deren Basis die Software die Einhaltung von Terminen mit integrierter Terminüberwachung und Erinnerungsfunktion unterstützt. Die aufgewendete Arbeitszeit kann dann direkt an der Aufgabe erfasst werden. Diese kann anschließend mit dem für die Maßnahme eingeplanten Aufwand verglichen werden. Durch solche Soll-Ist-Vergleiche für Maßnahmen werden Engpässe und somit gleichzeitig Verbesserungspotenziale aufgedeckt.

Maßnahmen dokumentieren

Bei der Bearbeitung von Maßnahmen können erledigte Aufgaben oder relevante Informationen in Umlaufbelegen und Checklisten erfasst und direkt an der Maßnahme dokumentiert werden. Somit sind zu jeder Zeit alle relevanten Daten zum bisherigen Vorgehen in der Software verfügbar und die zuständigen Bearbeiter haben alle wichtigen Informationen im Blick. Die Umlaufbelege und Checklisten können flexibel gestaltet und daher genau an die Anforderungen in Ihrer Einrichtung angepasst werden.

Nachvollziehbare Dokumentation der einzelnen Aufgaben im Maßnahmenmanagement der Software BITqms Medical — Dokumentation der Arbeitsergebnisse ...

Dokumentation der Arbeitsergebnisse über flexibel definierbare Formulare oder Checklisten in der Software BITqms Medical — ... über flexibel definierbare Umlaufbelege und Checklisten

Detaillierte Auswertungen für das Aufgaben- und Maßnahmenmanagement mit der Software BITqms Medical in Ihrem Krankenhaus bzw. Ihrer Einrichtung - bspw. Aufwandsübersichten über geleistete Arbeitsstunden — Detaillierte Auswertungen, bspw. Aufwandsübersichten über geleistete Arbeitsstunden

Grafische Verlauf-Auswertung — Grafische Auswertung wie Trendanalysen

Maßnahmen analysieren

Mit dem umfangreichen Berichtswesen behalten Sie alle offenen Maßnahmen und Aufgaben stets im Blick. Spezielle Berichte erleichtern zudem Ihren Arbeitsalltag: Aufwandsübersichten, Trendanalysen und Benchmarking bieten Möglichkeiten für Vergleiche zwischen den Abteilungen Ihrer Einrichtung und die zielgerichtete Analyse von Verbesserungspotenzialen auf Knopfdruck.

Modulbroschüre

Laden Sie hier die Modulbroschüre für das Aufgaben- und Maßnahmenmanagement mit der Software BITqms herunter.

Klingt interessant?

Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie Ihr Aufgaben- und Maßnahmenmanagement mit BITqms aussehen könnte.

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Und dann?

Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau des Maßnahmenmanagements oder Import bereits bestehender Maßnahmenpläne und Strukturen.

Projektablauf einsehen

Aufgaben- und Maßnahmenmanagement im Zusammenspiel innerhalb der Software

Audits und Begehungen nachbereiten

Automatisch passende Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen.

Alle Maßnahmen, die aus den Ergebnissen eines Audits bzw. einer Begehung resultieren, werden mit dem entsprechenden Ergebnis und Bearbeitungsstatus in einer Übersicht am Audit bzw. an der Begehung angezeigt. So hat der Verantwortliche jederzeit den Überblick, welche Maßnahmen bereits durchgeführt wurden bzw. welche noch ausstehen. Außerdem können Status und Durchführung der Maßnahmen durch verschiedene Auswertungen nachverfolgt werden.

Risikoprävention unterstützen

Präventionsmaßnahmen zur Senkung von Risiken.

Auf Grundlage der Risikobewertungen schlägt BITqms passende Korrektur- und Präventionsmaßnahmen vor. Diese können dann durch den verantwortlichen Bearbeiter auf Knopfdruck angestoßen werden. Verbesserungspotentiale werden somit zeitnah ausgeschöpft und Risiken vermindert. Der Bearbeitungsstand der Maßnahmen bleibt mit dem Risiko verknüpft und kann beispielsweise bei nachfolgenden Risikobewertungen oder für Auswertungen berücksichtigt werden.

Meldungen bearbeiten

Passende Maßnahmen für Meldungen aller Art.

Beim Ausfüllen eines Meldeformulars für CIRS-Meldungen, Beschwerden, Feedback etc. werden mit BITqms automatisch passende Bearbeitungsmaßnahmen angestoßen. Die Bearbeiter der entsprechenden Maßnahme werden direkt per E-Mail benachrichtigt, sodass die Bearbeitungsprozess unverzüglich starten kann. Alle relevanten Informationen zu der Meldung (Formular, ggf. Meldender) stehen an der Maßnahme während der Bearbeitung zur Verfügung.

Informationen im Arbeitskontext nutzen

Benötigte Dokumente direkt an der Maßnahme.

Viele Dokumente - z. B. Verfahrensanweisungen, Arbeitsrichtlinien oder Checklisten - sind während der Bearbeitung von Maßnahmen oder Aufgaben relevant. Um zu gewährleisten, dass die Dokumente in der Praxis auch wirklich Berücksichtigung finden, sind die Dokumente in BITqms direkt an der Maßnahme für alle zuständigen Bearbeiter verfügbar. Besonders praktisch: Die relevanten Dokumente können mit einem Klick geöffnet werden, ohne den Arbeitskontext verlassen zu müssen.

Nachvollziehbare Dokumentation

Dokumentierte Arbeitsergebnisse.

Während der Bearbeitung von Maßnahmen und Aufgaben können frei definierbare Formulare als Checklisten zur Dokumentation der Arbeitsergebnisse eingesetzt werden. So können alle benötigten Informationen im Rahmen der Aufgabe bzw. Maßnahme eingeholt und dokumentiert werden. Das Ausfüllen des Formulars ist dabei an den Aufgabenabschluss der Aufgabe gekoppelt. Sind noch Pflichtfelder offen, kann die Aufgabe nicht abgeschlossen werden. So wird gewährleistet, dass alle benötigten Informationen angegeben werden.