Erfolgsgeschichte mit der BG Nordsee Reha-Klinik
„Verschiedenste papiergesteuerte Prozesse wurden durch BITqms abgelöst.“
im Praxiseinsatz
Die Software BITqms im Praxiseinsatz bei der BG Nordsee Reha-Klinik
In der BG Nordsee Reha-Klinik in St. Peter-Ording werden Menschen behandelt, die an Störungen des Bewegungssystems leiden,
also an Knochen, Gelenken und Muskeln, zum Beispiel nach Arbeitsunfällen oder operativen Eingriffen. Demnach liegen die Schwerpunkte
der Behandlung in den Fachbereichen Orthopädie, Traumatologie und Sportmedizin.
Die Reha-Klinik gehört zu der Unternehmensgruppe der BG Kliniken und ist eine Tochtergesellschaft des BG Klinikums Hamburg. Etwa 200 Mitarbeitende sind für die Versorgung der Rehabilitanden im Einsatz und verfolgen dabei alle das gleiche Ziel: Rehabilitation auf höchstem Niveau und die größtmögliche Patientensicherheit, um den Rehabilitanden eine schnelle und optimalerweise vollständige Rückkehr in
Beruf und Alltag zu ermöglichen.
Den Rahmen hierfür gibt ein übergreifendes Qualitätsmanagementsystem der BG Kliniken vor sowie die Zertifizierung für das rehaspezifische QM-Verfahren nach DEGEMED. Um den eigenen Ansprüchen an die bestmögliche Versorgungsqualität gerecht zu werden, wird das QM-System stetig weiterentwickelt und verbessert. Um dies zu unterstützen, wird in der BG Nordsee Reha-Klinik seit 2021 die QM-Software BITqms eingesetzt.
Eine Software für die vielfältigsten Bereiche im QM
BITqms unterstützt durch das Zusammenspiel verschiedener Module inzwischen zahlreiche Prozesse in der BG Nordsee Reha-Klinik. Im Dokumentenmanagement werden mit der Software Protokolle, Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen, Tätigkeits- und Stellenbeschreibungen, das Hygienehandbuch und diverse Dokumente für das QM-Handbuch gelenkt.
Außerdem wird das gesamte Meldewesen mit BITqms abgebildet: Über elektronische Formulare können CIRS-Fälle, besondere Vorkommnisse, Datenschutzpannen und Vorkommnismeldungen über Medizinprodukte gemeldet werden. Die Bearbeitung dieser Meldungen und Ableitung der entsprechenden Maßnahmen erfolgt ebenfalls innerhalb der Software. Auch das Beschwerdemanagement wird in der BG Nordsee Reha-Klinik so vollständig digital umgesetzt.
Weiterhin wurden mit BITqms Ticketsysteme mit Reinigungsdienstleistern, der Haustechnik, Hauswirtschaft und IT eingeführt. „Verschiedenste papiergesteuerte Prozesse wurden durch BITqms abgelöst“, erzählt Rainer Ehlers, Qualitätsmanagementbeauftragter der BG Nordsee Reha-Klinik.
Auch im Personalbereich wird die Software eingesetzt, um beispielsweise verschiedenste Anträge zu steuern, wie Anträge auf Fortbildungen und Dienstreisen sowie deren Abrechnungen, Änderung der Arbeitszeit, Änderung persönlicher Daten, mobiles Arbeiten oder Auszahlung von Überstunden.
Schritt für Schritt zu digitalisierten Prozessen
Im Rahmen der Einführung der Software wurde in der BG Nordsee Reha-Klinik mit besonders papierlastigen Verwaltungsvorgängen gestartet und in BITqms implementiert. Rainer Ehlers berichtet: „Immer, wenn ein neuer Anwendungsfall in BITqms fertiggestellt und geprüft war, haben wir die Papierversion konsequent und ausnahmslos aus dem Verkehr gezogen.“ Die Abbildung der Prozesse und die Übernahme der Dokumentation werden seither immer mehr erweitert.
Prozesse werden neu gedacht.
Die Digitalisierung von Prozessen mit der Software wurde in der BG Nordsee Reha-Klinik ab der Einführung als optimale Gelegenheit genutzt, bestehende Prozesse neu zu denken und zu optimieren. Alle Bearbeitungsprozesse wurden vor ihrer Übernahme in BITqms gemeinsam mit den Abteilungen überprüft und bei Bedarf angepasst.
„Wir wollten weg von ‚das war schon immer so‘ und alte Zöpfe abschneiden“, berichtet Rainer Ehlers. „Alle bestehenden Dokumente, die ins System gebracht werden, werden in BITqms durch eine redaktionelle Prüfung durch die Abteilung geschleust.“
Wir ziehen an einem Strang.
Wir von BITWORKS freuen uns sehr über den erfolgreichen Einsatz unserer Software bei der BG Nordsee Reha-Klinik. Rainer Ehlers weiß, dass wir ihm und seinem Team mit Rat und Tat zur Seite stehen: „Die Mitarbeitenden von BITWORKS denken sich in die klinikbezogenen Vorgänge ein und machen Umsetzungsvorschläge.“
Da es unser Ziel ist, dass BITqms sich optimal in den Arbeitsalltag einfügen kann, liegt es uns am Herzen, die Menschen kennenzulernen, die mit unserer Software arbeiten, um ganz auf die Ansprüche der Einrichtung eingehen zu können. Das kommt an, wie Rainer Ehlers bemerkt: „Neben fachlichen Themen wird auch mal persönlich gesprochen. Man hat das Gefühl, nicht bloß irgendein Kunde zu sein.“
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