QM-Software BITqms - Digitales Qualitätsmanagement

Beschwerdemanagement im Krankenhaus mit der Software BITqms Medical

Die Software für ein effizientes Beschwerde- und Fehlermanagement im Gesundheitswesen.

Rückmeldungen jeglicher Art von Patienten, Gästen und Mitarbeitern sind für Krankenhäuser und Rehakliniken von enormem Wert. Sie können Anregungen für Verbesserungen liefern und auf Missstände in der Einrichtung aufmerksam machen. Das Beschwerdemanagement mit unserer Software BITqms unterstützt bei der unkomplizierten Verarbeitung von Beschwerden, der Identifikation von Risiken sowie der Steuerung von Verbesserungsmaßnahmen.

Warum eine Software für Beschwerdemanagement im Gesundheitswesen?

Ein funktionierendes Beschwerdemanagement hat zum Ziel, wertvolle Hinweise auf den Praxisalltag und die Zufriedenheit von Patienten und dem Personal zu liefern. Durch das Erkennen von Unzufriedenheit, Fehlern oder kritischen Ereignissen im Klinikalltag können Verbesserungspotenziale und entsprechende Maßnahmen abgeleitet werden. 

Ein zentrales Beschwerdemanagement stellt sicher, dass jede Beschwerde zeitnah angenommen, bearbeitet und ausgewertet wird, um bestehende Probleme schnell und konsistent bewältigen zu können. Mit unserer Software BITqms können Sie alle Phasen des zielgerichteten Beschwerdemanagements unkompliziert abbilden. So wird sichergestellt, dass jede einzelne Beschwerde wahrgenommen wird und in einen strukturierten Bearbeitungsprozess fließt. Die Software übernimmt dabei automatisch die Dokumentation der Beschwerdevorgänge inklusive der ein- und ausgehenden Kommunikation. So werden die Vorgänge mit BITqms für alle Verantwortlichen nachvollziehbar dokumentiert. Zudem stehen in der Software vielfältige Auswertungs- und Analysemöglichkeiten zur Verfügung.

Die Software BITqms unterstützt Ihre Einrichtung bei der effizienten Bearbeitung von Beschwerden:

  • Missstände werden behoben und die Servicequalität des Krankenhauses oder der Rehaklinik steigt. 
  • Aus Beschwerden können Verbesserungsprozesse resultieren.
  • Patienten, deren Beschwerden zu ihrer Zufriedenheit gelöst werden, können nachhaltig überzeugt werden und die Klinik weiterempfehlen.

Wie unterstützt unsere Software die individuelle Gestaltung der Beschwerdeformulare?

BITqms bietet die Möglichkeit, Meldeformulare für Beschwerden mittels Eingabefeldern, Antwortmöglichkeiten etc. völlig individuell zu gestalten. Dabei sind viele verschiedene Formularelemente verfügbar, um das Meldeformular optimal an die tatsächlichen Bedürfnisse in der jeweiligen Einrichtung anzupassen.

Hierbei können Sie zum Beispiel die Zuordnung der Beschwerde durch die Vorgabe bestimmter Antwortmöglichkeiten erleichtern. Aber auch Freitextfelder zur detaillierten Beschreibung des Anliegens und das Hochladen von Bildern können in das Beschwerdeformular in der Software einbezogen werden. Bei Bedarf gibt es auch die Option zur anonymen Dateneingabe. So können anonyme Befragungen von Patienten, Mitarbeitern oder Lieferanten unkompliziert umgesetzt werden.

Individuelle Feedback-Formulare für das Beschwerdemanagement im Krankenhaus mit der Software BITqms Medical
Meldeformulare für das Beschwerdemanagement individuell gestaltbar

Ausblick: Unkomplizierte Annahme von Beschwerden in der Klinik über Portale

Für die Annahme von internen und externen Beschwerden können die Beschwerdeformulare mit der Software BITqms unkompliziert in ein Mitarbeiter-, Lieferanten- oder Patientenportal eingebunden werden. Das Feedback kann dabei anonym oder auf Wunsch mit Angabe der Kontaktdaten abgegeben werden. Sobald ein Formular im Intranet oder Extranet ausgefüllt wird, wird in der Software automatisch ein Prozess zur Beschwerdebearbeitung erstellt und an die zuständigen Bearbeiter weitergeleitet.

Beschwerdeformular im Patientenportal (Extranet) bereitgestellt mit der Software BITqms Medical
Beschwerdeformulare im Patientenportal (Extranet) bereitstellen
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Beschwerdeformular im Krankenhaus auf dem Tablet ausfüllen mit der Software BITqms Medical
Beschwerdeformular mit der Software ortsunabhängig auf dem Tablet ausfüllen
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Ausblick: Beschwerden mobil auf Tablets ausfüllen lassen

BITqms ermöglicht die Annahme von Beschwerden auch standortunabhängig auf Mobilgeräten. Die mobile Version der Software gestaltet Ihr Beschwerdemanagement im Krankenhaus somit noch unkomplizierter und ist durch die Kompatibilität mit Android, iOS und Windows-Betriebssystemen auf diversen Tablets und Smartphones umsetzbar. So können Sie zum Beispiel ein Tablet zur Annahme von Beschwerden im Wartezimmer oder im Eingangsbereich der Klinik platzieren. Das Ausfüllen der Beschwerdeformulare ist durch die Handhabung auf dem Touch-Display für die Patienten intuitiv und unkompliziert. 

Tipp: Über den Kiosk-Modus können Sie die Funktionen am Tablet einschränken, sodass nur von Ihnen festgelegte Optionen, wie z.B. das Ausfüllen der Beschwerdeformulare, zur Verfügung stehen – optimal für den Einsatz im Wartezimmer.

Doch auch das Ausfüllen von Beschwerdeformularen in Papierform kann mit der Software problemlos umgesetzt werden: BITqms unterstützt Sie beim Einlesen der Fragebögen mit der OCR-Erkennung. Personen, die eine Beschwerde abgeben möchten, können somit einen ausgedruckten Fragebogen wie gewohnt per Hand ausfüllen. Dieser wird anschließend einfach eingescannt. Die Ergebnisse werden entsprechend in der Software abgelegt und in den Auswertungen berücksichtigt.

Wie unterstützt unsere Software eine strukturierte Bearbeitung von Beschwerden?

Nach Ausfüllen des Feedback- oder Beschwerdeformulars wird in der Software BITqms automatisch der passende Bearbeitungsprozess gestartet. Dabei können die Bearbeitungsschritte im Beschwerdemanagement frei definiert werden. Hierdurch kann eine strukturierte und detaillierte Bearbeitung der Beschwerde erfolgen, wobei alle wichtigen Informationen anhand von Formularen erfasst werden.
 
Für die einzelnen Schritten im Ablauf können im Vorfeld zuständige Bearbeiter definiert werden, welche automatisch per E-Mail über ihre anstehende Aufgabe informiert werden. Alternativ ist es möglich, Platzhalter zu hinterlegen – die Software füllt diese bei einer eingehenden Beschwerde dann automatisiert mit den passenden Mitarbeitern (z.B. Verantwortlicher des Klinikbereichs, der von der Beschwerde betroffen ist). So kann der Bearbeitungsprozess mit BITqms flexibel an die jeweiligen Gegebenheiten und Anforderungen Ihres Krankenhauses angepasst werden.
Flexibel definierbare und dokumentierte Bearbeitung von Beschwerden im Krankenhaus in der Software BITqms Medical
Strukturierte Bearbeitung von Beschwerden mithilfe flexibel definierbarer Workflows

Wie unterstützt unsere Software die Auswertung und Darstellung von Beschwerdemanagementprozessen?

Mithilfe von frei definierbaren Ansichten und Statistiken lassen sich in der Software BITqms ganz einfach auf Knopfdruck grafische Auswertungen erstellen. Diese können genau auf die in Ihrem Krankenhaus benötigten Informationen zugeschnitten werden. Dies ermöglicht es, Häufungen in den eingegangenen Beschwerden zu erkennen und hieraus Verbesserungspotenziale abzuleiten. 

Aus den aufbereiteten Informationen können im Anschluss in der Software Präventions- und Korrekturmaßnahmen abgeleitet werden, welche eine wirksame und nachhaltige Umsetzung des Beschwerdemanagements im Gesundheitswesen zum Ziel haben. 

Grafische Auswertungen im Beschwerdemanagement im Krankenhaus mit der Software BITqms
Grafische Auswertung eingegangener Beschwerden auf Knopfdruck
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Überblick über Beschwerden in Arbeit in der Software BITqms Medical
Überblick über Beschwerden in Arbeit in der Software
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Auswertung von Beschwerden als Herkunft von Risiken ins Risikomanagement integrieren mit der Software BITqms Medical
Auswertung von Beschwerden ins Risikomanagement integrieren
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Ausblick: Beschwerden in das Risikomanagement integrieren

Patientenfeedback und Beschwerden können oftmals Hinweise auf bestehende Risiken im Krankenhaus beinhalten und somit als mögliche Quellen für das Risikomanagement im Gesundheitswesen dienen. Ferner lassen sich häufende Beschwerden Rückschlüsse auf die Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken zu. Ein effizientes Beschwerdemanagement erweitert insofern den Blickwinkel und kann als Risikofrühwarnsystem in das Risikomanagement des Krankenhauses mit einfließen.

Dabei bleibt der gesamte Vorgang übersichtlich und nachvollziehbar: Die Beschwerde ist mit der daraus resultierenden Risikobewertung verknüpft und somit stehen allen verantwortlichen Personen die relevanten Informationen für die Bewertung stets zur Verfügung. 

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Beschwerdemanagement mit der Software BITqms

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Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie Ihr Beschwerdemanagement mit BITqms aussehen könnte.

Und dann?

Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau des Beschwerdemanagements oder Abbildung bereits bestehender Strukturen.