Hinweisgebersystem mit der Software BITqms Medical
Die Software für die Umsetzung eines Hinweisgebersystems nach dem Hinweisgeberschutzgesetz im Gesundheitswesen.
Für Kliniken, Krankenhäuser und andere Einrichtungen des Gesundheitswesens stellt die QM-Software BITqms ein Hinweisgebersystem mit sicherem Meldeweg für Hinweisgeber (Whistleblower) nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zur Verfügung, der auf Wunsch anonym ist und gleichzeitig die Kontaktaufnahme zum Hinweisgeber ermöglicht. Unsere Software setzt das Hinweisgebersystem strukturiert um – von der Hinweis-Meldung über die Bearbeitung der Hinweise bis hin zur Ableitung von Risiken und dem Anstoßen von Korrektur- und Präventionsmaßnahmen. Sie erfüllen damit die Abbildung eines Hinweisgebersystems nach HinSchG und stärken zudem Ihr Risiko- und Compliance-Management.
Wie unterstützt unsere QM-Software ein Hinweisgebersystem in Ihrer Klinik oder Einrichtung nach HinSchG?
Die EU-Richtlinie 2019/1937 verpflichtet seit Ende 2021 Krankenhäuser ab 250 Mitarbeitern dazu, ein Hinweisgebersystem mit internen Meldekanälen für Hinweise zum Schutz von Hinweisgebern einzurichten. Durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wurde dieses am 02. Juli 2023 in nationales Recht überführt. Im Rahmen dessen ist vorgesehen, dass der Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung für seine Hinweis-Meldung und anschließend, spätestens nach drei Monaten, eine finale Rückmeldung über die entsprechend ergriffenen Maßnahmen aufgrund seines Hinweises erhält. Dabei ist der Hinweisgeber vor Repressalien und Nachteilen zu schützen.
Da viele Unregelmäßigkeiten in Krankenhäusern und anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens von Whistleblowern aufgedeckt werden können, dient der Aufbau eines Hinweisgebersystems mit unserer QM-Software BITqms zugleich als Frühwarnsystem und stärkt das Risiko- und Compliance-Management. Aus Hinweisen abgeleitete Risiken können bei Bedarf direkt in das Risikomanagement der Software übernommen werden.
Durch die systematischen Auswertungen in der Software können Häufungen von Hinweisen in bestimmten Bereichen
erkannt und passende Korrektur- und Präventionsmaßnahmen ergriffen werden, die in BITqms dokumentiert und nachverfolgt werden.
Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten
Seit 2021 gilt die EU-Whistleblower-Richtlinie 2019/1937. Im Dezember 2022 hat der Deutsche Bundestag das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) beschlossen, um die Umsetzung auch in nationales Recht zu überführen. Nach endgültiger Zustimmung des Bundesrates im Mai 2023 ist das Gesetz am 02. Juli 2023 in Kraft getreten.
Wie funktioniert die Hinweis-Meldung mit unserer Software in Ihrer Klinik oder Einrichtung des Gesundheitswesens?
Um vor möglichen Nachteilen geschützt zu sein, bevorzugen Whistleblower sichere Meldekanäle, bei denen ihre Anonymität sichergestellt ist. Mit unserer Software BITqms kann der Meldekanal Ihres Hinweisgebersystems anonym konzipiert werden oder auf Wunsch die Eingabe von Kontaktdaten ermöglichen.
Das Meldeformular für Hinweise ist mit unserer Software individuell definierbar und kann in verschiedene Portale eingebunden werden – z.B. in Mitarbeiterportale, Patientenportale, Lieferantenportale oder in ein frei zugängliches Hinweis-Meldeportal, sodass es allen potenziellen Hinweisgebern zur Verfügung steht.
Der Hinweisgeber erhält nach dem Absenden der Hinweis-Meldung automatisch eine Eingangsbestätigung zum Herunterladen. Zudem wird dem Hinweisgeber eine Trackingnummer zur anonymen Nachverfolgung seines Hinweises zur Verfügung gestellt.
Ausblick: Virenprüfung bei eingegangenen Formularen
Ist Ihr Hinweis-Meldeformular von extern zugänglich, besteht potenziell eine Gefahr durch Viren. BITqms stellt Ihnen zur Virenprüfung und zum Schutz aller eingehenden Dateien einen integrierten Virenscan zur Verfügung, mit dem Sie eingehende Formulare direkt überprüfen können. Benachrichtigungen über virenbehaftete Uploads können umgehend an Administratoren gesendet werden.
Neben dem Einsatz bei den elektronischen Formularen kann der integrierte Virenscan auch für alle anderen eingehenden Dateien verwendet werden, wie Dokumentinhalte, Anhängen an E-Mails, Notizen, Dateien oder Bildern in der BITqms-Bibliothek.
Wie ermöglicht unsere Software die Kontaktaufnahme zum anonymen Hinweisgeber?
Der Hinweisgeber erhält nach dem Absenden des Hinweis-Meldeformulars in der Software eine Trackingnummer. Diese Nummer ermöglicht ihm, Informationen über den Bearbeitungsstatus einzusehen und zudem auch Rückfragen des Bearbeiters anonym zu beantworten.
Über die Trackingnummer in der Software wird der anonymen Whistleblower außerdem fristgerecht über die ergriffenen Maßnahmen informiert. Hierbei ist sichergestellt, dass nur mithilfe der Trackingnummer auf diese Informationen zugegriffen werden kann. In der Software kann individuell definiert werden, welche Daten dem Hinweisgeber an dieser Stelle über die Trackingnummer zugänglich gemacht werden.
Wie unterstützt unsere Software den strukturierten Bearbeitungsprozess im Hinweisgebersystem Ihrer Klinik oder Einrichtung?
Sobald ein Hinweis abgegeben wird, startet in der Software automatisch einen individuell gestalteten Vorgang zur Bearbeitung der Meldung. Dem zuständigen Bearbeiter (dem Whistleblower-Beauftragten) wird direkt eine E-Mail-Benachrichtigung mit seiner Aufgabe zugeschickt. Die Einstellungsmöglichkeiten für Berechtigungen in unserer Software stellen sicher, dass nur die zuständigen Personen den entsprechenden Hinweis einsehen und bearbeiten können. Außerdem besteht die Möglichkeit, einen externen, unabhängigen Whistleblower-Beauftragten über die Software in das Hinweisgebersystem einzubinden.
Dank Übersichten über offene Aufgaben, automatischer E-Mail-Benachrichtigungen und bei Bedarf Erinnerungen bei Überschreitung definierter Erledigungsfristen wird verhindert, dass die Bearbeitung einer Hinweismeldung liegenbleibt.
Ausblick: Dynamische Bearbeitungsprozesse in der Software
Wenn ein Hinweisgebersystem in einer Klinik neu eingerichtet wird, kann es vorkommen, dass nicht nur nach dem Hinweisgeberschutzgesetz relevante Hinweise gemeldet werden, sondern auch allgemeine Beschwerden, Verbesserungsvorschläge oder Sonstiges. Unsere Software kann in diesen Fällen anhand der Einschätzung, ob es sich um entsprechend relevante Hinweise handelt, den Bearbeitungsprozess im Hinweisgebersystem automatisch anpassen und zum Beispiel nicht benötigte Bearbeitungsschritte überspringen. Bei Bedarf kann der Vorgang in der Software dem Feedbackmanagement oder anderen Abteilungen zur Kenntnisnahme weitergeleitet werden.
Wie unterstützt unsere Software die Bewertung von Hinweisen im Hinweisgebersystem Ihrer Klinik?
Anhand von individuellen Kriterien können Hinweise in der Software strukturiert und bewertet werden. Zum Beispiel ermöglicht dies die Kategorisierung von Hinweisen nach dem betroffenen nationalen oder EU-Rechtsbereich. Flexible Formulare dienen zudem auch zur Dokumentation der Arbeitsergebnisse im Bearbeitungsprozess des Hinweises beispielsweise für die Einschätzung anhand interner Eskalationsstufen oder für Bemerkungen zur Bearbeitung der Hinweismeldung.
Wie unterstützt unsere Software die Weiterverfolgung von Hinweisen in Kliniken, Krankenhäusern oder Einrichtungen des Gesundheitswesens?
Zur Weiterverfolgung eines Hinweises können passende Maßnahmen für Ihr Krankenhaus, Ihre Klinik oder Einrichtung des Gesundheitswesens abgeleitet und innerhalb der QM-Software BITqms strukturiert umgesetzt und nachverfolgt werden.
Der aktuelle Stand dieser Maßnahmen ist für den Whistleblower-Beauftragten bzw. die entsprechend berechtigten Bearbeiter eines Hinweises direkt am entsprechenden Hinweis in der Software einsehbar.
Wie unterstützt unsere Software die Auswertung des Hinweisgebersystems Ihrer Klinik oder Einrichtung des Gesundheitswesens?
Dank übersichtlicher Statistiken innerhalb der Software ist schnell erkennbar, ob es sich bei den Hinweisen um Einzelfälle handelt oder ob systematische Ursachen bestehen könnten. Individuell zusammenstellbare Listen verschaffen einen Überblick über den Bearbeitungsstand offener Hinweise sowie über die Ergebnisse abgeschlossener Hinweise wie zum Beispiel abgeleitete Maßnahmen und identifizierte Risiken.
Ausblick: Risiken aus dem Hinweisgebersystem ableiten mit der Software BITqms
Hinweis-Meldungen können auf bisher nicht behandelte Risiken aufmerksam machen. Im Rahmen der Bearbeitung im Hinweisgebersystem kann bei Bedarf in der QM-Software ein neues Risiko identifiziert und abgeleitet werden, das automatisch in das vorhandene Risikomanagement in der Software einfließt.
Dieses Risiko kann im Risikomanagement unserer Software kategorisiert und in regelmäßigen Zyklen bewertet werden. Zudem können Maßnahmen zur Risikominimierung definiert werden, die im Aufgaben- und Maßnahmenmanagement unserer Software nachverfolgbar sind.
Projekt- und Vorgangsmanagement
Elektronische Formulare
Intranet und Extranet
Risikomanagement
Aufgaben- und Maßnahmenmanagement
Zusätzliche Features:
- Externe Programmierschnittstelle
- Erweiterte Terminplanung
- Integrierter Virenscan
- Formularvorbelegungen
Download
Hinweisgebersystem mit der Software BITqms
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