Erfolgsgeschichte mit der PromoData GmbH

„BITqms ist für mich der Sportwagen unter den Softwareanbietern.“

im Praxiseinsatz

Die Software BITqms im Praxiseinsatz bei der PromoData GmbH

Die PromoData GmbH, ein mittelständisches Unternehmen mit circa 90 Mitarbeitenden, fungiert als Bindeglied zwischen den Firmen Green IT Solution GmbH und HCD Consulting GmbH. Gemeinsam bietet die Gruppe den Kunden innovative Lösungen und maßgeschneiderte Dienstleistungen in den Bereichen Netzwerk & Security, FTTx, Workplace als auch Datenlöschung und Vernichtung für B2B-Hardware an.

Seit Mai 2024 unterstützt unsere Software BITqms die PromoData GmbH dabei, die Lenkung von Dokumenten und Steuerung von Prozessen im Qualitätsmanagement zu digitalisieren.

„Wir brauchen ein Tool, das uns unterstützt.“

Bei der PromoData GmbH werden verschiedene ISO-Normen unter einem Dach kombiniert, die alle drei Firmen abdecken. Dazu zählen die ISO 9001 und die ISO 27001, welche unter anderem eine strenge Lenkung der Dokumente fordert.

Philipp Schmidbauer, Projektmanager bei der PromoData GmbH, berichtet uns, dass dies vor der Einführung der Software in Ordnerstrukturen umgesetzt wurde. Gemeinsam mit dem Unternehmen wuchs dann die Herausforderung, den Überblick zu behalten, ob alle Anforderungen abgedeckt sind. Für Philipp Schmidbauer und sein Team wurde klar: „Wir
brauchen ein Tool, das uns unterstützt.“

Die Wahl fiel schließlich auf BITqms. Ein wichtiger Aspekt dabei war, dass die Software die zentrale Verwaltung von Dokumenten mit verschiedenen Layouts sicherstellen kann. Beispielsweise für das Besucherbuch sind nämlich die Inhalte gleich, sollen aber im jeweiligen Corporate Design der drei Firmen ausgegeben werden. Philipp Schmidbauer ist überzeugt: „BITqms ist der einzige Anbieter auf dem Markt, der das so einfach realisiert und darstellt.“

Promodata GmbH Dokumentenmanagement mit BITqms

Für die Verteilung der Dokumente sorgt ein BITqms-Portal, das individuell für die Zwecke der PromoData GmbH eingerichtet ist. Zentral in der Software gepflegt, werden Änderungen direkt an allen verwendeten Stellen automatisch umgesetzt und es werden immer nur die aktuellen Dokumentversionen angezeigt – und je nach Kontext im entsprechenden Design.

„Wir sind mit BITqms deutlich besser für die Zukunft aufgestellt.“

Philipp Schmidbauer erzählt, dass einige Kollegen anfangs skeptisch waren, als mit der Einführung einer Software eine große Veränderung bevorstand. Doch sie konnten ebenfalls überzeugt werden: „Allein durch die einfache Darstellung der Dokumentversionen ist die Akzeptanz schnell gewachsen, da diese einen großen Mehrwert gebracht hat.“

Dokumentationen in BITqms - PromoData GmbH

Weiterhin sorgt die individuelle Anpassung der Rechte und Rollen dafür, dass jeder Benutzer nur die Inhalte zur Verfügung hat, die für ihn relevant sind. So findet sich jeder schnell zurecht und sieht nur die Dokumente, die er auch sehen soll.

Als vorteilhaft erwies sich außerdem, dass alle Anforderungen der PromoData GmbH mit BITqms in einer Lösung umgesetzt werden konnten: „So haben wir weitere Tools eingespart wie zum Beispiel für Prozessmanagement. Alles wird gleich miteinander verlinkt.“, sagt Philipp Schmidbauer.

Nach dem erfolgreichen Einstieg mit der Software gibt es schon Überlegungen, wie weitere BITqms- Module bei der PromoData GmbH optimal eingesetzt werden können.

Prozesslandkarte mit Diagrammeditor in BITqms - PromoData GmbH

„BITqms ist super flexibel.“

Vor allem die hohe Flexibilität sieht Philipp Schmidbauer als einen der größten Vorteile von BITqms, da sich dadurch so viel Spielraum bietet, alles optimal anzupassen und bei Bedarf auch wieder zu verändern oder zu ergänzen. Einige Aspekte hebt er hervor, die ihm im Praxisalltag mit der Software besonders aufgefallen sind: Dokumente werden ordentlich gelenkt und die Kollegen haben klare Informationswege, dadurch gibt es weniger Rückfragen: „Ein riesiger Vorteil ist für mich der Versionsvergleich, mit dem man Änderungen an Dokumenten direkt sieht.“

Weiterhin berichtet uns der Projektmanager, dass es schon positives Feedback von externen Auditoren gab. Hier haben sich die Regelwerke als besonders nützlich erwiesen: Alle Normanforderungen werden aufgeführt und mit Verknüpfungen auf die entsprechenden Dokumente versehen. Im externen Audit können sie somit in den Regelwerken direkt geöffnet werden.

„Ich empfehle BITWORKS gerne weiter.“

Wir freuen uns sehr, dass unsere Software die PromoData GmbH so erfolgreich unterstützt und über das Feedback von Philipp Schmidbauer, der darüber hinaus auch von der Zusammenarbeit mit dem BITqms-Team begeistert ist: „Der Kontakt zum BITqms-Support und auch zum Vertrieb sind super unkompliziert und Gespräche sind immer auf Augenhöhe.“

Dieses Lob unterstreicht unser Ziel, eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und ein vertrauensvolles Verhältnis mit unseren Kunden zu pflegen. Wir freuen uns darauf, auch in Zukunft gemeinsam innovative Lösungen zu entwickeln und Erfolge zu feiern.

Das Copyright der Screenshots auf dieser Seite liegt bei PromoData GmbH, der Bilder bei Lucas Wolf.