Was ist ein Audit?
Der Begriff Audit wird oft für verschiedene Ebenen genutzt, zum einen für den vollständigen Prozess und zum anderen für die Auditierung (Audit-Durchführung) selbst.
QM-Wissen: Was versteht man unter einem Audit?
Es gibt in der DIN EN ISO 9000:2015 die Definition des Begriffs, die ein Audit als systematischen, unabhängigen und dokumentierten Prozess bezeichnet, womit durch Erlangen von objektiven Nachweisen und deren objektiver Auswertung bestimmt wird, zu welchem Grad Auditkriterien erfüllt werden.
Klingt etwas sperrig, daher schauen wir uns die Normanforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 im Abschnitt 9.2 interne Audits in Verbindung mit der o.g. Definition an. Hier wird festgelegt, dass ein Unternehmen in geplanten Abständen interne Audits durchführen muss, um die Einhaltung der eigenen Vorgaben im Unternehmen und die Vorgaben der DIN EN ISO 9001:2015 (Auditkriterien) zu bewerten. Eine weitere Zielsetzung ist, dass die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems (QMS) sichergestellt wird. Damit dient das interne Audit als wichtiger Bestandteil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).
Die Norm legt noch weitere Anforderungen für interne Audits fest, zum Beispiel:
- Die Erstellung eines Auditprogramms, wo Festlegungen zu Intervallen, Verantwortlichkeiten, Methoden, Anforderungen und Berichterstattung enthalten sind
- Das Festlegen der Auditkriterien und den Umfang einzelner Audits
- Objektivität der Auditoren
- Berichterstattung an die relevanten Managementebenen über die Auditergebnisse
- Umsetzung der aus dem Audit abgeleiteten Maßnahmen (Korrekturen und Korrekturmaßnahmen) ohne ungerechtfertigte Verzögerung
- Dokumentierte Information als Nachweis für die Durchführung
Der Begriff Audit wird oft für verschiedene Ebenen genutzt, zum einen für den vollständigen Prozess und zum anderen für die Auditierung (Audit-Durchführung) selbst. Die DIN EN ISO 19011:2018 (Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen) gibt eine Anleitung zum
Leiten und Lenken eines Auditprogramms und zum Planen und Durchführen für das interne Audit oder Lieferantenaudit.
Welchen Mehrwert bietet ein internes Audit?
Wenn die Auditierung nicht als Pflicht zur Normerfüllung oder reine Überprüfung verstanden wird, sondern der Fokus auf die Wortherkunft „hören/zuhören“ (vom lateinischen Verb audire) gelegt wird, bietet sich der Mehrwert. So lassen sich durch interne Audits beispielsweise Schwachstellen aufdecken, Verbesserungspotenziale erkennen, das Bewusstsein für QMS stärken, „Best Practice“ im Unternehmen
verteilen.
Wie kann Sie eine Software bei internen Audits unterstützen?
Um den Mehrwert einer Auditmanagement-Software zu verdeutlichen, schauen wir uns einmal den Alltag eines QMB bzw. Auditverantwortlichen an, der keine Softwarelösung hat. An den Beispielen beschreiben wir Ihnen, an welchen Stellen unsere QM-Software BITqms zum Einsatz kommen kann, um Sie bei Ihrem Auditmanagement zu unterstützen.
Audit planen
Je größer und vielfältiger das Unternehmen, desto umfangreicher die Planung von Audits, da alle Abteilungen, Standorte und Prozesse sowie Anforderungen aus gesetzlichen Vorgaben (Arbeitsschutz, Hygiene) und ggf. im Rahmen einer Zertifizierung noch Anforderungen einer oder mehrerer Normen hinzukommen. Meist wird dies mit verschiedenen Tabellen und Listen gelöst, wo aufgelistet wird, wer welchen Bereich mit welchen Anforderungen wann mit welchem Ergebnis auditiert, Terminplanung ggf. noch über Kalendertools – da kann schnell der Überblick verloren gehen, es ist zeitintensiv (hinzu kommen die Nachteile von Datei-Auffindbarkeit, Schutz vor unbeabsichtigten Änderungen, Auswertbarkeit).
Auditmanagement mit unserer Software BITqms bietet:
- Eine systematische Planung mit vordefinierten Regeln (wie Intervallen, automatischen Nachaudits)
- Übersichtliche Terminplanung und Zuweisung der Auditoren/Durchführenden
- Aktueller Stand und Überblick über das Auditprogramm (Übersicht aller Audits für einen bestimmen Zeitraum)
Vorbereiten, durchführen und dokumentieren
Zur Vorbereitung schaut sich der Auditor in der Regel das vorherige Audit an und welche Maßnahmen abgeleitet wurden (sprich: Was war nicht in Ordnung? Wo musste etwas geändert werden?), druckt sich Listen mit Fragen aus – je nach Bereich und Anforderungen können dies 20, 30 Seiten sein… Mit Stift und Klemmbrett geht es dann ins Audit – die handschriftliche Dokumentation kann dabei unordentlich werden, da schnell oder auch im Stehen geschrieben werden muss. Es werden ggf. mit dem Handy Fotos gemacht.
Auditmanagement mit unserer Software BITqms bietet:
- Standardisiertes Vorgehen durch vordefinierte Grundlagen
- Vordefinierte Fragenkataloge
- Durchführung der Audits mit Tablets – auch ohne bestehende Internetverbindung
Audit nachbereiten
Nach dem Audit werden die handgeschriebenen Dokumente eingescannt oder nochmal abgeschrieben, die Fotos sortiert und abgespeichert, es wird ein Bericht erstellt, die Feststellungen und Maßnahmen werden erneut in Tabellen und Listen erfasst, zusätzlich werden E-Mails geschrieben, um alle Beteiligten über die Ergebnisse zu informieren. Dieses Vorgehen erfordert viel Zeit.
Auditmanagement mit unserer Software BITqms bietet:
- Übernahme der Daten vom Tablet
- Direkte Auswertung des Audits
- Automatische Berichterstellung
- Ableitung von Maßnahmen (hier kommt dann das Modul Aufgaben- und Maßnahmenmanagement
- ins Spiel und dort die einfache Nachverfolgung – hier schließt sich wieder der Kreis, sodass beim nächsten Audit der Auditor schnell sehen kann, ob die Maßnahmen umgesetzt wurden)
Hauptmerkmale und Vorteile einer Auditmanagement-Software: Welchen Mehrwert bietet BITqms?
- Standardisiertes Vorgehen
- Übersicht und schnelle Auswertung
- Durchführung mit Tablet auch ohne bestehende Internetverbindung
- Große Zeitersparnis in jedem Prozess-Schritt und somit auch Kostenersparnis (Arbeitszeit)
- Ressourcenschonung und Nachhaltigkeit – keine Papierverschwendung
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