Mitarbeiterportal (Intranet) mit der Software BITqms Medical
Die Software für gezielte Informationsbereitstellung über ein Mitarbeiterportal im Krankenhaus.
Im Krankenhaus ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter schnell und unkompliziert Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen haben. Mit einem Mitarbeiterportal der Software BITqms können Informationen für interne Zielgruppen im jeweiligen Arbeitskontext zusammengestellt werden.
Wieso eine Software, um Mitarbeitern Informationen im Mitarbeiterportal bereitzustellen?
Der große zeitliche Aufwand für die Informationsbereitstellung der einzelnen Mitarbeiter ist insbesondere im hektischen Krankenhaus-Alltag oftmals nicht möglich. Zeitgleich ist es aber von großer Wichtigkeit, dass alle Mitarbeiter zeitnah alle nötigen Informationen zu Arbeitsabläufen und anderen wichtigen Dokumenten und Anweisungen erhalten.
Mit der Software BITqms ist die zielgerichtete Informationsbereitstellung daher über ein Intranet – oder auch Mitarbeiterportal – möglich. In einem solchen Mitarbeiterportal können Vorschriften, Arbeitsanweisungen, News, Übersichten über offene Aufgaben oder Formulare wie CIRS-Meldeformulare, Urlaubsanträge oder Feedbackformulare und vieles mehr zur Verfügung gestellt werden. Die Software optimiert das schnelle Auffinden und die einfache Nutzung der erforderlichen Informationen.
Dabei ist die Gestaltung des Intranets mit der Software BITqms sehr flexibel möglich: Aufbau sowie Layout des Mitarbeiterportals können frei gestaltet und so an die Anforderungen Ihres Krankenhauses angepasst werden.
Wie unterstützt unsere Software die bedarfsorientierte Informationsbereitstellung im Intranet?
Durch das Erstellen eines Mitarbeiterportals mit der Software BITqms kann der bedarfsorientierte Informationsfluss für alle Mitarbeiter im Krankenhaus bzw. der Einrichtung gesteuert werden. Durch eine strukturierte Startseite erhalten die Mitarbeiter schnell einen Überblick über alle Themengebiete des Portals und finden sich in diesem intuitiv zurecht.
Durch Einrichten spezieller Bereiche können beispielsweise Arbeitsanweisungen, Vorschriften, Prozessbeschreibungen oder andere Dokumente zur Verfügung gestellt werden. So werden Informationen, die für alle Mitarbeiter eines Krankenhauses von Bedeutung sind, gezielt mit nur wenigen Klicks bereitgestellt. Alle Mitarbeiter haben einen schnellen und einfachen Zugang zu den für sie relevanten Unterlagen, Informationen oder Formularen.
Außerdem kann so einfach gewährleistet werden, dass von allen Mitarbeitern immer die aktuellste Version eines Dokuments verwendet wird, denn Änderungen an den Dokumenten, Formularen oder Vorgängen werden von der Software automatisch im Mitarbeiterportal aktualisiert. Ein lästiges Zusammensuchen relevanter Daten entfällt.
Wie unterstützt unsere Software die unternehmensinterne Kommunikation durch die Verwendung eines Intranets?
Ein besonderes Highlight im Intranet ist der Newsbereich, mit dem wichtige Neuigkeiten im Krankenhaus schnell und einfach verwaltet und publiziert werden können. Hierdurch entsteht eine flexible interne Kommunikation, die für alle Mitarbeiter bereichsübergreifend erreichbar ist.
Praktisch ist die automatische Archivierung der Nachrichten: Nach Ablauf eines frei definierbaren Zeitraumes werden die Nachrichten nicht mehr im Mitarbeiterportal angezeigt. So wird gewährleistet, dass auch wirklich nur Neuigkeiten im Mitarbeiterportal angezeigt werden.
Wie unterstützt unsere Software die Verwendung von CIRS-Meldeformularen im Mitarbeiterportal?
Die unkomplizierte Meldung kritischer Vorfälle ist ein wichtiger Bestandteil des CIRS-Managements. Nur so können potenzielle Risiken schnell erkannt und die kontinuierliche Verbesserung langfristig gefördert werden.
Durch die Einbindung eines CIRS-Meldeformulars in das Mitarbeiterportal ist dieses für alle Mitarbeiter im Krankenhaus bzw. der Einrichtung einfach zu erreichen und kann anonym ausgefüllt werden – wichtige Grundvoraussetzungen, um eine aktive Beteiligung des Personals bezüglich CIRS zu fördern und die Meldung kritischer Vorfälle zu ermutigen. Weiterhin können über das Mitarbeiterportal allgemeine Informationen zum Thema CIRS oder bei Bedarf auch gemeldete CIRS-Fälle bereitgestellt werden.
Besonders praktisch: Beim Ausfüllen eines CIRS-Meldebogens im Mitarbeiterportal wird direkt die Bearbeitung in der Software angestoßen, um die gezielte Nachverfolgung zu gewährleisten.
Wie unterstützt unsere Software die Einbindung von Mitarbeiterfeedback?
Im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung spielt auch das Mitarbeiterfeedback eine entscheidende Rolle. Dabei sind die Mitarbeiter wichtige Quelle möglicher Optimierungspotenziale: Denn wer weiß besser als die Mitarbeiter selbst, welche Probleme sie im Arbeitsalltag behindern, welche Prozesse verbessert werden könnten oder welche Fehlerquellen möglicherweise bestehen?
Durch das unkomplizierte Integrieren von Feedbackformularen in das Mitarbeiterportal bietet das Portal den Mitarbeitern eine Anlaufstelle für ihr Feedback. Füllt ein Mitarbeiter den Feedbackbogen im Intranet aus, wird sofort der passende Prozess zur Bearbeitung in der Software gestartet. Der Bearbeitungsprozess kann dabei frei definiert werden und beispielsweise die Bewertung des Feedbacks, die Umsetzung von Ideen oder die Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen enthalten.
Wie unterstützt unsere Software individuelle Designmöglichkeiten zur Gestaltung des Mitarbeiterportals?
Die Gestaltung des Intranets ist mit der Software BITqms sehr flexibel möglich: Layout sowie Aufbau des Mitarbeiterportals können frei gestaltet und so an die Anforderungen Ihrer Einrichtung angepasst werden.
Bei der Gestaltung des Layouts ist es möglich, aus verschiedenen Designs zu wählen. Außerdem bietet die Software die Möglichkeit, das Design des Mitarbeiterportals komplett individuell zu gestalten und so beispielsweise das Layout passend zum Corporate Design Ihrer Einrichtung zu gestalten.
Auch der Aufbau des Mitarbeiterportals kann mit BITqms genau auf die Anforderungen in Ihrem Krankenhaus bzw. Ihrer Einrichtung zugeschnitten werden: Sie benötigen Abschnitte für bestimmte Themenbereiche? Sie möchten bestimmte Informationen, Berichte oder Aufgaben in das Mitarbeiterportal integrieren? Sie haben konkrete Vorstellungen, wie die Anordnung der Inhalte in Ihrem Mitarbeiterportal sein sollte?
Mit BITqms alles kein Problem – in das Mitarbeiterportal können Sie ganz gezielt Informationen aus Ihrem BITqms (wie Dokumente und Anweisungen, Übersichten und Listen, Formulare oder Aufgaben) einbinden. Häufig verwendete Elemente – wie beispielsweise eine Menüstruktur – stehen bereits als Vorauswahl zur Verfügung, um den Aufbau so einfach wie möglich zu gestalten.
Wie regelt unsere Software den Zugriff auf das Mitarbeiterportal?
Mit der Software BITqms können Sie den Zugriff auf das Intranet bedarfsgerecht steuern.
Der Zugriff auf das Mitarbeiterportal kann mit einer individuellen Anmeldung der Mitarbeiter geschützt werden. Durch den personalisierten Zugang können den Mitarbeitern Aufgaben oder entsprechende Vorgänge freigeschaltet werden, die direkt im Mitarbeiterportal bearbeitet werden. Bereitgestellte Übersichtslisten über offene Aufgaben geben den Mitarbeitern dabei einen Überblick über den aktuellen Stand.
Auch die Lesebestätigung wichtiger Dokumente ist bei einem Mitarbeiterportal mit Anmeldung möglich. Hierdurch kann die Kenntnisnahme bestimmter Dokumente durch einzelne Mitarbeiter sichergestellt und nachgewiesen werden.
Alternativ ist es mit BITqms auch möglich, ein Mitarbeiterportal ohne personalisierte Anmeldung einzurichten, das aber nur aus Ihrem Krankenhausnetzwerk heraus aufrufbar ist. So können die Informationen ohne Anmeldung, aber dennoch nur für Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Jeder, der sich im internen Krankenhausnetzwerk befindet, hat so Zugriff auf das Intranet.
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