BITWORKS-Darmstadt IT Lösungen, QM-Software BITqms
2005-2015  10 JAHRE BITqms  Einfach. Flexibel. Effizient.
BITWORKS - IT Services - QM Software
BITqms Qualitätsmanagementsoftware
BITWORKS EDV-Dienstleistungs-GmbH - IT for People - Darmstadt-Groß-Umstadt - Kontakt Haben Sie Fragen oder benötigen den richtigen Ansprechpartner?

BITWORKS EDV-Dienstleistungs-GmbH - IT for People - Darmstadt-Groß-Umstadt - Kontaktaufnahme per Telefon  (06078) 780 59-0
BITWORKS EDV-Dienstleistungs-GmbH - IT for People - Darmstadt-Groß-Umstadt - Kontaktausfnahme per E-Mail  info@bitworks.net
BITWORKS EDV-Dienstleistungs-GmbH - IT for People - Darmstadt-Groß-Umstadt - Kontaktaufnahme (Kontaktformular)  Kontaktformular
BITWORKS EDV-Dienstleistungs-GmbH - IT for People - Darmstadt-Groß-Umstadt - Kontaktaufnahme für Live-Präsentation  Live-Präsentation
BITWORKS EDV-Dienstleistungs-GmbH - IT for People - Darmstadt-Groß-Umstadt - Feedbackformular   Feedback

Mo-Fr. 08:30-17:00 Uhr
BITqms Software für Qualitätsmanagement
BITqms Qualitäts- und Managementsoftware

BITqms Referenzen

Wenn Sie Interesse haben, die QM Software BITqms im Praxiseinsatz kennen zu lernen, stellen wir gerne den Kontakt für Sie her. 

BITqms QM Software

Weitere Infos

Hier finden Sie weitere Informationen zu Thema. 

BITqms Qualitäts- und Managementsoftware
BITqms Qualitäts- und Managementsoftware: Dokumentation - Wissen schaffen und vermehren

So haben Sie alle Informationen im (Zu-)Griff

Mit BITqms stellen Sie alle Informationen den richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung.

BITqms Qualitätsmanagementsoftware: QM-basiertes Dokumentenmanagement (Dokumentenzyklus) 
Abbildung: Dokumentenzyklus in BITqms.

BITqms unterstützt das Dokumentenmanagement in allen Phasen des Dokumentenzyklus.

Die in BITqms integrierte Ablaufsteuerung (Workflow) steuert den Freigabeprozess und die regelmäßige Wiedervorlage und Prüfung der Dokumente. Das System lenkt die gesamte Kommunikation und Information.

BITqms Dokumentenmanagement und -lenkung: Phasen.

  • Dokument erstellen.
  • Version verfassen.
  • Version prüfen.
  • Version freigeben und veröffentlichen.
  • Version nutzen.
  • Wiedervorlage (Review).
  • Archivierung.

BITqms Qualitätsmanagementsoftware: Dokument und neue Version erstellen (Dokumentenlenkung) DOKUMENT ERSTELLEN.

Die Erstellung eines neuen Dokumentes übernimmt der für die Dokumentation verantwortliche Mitarbeiter - in der Regel der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB).

Der QMB legt zugleich die Berechtigungen (Leser, Verantwortliche), d.h. den Zugriff auf das Dokument fest. Er definiert dessen Freigabeverfahren und Wiedervorlage im Rahmen der Dokumentenlenkung, indem er die Ablaufschritte und Verantwortlichen für die Schritte hinterlegt (Verfasser, Prüfer, Freigeber, Review).

  • Berechtigungen vergeben.
  • Freigabe- und Wiedervorlageverfahren definieren.
  • Ablaufschritte und Verantwortlichkeiten festlegen.
  • Mitgeltende Unterlagen hinterlegen.
  • Druckausgabe bestimmen.
  • Lesebestätigung anfordern.

Er hinterlegt zudem die Mitgeltenden Unterlagen für das Dokument. Auch kann er die Möglichkeiten der Druckausgabe für die spätere Nutzung definieren.

Wenn es sich um ein Dokument handelt, bei dem sichergestellt sein muss, dass es zur Kenntnis genommen wird, kann er Lesebestätigungen anfordern, indem er entweder alle Leser oder ausgewählte Mitarbeiter und Gruppen für den erforderlichen Nachweis hinterlegt.
 

BITqms Qualitätsmanagementsoftware: Dokumentenversion verfassen (Dokumentenlenkung)VERSION VERFASSEN.

Der Autor oder Verfasser des Dokumentes wird per E-Mail über seine Aufgabe informiert. Ein Hyperlink in der E-Mail führt ihn automatisch zum passenden Dokument.

Er kann eine neue Dokumentversion definieren, indem er den geeigneten Versionstyp auswählt. Dies kann ein HTML-Dokument, ein MS Office Dokument (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint und MS Visio), ein Diagramm (z.B. ein Prozessablauf) oder auch ein beliebiges anderes Dateiformat sein.

  • Versionstyp [HTML, MS Office, Diagramm, Datei] bestimmen.
  • Vorlage auswählen.
  • Inhalt verfassen.
  • Arbeitskommentare erstellen.
  • Version zur Prüfung weitergeben.

Er wählt die passende Vorlage für seinen Zweck aus, die der Qualitätsmanagementbeauftragte bereits hinterlegt hat, und kann mit der Erstellung des Inhalts starten.

Nachdem er seine Eingaben abgeschlossen hat, leitet er seine Fassung der Dokumentversion ggfs. mit einem Kommentar versehen per Mausklick an den Prüfer weiter.


BITqms Qualitätsmanagementsoftware: Dokumentenversion prüfen (Dokumentenlenkung)VERSION PRÜFEN.

Der Prüfer öffnet die Version aus der Benachrichtigungs-E-Mail heraus und soll entscheiden, ob der fachliche Inhalt korrekt ist.

Im Falle der Zustimmung gibt er das Dokument im Workflow an den nächsten Bearbeiter weiter. Das kann der Mitarbeiter sein, der das Dokument freigibt und veröffentlicht - oder alternativ ein weiterer Prüfer.

  • Inhalt prüfen.
  • Arbeitskommentare erstellen.
  • Version weiterleiten oder ablehnen.

Ablaufschritte im Workflow können auch parallel erfolgen, wenn z.B. die fachliche Prüfung und die arbeitsschutzrechtliche Prüfung zeitgleich erfolgen soll, um den Vorgang insgesamt zu verkürzen.

Verfasser und Prüfer erstellen den fachlichen korrekten Inhalt einer Version des Dokumentes, die Freigabe erfolgt in der Regel durch den Dokumentationsverantwortlichen.


BITqms Qualitätsmanagementsoftware: Dokumentenversion freigeben (Dokumentenlenkung)VERSION FREIGEBEN.

Der Dokumentverantwortliche (in der Regel der Qualitätsmanagementbeauftragte) prüft die Version formell auf Korrektheit und Vollständigkeit im Sinne der QM-Normforderungen.

Bei Freigabe des Dokumentes, übernimmt BITqms die Verteilung der neuen Version im BITqms System und zugleich die Veröffentlichung im Intranet und auf der firmeneigenen Webseite, sofern diese dort eingebunden wurden.

  • Version auf Korrektheit und Vollständigkeit prüfen.
  • Arbeitskommentare erstellen.
  • Verfasser kontaktieren.
  • Version freigeben und veröffentlichen.

Der QMB kann Arbeitskommentare hinterlegen und somit direkt mit dem Verfasser in Kontakt treten.

Die neue Version steht mit der Freigabe unverzüglich zur Verfügung. Die Leser werden entsprechend per E-Mail informiert.


BITqms Qualitätsmanagementsoftware: Dokument lesen inkl. Versionsvergleich und Lesebestätigung (Dokumentenlenkung)VERSION NUTZEN.

Per Mausklick gelangen die Leser zu dem gewünschten Dokument.

Wird das Dokument direkt in BITqms gesucht, sorgt eine Volltextsuchfunktion für den nötigen Durchblick. Ein Leser kann Dokumente auch als Favorit abspeichern, um künftig einen noch schnelleren Zugriff zu gewährleisten.

Leser können bei Bedarf außerdem einen Versionsvergleich starten: Die Textstellen, an denen Änderungen gegenüber der Vorversion erfolgt sind, werden hierbei entsprechend markiert.

  • Inhalte recherchieren (Volltextsuche).
  • Lesen.
  • Favorit hinterlegen.
  • Versionsvergleich aufrufen.
  • Lesebestätigung abgeben.
  • Leserkommentar hinterlegen.

Sofern vom Qualitätsmanagementbeauftragten eine Lesebestätigung eingefordert wurde, kann der Nachweis der Kenntnisnahme per Knopfdruck erfolgen.

Leser können zudem jederzeit Kommentare zu einer Dokumentversion abgeben.


WIEDERVORLAGE.

Das integrierte Wiedervorlagesystem (Reviewsystem) stellt die Aktualisierung und die kontinuierliche Verbesserung des Dokuments sicher.

Ein automatisiertes E-Mail Benachrichtigungssystem unterstützt sämtliche Vorgänge und informiert die Leser bei der Dokumentenfreigabe.


ARCHIVIERUNG.

Ein Dokument kann vom Verantwortlichen jederzeit per Knopfdruck in ein Archiv verschoben werden. Das archivierte Dokument kann von den Lesern von diesem Zeitpunkt ab nicht mehr eingesehen werden.

BITqms unterstützt zudem die automatische Archivierung von Dokumenten. Der für das Dokument verantwortliche Mitarbeiter kann die Anzeigedauer sowie die Einstellungen für die automatische Archivierung definieren. BITqms sorgt dabei für eine direkte und fristgerechte Umsetzung dieser Vorgaben.

Zugehörige Themen