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Flexible Freigabeprozess und Wiedervorlagen.

Abteilungsübergreifend an einem Dokument arbeiten und dabei keine Zeit verlieren? 

Oftmals stellt es ein großes organisatorisches Problem dar, Dokumente abteilungsübergreifend zu bearbeiten: Lokal gespeicherte Zwischenversionen, verschiedene Bearbeitungsstände, zusammenfügen der unterschiedlichen Versionen am Ende der Bearbeitung, Kommunikationsaufwand, E-Mail-Chaos, Missverständnisse und unnötige Mehrarbeit ...
Die Zuständigkeiten verschiedener Bearbeitungsschritte sind oft unübersichtlich und die Weitergabe der Dokumente zeitraubend. Kommen dann noch Änderungen ins Spiel und ein Dokument muss dem vorherigen Bearbeiter zurückgegeben werden, sind Zeitaufwand und unübersichtliche Bearbeitungsversionen mit verschiedenen Ständen vorprogrammiert. 

Flexible Freigabeprozesse und Wiedervorlagen mit BITqms

Mit BITqms dem Informationsverlust und unnötigen Zeitaufwand entgegen wirken!
Alle Dokumente sind zentral im System gespeichert und können jederzeit von allen berechtigten Bearbeitern eingesehen und bearbeitet werden. Bearbeiten darf immer nur der Mitarbeiter, der gerade im Workflowschritt hinterlegt ist. Dabei wird gewährleistet, dass keine unterschiedlichen Dokumentenversionen entstehen: Hat ein Bearbeiter ein Dokument bereits in MS Word geöffnet, wird der nächste beim Aufruf des Dokuments im Bearbeitungsmodus darüber informiert.

Wird ein Schritt im Workflow des Dokumentes abgeschlossen, kann dieses direkt an den nächsten im Workflow weitergegeben, aber auch an den vorherigen Bearbeiter zurückgegeben werden. Dabei sind die zuständigen Bearbeiter durch E-Mail-Benachrichtigungen immer direkt über neue Aufgaben in Bezug auf das Dokument informiert.
Auch die Erstellung eines Dokuments mit mehreren Bearbeitern aus verschiedenen Abteilungen ist problemlos möglich - parallele oder nachgelagerte Bearbeitungs- bzw. Erstellungsschritte, aber auch Prüfung und Freigabe des Dokuments werden über das Freigabeverfahren strukturiert umgesetzt.

Wichtige Informationen können direkt bei der Weitergabe bzw. Rückgabe eines Arbeitsschritts in Form eines Kommentars abgegeben werden. Somit sieht der nachfolgende Bearbeiter diese Anmerkungen sofort. 

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Flexible Freigabeprozesse.

BITqms bietet höchste Flexibilität bei der Definition eines Freigabeprozesses.
Die Anzahl der Arbeitsschritte für Erstellung und Prüfung des Dokuments kann beliebig angepasst werden. Auch die Anordnung der Schritte kann frei bestimmt werden - so können Bearbeitungsschritte entweder gleichzeitig oder nacheinander erfolgen. Neben Verfassen und Prüfen des Dokuments werden auch die Freigabe sowie eine regelmäßige Aktualitätsprüfung (Review) über das Freigabeverfahren strukturiert gelenkt.

Für die einzelnen Arbeitsschritte können verschiedene Bearbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen ausgewählt werden. Dabei können für einen Arbeitsschritt auch mehrere Bearbeiter oder Bearbeitungsteams, Abteilungen und Gruppen hinterlegt werden. In diesem Fall wird die Aufgabe für die Bearbeiter nicht mehr angezeigt, sobald ein Bearbeiter dieser Gruppe die Aufgabe abschließt. 

Dokument bearbeiten

Zielgerichtete Kommunikation.

Die Kommunikation zwischen den Mitwirkenden spielt während des gesamten Freigabeprozesses eines Dokuments eine entscheidende Rolle.
Daher unterstützt BITqms diese und leitet Informationen unkompliziert und zielgerichtet weiter: Wesentliche Informationen werden direkt bei Abschluss eines Bearbeitungsschritt hinterlegt und stehen dem nächsten Bearbeiter dann direkt zur Verfügung. So können Bemerkungen sofort mit in die weitere Bearbeitung einfließen und umständliche Absprachen entfallen.

Alle verantwortlichen Bearbeiter können die Kommentare und Kommunikationsverläufe direkt am Dokument in der Freigabehistorie einsehen und verfügen so über alle wichtigen Informationen zur weiteren Bearbeitung. Des weiteren können aber auch nachträglich Kommentare mit dem Befehl "Kommentar erstellen" hinterlegt werden. Diese Funktion kann von allen leseberechtigten Mitarbeitern genutzt werden und ermöglicht das Einbringen von Verbesserungsvorschlägen oder Feedback von allen berechtigten Mitarbeitern, auch wenn diese nicht aktiv am Erstellungsprozess beteiligt sind. Durch BITqms kann die kollaborative Zusammenarbeit also gestärkt werden.



„Seit der Einführung von BITqms ist die Zusammenarbeit bei uns im Hause deutlich kollaborativer geworden", resümiert Jochen Heins, QM-Koordinator der Dernbacher Gruppe Katharina Kasper.
"Die oftmals zähflüssigen Abstimmungsprozesse per Mail und die mühseligen Papierakten entfallen; stattdessen erfolgt die Kommunikation über BITqms - nachvollziehbar direkt an den Vorgängen und Prozessen.“

Kommunikation direkt am Dokument Workflow
Aktualitätsprüfung

Kontinuierliche Verbesserung.
Eine automatische Wiedervorlage (Review) sorgt für ständige Aktualität der Dokumente und fördert somit den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Vorab werden Bearbeiter festgelegt, die in einem frei definierbaren Zeitraum das Dokument auf Aktualität prüfen.

Wird festgestellt, dass die Dokumentversion veraltet ist, legt BITqms automatisch eine neue Dokumentversion an und startet für diese den Freigabeprozess.
Durch dieses Verfahren wird die Aktualität der gesamten Dokumentation sichergestellt. Veraltete Dokumente werden zeitnah identifiziert und verändert - ohne großen zeitlichen Aufwand.

BITqms unterstützt flexible Freigabeprozesse und fördert aktive Zusammenarbeit.

  • Die Freigabeprozesse sind flexibel definierbar und fördern die Kommunikation im Unternehmen.
  • Umgehende Information aller beteiligten Leser bei einer Dokumentenänderung oder neuen Version.
  • Übersichtlicher Versionsvergleich zeigt Änderungen zur Vorgängerversion unmittelbar an.
  • Review-Funktion gewährleistet kontinuierliche Aktualität der Dokumente.

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