QM-Software BITqms Medical - Digitales Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen

Verfahrens- und Arbeitsanweisungen mit der Software BITqms Medical

Die Software für Verteilung und Kenntnisnahme von Anweisungen.

Vor allem für Kliniken ist es wichtig, dass die behandelnden Ärzte sowie das Pflegepersonal immer über die neuesten Richtlinien und Arbeitsanweisungen informiert sind. Hier liegt die Nachweispflicht bei der Klinik selbst: Kann ein Klinikum nicht nachweisen, dass Ärzte und Pflegepersonal entsprechende Anweisungen erhalten haben, kann das im Schadensfall rechtliche und finanzielle Konsequenzen mit sich bringen.

Mit der Software BITqms kann die Klinik unkompliziert nachweisen, wer welche Verfahrensanweisungen, Richtlinien oder Prozessbeschreibungen wann zur Kenntnis genommen hat.

Wie unterstützt unsere Software die bedarfsgerechte Verteilung von Arbeitsanweisungen?

Mit BITqms können alle relevanten Dokumente wie Richtlinien, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen gelenkt, bereitgestellt und zielgerichtet an die Mitarbeiter verteilt werden.

Unter anderem kann durch den Einsatz der Software effektiv gesteuert werden, wer welche Dokumente einsehen kann. Die entsprechenden Richtlinien und Arbeits- oder Verfahrensanweisungen werden genau den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, für die die einzelnen Dokumente relevant sind. Dabei kann die Dokumentenverteilung abhängig von Abteilungen, Mitarbeitergruppen oder komplett frei erfolgen: So können beispielsweise alle Mitarbeiter auf die „Allgemeinen Hygieneinformationen“ zugreifen, während für Chirurgen und das OP-Personal zusätzlich die „OP-Vorschriften“ gelten und für das Pflegepersonal die „Hygienevorschriften im Umgang mit Patienten“.

Die Mitarbeiter haben nicht nur Zugriff auf die passenden Dokumente, die Software unterstützt auch aktiv den Informationsfluss und erhöht so die Präsenz der Anweisungen: Leser werden per E-Mail über neue Arbeitsanweisungen oder Änderungen an bestehenden Dokumenten informiert. Dabei wird den Mitarbeitern stets die aktuellste freigegebene Version der Anweisungen angezeigt – vorherige Versionen mit ihrem jeweiligen Geltungsdatum bleiben dennoch für die Verantwortlichen nachvollziehbar dokumentiert.

Wiedervorlagen der Arbeitsanweisungen in bestimmten Intervallen tragen zudem dazu bei, dass die Aktualität der Anweisungen gewährleistet wird.

Übersicht über neue und aktualisierte Arbeitsanweisungen im Krankenhaus
Aktualisierungen und Änderungen an Arbeitsanweisungen immer im Blick
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Übersicht über erfolgte Nachweise für die Kenntnisnahme von Arbeitsanweisungen im Krankenhaus
Nachweise zu gelesenen Arbeitsanweisungen im Überblick
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Wie unterstützt unsere Software elektronische Nachweise zur Kenntnisnahme von Arbeitsanweisungen?

Damit nachvollzogen werden kann, ob zum Beispiel alle Chirurgen einer Klinik die jeweiligen Richtlinien für den OP kennen, muss die Kenntnisnahme bestätigt werden. Mit der Software können die Leser eines Dokuments dazu aufgefordert werden, den Dokumenteninhalt zu bestätigen. So können die Verantwortlichen überprüfen, ob einzelne Mitarbeiter sich bereits mit verschiedenen Richtlinien beschäftigt und diese zur Kenntnis genommen haben. Wer noch keine Lesebestätigung abgegeben hat, wird an die ausstehende Aufgabe automatisch per E-Mail erinnert.

Wichtig: Ausschließlich die dazu berechtigten Verantwortlichen können nachvollziehen, wer sich das Dokument bereits angeschaut und das Lesen bestätigt hat. Diese Berechtigungen können feingranular vergeben werden, um entsprechende Anforderungen hinsichtlich Datenschutz, Betriebsvereinbarungen usw. zu gewährleisten.

Wie unterstützt unsere Software Nachweise per Unterschrift?

Kliniken müssen rechtlich verbindlich nachweisen, dass ihre Mitarbeiter die Dokumente auch wirklich gelesen haben. Hierfür reicht oftmals eine elektronische Bestätigung nicht aus, weshalb die Software auch die Dokumentation der Kenntnisnahmen in Form von Unterschriftenlisten unterstützt. Diese können auf Knopfdruck für die jeweilige Arbeitsanweisung generiert, in Papierform unterschrieben und anschließend wieder in das System hochgeladen werden – die angeforderten Lesebestätigungen setzt die Software entsprechend der Unterschriftenliste automatisch. 

So können Kliniken jederzeit nachweisen, dass ihre Mitarbeiter die entsprechenden Arbeitsanweisungen und Richtlinien zur Kenntnis genommen haben.

Arbeitsanweisungen per Unterschrift zur Kenntnis genommen und im System vermerkt
Nachweise zu gelesenen Arbeitsanweisungen per Unterschriftenliste
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Download

Verfahrens- und Arbeitsanweisungen mit der Software BITqms

Klingt interessant?

Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie die Verteilung und Kenntnisnahme von Arbeitsanweisungen mit BITqms aussehen könnte.

Und dann?

Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau der Verteilung von Arbeitsanweisungen oder Abbildung bereits bestehender Strukturen.
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