CIRS-Meldesystem mit der Software BITqms Medical

Die Software für die Erfassung und Bearbeitung anonymer CIRS-Meldungen.

Die Software BITqms unterstützt den kompletten CIRS-Prozess: Dabei deckt die Software alle Bereiche von der Meldung eines CIRS-Falls mit einem anonymen Meldeformular über das automatische Anstoßen des passenden Bearbeitungsprozesses, der dokumentierten Bewertung und Ableitung der entsprechenden Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen sowie der Übernahme von potenziellen Risiken in das Risikomanagement ab.

Wieso eine Software für CIRS?

Unter einem CIRS (Critical Incident Reporting System) versteht man ein System zur Berichterstattung von Fehlern, Beinahe-Schäden oder anderen kritischen Ereignissen aus der Praxis des Gesundheitswesens. Diese kritischen Ereignisse werden von den Mitarbeitern anonym über ein CIRS-Meldeformular berichtet. Ein interprofessionelles Team aus Ärzten, Pflegekräften und Organisationsexperten analysiert die Vorkommnisse und erarbeitet zusammen mit den Fachkräften vor Ort Lösungsmöglichkeiten. Anschließend kann das kritische Ereignis im CIRS-Portal veröffentlicht werden, um anderen Mitarbeitern die Chance zu geben, aus den Fehlern und Ereignissen zu lernen. Auch eine Überführung in das Risikomanagement der Organisation ist möglich.

Können Häufungen einzelner Meldungen zu einem speziellen Themenbereich (beispielsweise Medikationsfehler) zugeordnet werden, kann dies die Basis für eine systematische Analyse des jeweiligen Bereichs der Einrichtung und dem Ableiten von Präventionsstrategien darstellen. Darüber hinaus geben kritische Ereignisse oft Hinweise darauf, wie sich Unfälle tatsächlich entwickeln und ermöglichen daher rechtzeitig präventive Maßnahmen. Des Weiteren bilden sie eine breite Datenbasis für das Sicherheitsmanagement und dienen als Frühwarnsystem.

Durch eine entsprechende Analyse von Fehlern und kritischen Situationen in der Vergangenheit können Risiken in der Zukunft vorab erkannt und frühzeitig beseitigt werden. Sicherheitsprobleme, Behandlungsfehler und Imageschäden, aber auch drohende strafrechtliche Verfahren können durch eine systematische Auswertung mit CIRS vermieden werden.

Wie unterstützt unsere Software die CIRS-Meldung über anonyme Meldeformulare?

Wie können Risikomanagement, Reporting von Beinahe-Fehlern und letztendlich auch die Umsetzung der resultierenden Verbesserungsvorschläge praxistauglich im Klinikalltag umgesetzt werden? Wie kann das Klinikpersonal zum Melden von Fehlern und kritischen Situationen angehalten werden?
Mit der Software BITqms können die CIRS-Meldeformulare mittels Eingabefeldern, Antwortmöglichkeiten etc. nach individuellen Anforderungen gestaltet. Somit können alle relevanten Informationen wie zum Beispiel Patientenangaben, Folgen, entstandener Schaden, aber auch klinikspezifische Aspekte problemlos abgefragt werden.

Auch die anonyme Abgabe des CIRS-Formulars kann mit der Software gewährleistet werden. So müssen Mitarbeiter keine negativen Konsequenzen fürchten, wenn sie einen Fehler oder eine kritische Situation melden.

Mit der Software BITqms kann das CIRS-Meldeformular über ein Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt werden
CIRS-Meldeformular im Mitarbeiterportal
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Ausblick: Erfassung von CIRS-Meldungen über ein Portal (CIRS-Meldeportal)

Icon für das BITqms-Modul Intranet und Extranet

Über ein Mitarbeiterportal kann das CIRS-Meldeformular unkompliziert zugänglich gemacht werden. Hier werden den Mitarbeitern mit wenigen Klicks alle für sie wichtigen Informationen übersichtlich zusammengestellt.

In der Software BITqms kann der Bearbeitungsprozess einer CIRS-Meldung flexibel definiert werden
Anstoßen der Bearbeitung auf Basis der erfolgten CIRS-Meldung
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Wie unterstützt unsere Software die zuverlässige Bearbeitung der CIRS-Meldung?

Sobald eine CIRS-Meldung eingegangen ist, wird in der Software ein entsprechender Bearbeitungsprozess angestoßen, wobei die verantwortlichen Bearbeiter automatisch per E-Mail informiert werden. So gerät keine Meldung in Vergessenheit, die Bearbeitung wird automatisiert gestartet. Der Ablauf des CIRS-Vorgangs in der Software kann hierbei ebenfalls frei definiert werden.

Wie unterstützt unsere Software die Nachverfolgung einer CIRS-Meldung?

Die meldende Person eines CIRS-Falles kann den Bearbeitungsstatus sowie die daraus resultierenden Ergebnisse über eine sogenannte Trackingnummer im Blick behalten. Zudem wird über die Trackingnummer eine anonymisierte Kommunikation für Rückfragen oder Anmerkungen ermöglicht. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen weisen die zuständigen Bearbeiter auf die neuen Informationen hin.

Anonyme Nachverfolgung von CIRS-Meldungen über ein Mitarbeiterportal mit der Software BITqms
Status der CIRS-Meldung mit der Trackingnummer im Blick behalten
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Die Software BITqms ermöglicht eine strukturierte Analyse und Bearbeitung von CIRS-Meldungen
Bearbeitung der CIRS-Meldung mittels frei definierbarer Kriterien und Formulare
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Wie unterstützt unsere Software die Analyse kritischer Ereignisse?

Um der Sorgfaltspflicht nachzukommen und Möglichkeiten der Optimierung umfassend zu nutzen, muss die CIRS-Meldung systematisch ausgewertet und analysiert werden. Auch hier unterstützt die Software BITqms mit individualisierbaren Möglichkeiten. Durch die genaue Auseinandersetzung mit den Angaben im CIRS-Meldeformular kann zur Erhöhung der Patientensicherheit beigetragen und potentieller Schaden nachhaltig vermieden werden.

Wie unterstützt unsere Software die Auswertung der CIRS-Meldungen?

Mit der Software BITqms sind alle benötigten Informationen direkt auf Knopfdruck verfügbar: Mithilfe der flexibel definierbaren Formulare können alle relevanten Informationen für die Analyse der CIRS-Meldung erfasst und im Anschluss für die Auswertung aufgegriffen werden. So werden genau die zielgruppengerechten Informationen erhoben, die entsprechend benötigt werden.
Verschiedene Auswertungen (Listenansichten und grafische Auswertungen) auf Basis der CIRS-Meldungen mit der Software BITqms möglich
Grafische Auswertung der CIRS-Meldungen
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Ausblick: Übernahme der CIRS-Meldungen in das Risikomanagement

Weiterhin können die CIRS-Meldungen auch als mögliche Quelle für das Risikomanagement dienen. Kritische Ereignisse, wie sie in den CIRS-Meldungen geschildert werden, können so in die systematische Bewertung der Unternehmensrisiken als zentralen Aspekt des Qualitätsmanagements einfließen. 

Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß der kritischen Vorfälle werden analysiert und bewertet. Auch das Anstoßen geeigneter Präventions- oder Korrekturmaßnahmen oder die Einordnung in den Gesamtkontext des Risikomanagements sind Bestandteil der Risikobewertung. Dabei bleibt der gesamte Vorgang transparent: Die CIRS-Meldung ist mit der daraus resultierenden Risikobewertung verknüpft, sodass den Verantwortlichen alle relevanten Informationen für die Bewertung jederzeit zur Verfügung stehen.

Grafische Auswertung zur Herkunft der Risiken (z.B. CIRS-Meldungen) und Einordnung in der Risikomatrix in der Software BITqms
Herkunft der Risiken und Einordnung in der Risikomatrix
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CIRS-Meldesystem mit der Software BITqms

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