QM-Software BITqms - Digitales Qualitätsmanagement

Dokumentenlenkung - Was versteht man darunter?

Unter Dokumentenlenkung versteht man alle Schritte im Dokumenten-Lebenszyklus, wie Erstellen, Prüfen, Freigeben/Genehmigen, Verteilung, Aktualisierung, Archivierung.

Icon für das Modul Dokumentenmanagement der QM-Software BITqms

Was versteht man unter Dokumentenlenkung?

Die DIN EN ISO 9001:2015 legt im Abschnitt 7.5 Anforderungen an die Dokumentenlenkung fest. So wird die eindeutige Kennzeichnung (bspw. durch Titel, Referenznummer, Autor, Version) und ein geeignetes Format und Medium gefordert. Wichtig sind die angemessene Prüfung und Freigabe der Dokumente, sodass Eignung und Angemessenheit sichergestellt werden. Ebenso soll das Unternehmen gewährleisten, dass die Beschäftigen Zugriff auf die für Sie relevanten Dokumente haben und die Dokumente beispielsweise vor unzulässigen Änderungen geschützt sind.

Zum Festlegen der Art und Weise der Dokumentenlenkung sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • Wer darf Dokumente erstellen/ändern?
  • Wer prüft die Dokumente auf Richtigkeit, Eignung und Angemessenheit?
  • Wer genehmigt die Dokumente – gibt ihnen also die Freigabe?
  • Wie werden die Dokumente gekennzeichnet?
  • Welches Format/Medium wird genutzt?
  • Wie erhalten die Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente?
  • Wie erhalten die Mitarbeiter eine Information über Änderungen?
  • Wie soll die Ablage, Speicherung und Erhaltung der Dokumente erfolgen?
  • Wie werden die Dokumente geschützt (Verlust, unsachgemäßer Gebrauch, Änderung von Aufzeichnungen oder externen Dokumenten)?
  • Wie erfolgt die Versionsverwaltung einschließlich der Archivierung?
  • Wie werden externe Dokumente gekennzeichnet?

Wo liegt der Mehrwert einer Software für Dokumentenlenkung in Ihrem Unternehmen?

Durch eine klare Strukturierung und Festlegung der Dokumentenlenkung kann „Dokumentenmüll“ vermieden und so effektiveres Arbeiten ermöglicht werden. Die Nutzung einer QM-Software unterstützt dabei, die Dokumentenlenkung nach den Anforderungen aus der Norm abzubilden und gleichzeitig einfach und praxisnah aufzubauen:

Dabei legen Sie zudem transparent fest, wer Dokumente erstellen, prüfen oder freigeben darf sowie welche Kennzeichnungen auf Ihren Dokumenten enthalten sein sollen, um so gesetzlichen oder normativen Anforderungen in der Dokumentenlenkung nachzukommen. Die Arbeitserleichterung, die mit dem Einsatz einer QM-Software für die Dokumentenlenkung einhergeht, kann so auch dazu beitragen, dass die Motivation für ein gelebtes QM-System in Ihrem Unternehmen steigt.

Möchten Sie erfahren, wie genau die Dokumentenlenkung mit unserer QM-Software BITqms funktioniert? 

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